De koppeling

1. Informatie

Met de koppeling tussen PayPal en Exact Online worden transacties uit PayPal automatisch verwerkt als banktransacties in een Exact Online bankboek. Facturen uit de webshop kunnen eenvoudig afgeletterd worden met de banktransacties. De transactiekosten worden naar een aparte kostenrekening gestuurd, zodat de volledige betaling kan worden afgeletterd tegen de openstaande verkoopfactuur. Voor iedere valuta wordt een apart bankdagboek aangemaakt. Hierdoor worden de PayPal-transacties in de juiste bronvaluta in de administratie verwerkt. Daarbij is het noodzakelijk dat de verkoopfacturen/ -transacties ook in Exact Online zijn verwerkt in de bronvaluta, anders ontstaan er problemen bij het automatisch afletteren in Exact Online

In deze handleiding beschrijven we de stappen om de PayPal - Exact Online koppeling in te stellen en te activeren

Enkele voordelen:

• Importeer volledig automatisch PayPal transacties in een Exact Online bank dagboek,

• Transacties worden dagelijks geïmporteerd,

• Verwerk je PayPal transacties op dezelfde manier zoals je gewend bent van reguliere bankkoppelingen,

• Importeer PayPal transacties met terugwerkende kracht (tot maximaal 3 jaar terug),

• Ondersteuning voor PayPal accounts in meerdere valuta,

• Splitst transactiebedragen en transactiekosten automatisch uit als afschriftregels, voor eenvoudige verwerking,

• Optimaal afletteren. Jij stelt in de koppeling in welke transactieomschrijving doorgestuurd wordt van PayPal naar Exact Online. Zodat je dit binnen Exact Online optimaal kan afletteren,

• Deze koppeling is gecertificeerd door Exact Online en te vinden in de Appstore - klik hier voor meer informatie!

• Deze koppeling werkt voor de Nederlandse, Belgische en Duitse Exact Online versies. De UK versie is nog in ontwikkeling.

De handleiding bestaat uit de volgende onderdelen:

2. Kosten

De kosten voor deze koppeling zijn opgebouwd uit eenmalige kosten en maandelijkse kosten, alle kosten worden berekend per koppeling.

Eenmalige kosten:

Maandelijkse kosten:

De maandelijkse kosten worden berekend aan de hand van het aantal succesvol verwerkte transacties. Deze worden door ons maandelijks achteraf berekend. Je betaalt dus nooit meer dan nodig.

Je hoeft geen keuze te maken welke staffel je wenst - het aantal verwerkte transacties per maand bepaald de maandfee en zal worden gefactureerd.

• De overeenkomst geldt voor een periode van minimaal een jaar. Daarna is deze maandelijks opzegbaar.

3. Aanmelden voor de koppeling

Om je aan te melden voor de koppeling gebruik je ons aanmeldformulier. Je kunt het formulier vinden via deze link: Aanmeldformulier Paypal koppeling

Instellen van de koppeling

4. Instellingen in PayPal

Om de koppeling rechten te geven tot uw PayPal transacties gaan we in PayPal een API-Client registreren. We gaan de API-Client rechten geven tot de PayPal transacties. Aan het einde van deze stap hebben we een API-Client (die bestaat uit twee codes, de Client-ID en Client-Secret). Deze moeten we bewaren en later ingeven in het Databrydge platform.

Registreer de PayPal API-Client

• Ga naar de website: https://developer.paypal.com/developer/applications. U komt nu in het volgende scherm:
  

  

• klik rechtsbovenin op: Log in to Dashboard

  

• U komt nu in het inlogscherm van Paypal. Log hier in met uw PayPal account.

• Nadat u succesvol ingelogd bent. Ziet u het volgende scherm:

  

• Klik op: Live

  

• Klik op: Create App

  

• Voer bij App Name in: Databrydge

  

• klik nogmaals op Create App

  

• De Client-ID is nu geregistreerd.

Ophalen van de PayPal API-Client codes

• We gaan de twee codes voor de API-Client nu ophalen. Ga hiervoor nogmaals naar de website: https://developer.paypal.com/developer/applications

• Klik op: Live

  

• U ziet nu het volgende scherm. Klik hier op App Name: Databrydge

• U komt nu in het volgende scherm. Klik hier op: Show

• De codes voor de Client-ID en Client-Secret zijn nu beide zichtbaar geworden.

  • beide gegevens zijn nodig, kopieer en plak deze gegevens in op een kladblok of word document

Rechten toekennen voor het lezen van transacties

• Scroll nu naar beneden totdat u het volgende in beeld heeft:

  

• Vink: Transaction Search aan.

• klik op SAVE:

  

5. Instellingen in Exact Online

Voor de instellingen in Exact Online is een basiskennis Exact Online en/of boekhouden een pré. Wenst u hulp bij deze instellingen dan kunt u dit uiteraard aan uw boekhouder vragen. Mocht u hulp wensen vanuit ons dan kunt u contact opnemen met Rsult-IT B.V. (zie hoofdstuk 9)

Aanmaken van Grootboekrekening(en)

• Log in bij Exact Online: https://start.exactonline.nl/docs/Login.aspx

• Klik links bovenin op jouw administratienaam → vervolgens op “Stamgegevens”

• Ga naar “Financieel” → “Grootboekrekeningen”

• Klik op Nieuw

• Voeg onderstaande gegevens in en druk op opslaan.

Grootboekrekening 1: voor de bankrekening

Zorg dat je minimaal de volgende gegevens invult:

Grootboekrekening 2: voor de niet toegewezen bedragen

Grootboekrekening 3: voor de PayPal transactiekosten

Heb je meerdere valuta op je PayPal account?

Herhaal de stappen bij grootboekrekeningen 1 en 2 dan voor elke valuta. Wanneer je bijvoorbeeld gebruik maakt van de valuta EUR, GBP en USD zou de inrichting van de grootboekrekeningen er als volgt uit kunnen zien:

Aanmaken wisselkoersen

Indien je in Paypal werkt met vreemde valuta, dienen deze ook beschikbaar te zijn in Exact Online. Doorloop de volgende stappen voor het aanmaken van de wisselkoersen:

• Klik op “Financieel” → vervolgens op “Analyse en resultaten” → vervolgens onder “Valuta” op “Wisselkoersen”

• Klik op “Nieuw”, onderstaand scherm wordt getoond

  

• Selecteer via het vergrootglas de juiste valuta

• LET OP: Vul de wisselkoers in van de datum vanaf wanneer de koppeling de Paypal transacties dient aan te leveren. Bijvoorbeeld: De mutaties dienen geïmporteerd te worden vanaf 01-01-2022. Zorg er dan voor dat er een wisselkoersdatum is ingesteld vanaf minimaal 01-01-2022 of eerder. Indien er binnen Exact Online geen wisselkoers aanwezig is voor mutaties die geïmporteerd worden vanaf die datum, dan ontstaat er een foutmelding in de koppeling.

• Vul de juiste wisselkoers in die geldt op de ingevulde datum;

• Klik op “Opslaan+Nieuw” en vervolgens op “Annuleren”

Indien de wisselkoers al aanwezig is binnen Exact Online, check dan altijd of er een wisselkoers bekend is voor de datum vanaf wanneer de Paypal transacties worden geïmporteerd, via:

• Klik op “Financieel” → vervolgens op “Analyse en resultaten” → vervolgens onder “Valuta” op “Wisselkoersen”

• Klik op de betreffende valuta, zie onderstaande printscreen rood omrande knop

• Voeg eventueel een nieuw wisselkoers in via de knop “Toevoegen”

• Voor het invoeren van een nieuwe wisselkoers komt hetzelfde scherm in beeld als voor het aanmaken van een nieuwe wisselkoers, zie de uitleg hierboven bij het scherm “Onderhoud | Wisselkoers”.

Aanmaken van Bankdagboek(en)

• Log in bij Exact Online: https://start.exactonline.nl/docs/Login.aspx

• Klik links bovenin op jouw administratienaam → vervolgens op “stamgegevens”

• Ga naar Financieel → Dagboeken

• Klik op het pijltje dat naar beneden wijst naast de knop “Nieuw” → klik vervolgens op “Bank”

• Vul de volgende velden als volgt in:

6. Instellingen in Databrydge

• Ga naar de website: https://app.databrydge.com/sign-in

• Log in met uw emailadres en wachtwoord (deze heeft u per email ontvangen)

U komt vervolgens in het volgende scherm:

Klik op:

U ziet vervolgens een popup, net zoals op de foto hieronder:

Vul hier de volgende gegevens in, gelieve deze volgorde te hanteren:

1. Connection name: Vul hier de naam van de koppeling in bijv.: UW ORGANISATIE - PayPal - Exact Online,

2. Synchronisation Start Date: Vul hier de datum in vanaf wanneer u wenst dat de koppeling Data van PayPal naar Exact Online overzet (tot maximaal 3 jaar terug). Let goed op dat u de juiste datum activeert - aanpassingen achteraf zijn enkel mogelijk in de backend door een developer. (Kosten hiervoor € 75,-)

3. Reseller: selecteer hier Databrydge, (LET OP: Bent u zelf ‘Reseller’? Selecteer dan hier uw bedrijfsnaam in plaats van Databrydge),

4. Organisation: selecteer hier UW ORGANISATIE, (LET OP: Bent u zelf ‘Reseller’? Selecteer dan hier de naam van uw eindklant),

5. Package to connect: selecteer eerst PayPal en vervolgens Exact Online,

Klik nu op:

U komt vervolgens in het volgende scherm:

Klik nu op:

PayPal/Credentials en selecteer: Create New credentials

u ziet:

Vul in bij:

PayPal:

1. Name: gebruik uw organisatienaam, indien deze te lang is (max 30 tekens), kan u gerust een verkorting gebruiken. Wij gebruiken deze informatie enkel zodat u uw credential later kan herkennen.

2. Client Id: vul hier uw PayPal cliënt id (welke is gegenereerd in stap 4 van deze handleiding),

3. Client Secret: vul hier uw PayPal client secret in (welke is gegenereerd in stap 4 van deze handleiding),

ga nu naar:
Exact Online - Credentials en selecteer: Create New credentials

1. Name: gebruik uw Exact Online emailadres

1. Country: kies het land waarvoor uw Exact Online account operationeel is en klik nu op

U wordt nu doorgestuurd naar uw EXACT ONLINE omgeving:

• Log in met uw emailadres en wachtwoord

  • Geef in de volgende pagina de koppeling toestemming (vink aan):

    • All current and future companies,

    • Yes, I accept the Exact Online App Center Terms & Conditions of Use,

    • Yes, I understand…(etc)

en klik op ALLOW (ACCEPTEREN)

NOTE: Indien u meerdere keren met hetzelfde account met Exact Online probeert te koppelen, zal dit enkel de eerste keer gevraagd worden.

LET OP: In uw internetbrowser zal nu een nieuw tabblad worden geopend met het volgende scherm:

U kunt dit scherm afsluiten.

Ga nu (terug) naar het tabblad met de koppeling - hier ziet u nu bij Exact Online staan
CONNECTED i.p.v. CONNECT (er is nu verbinding met Exact Online)

Klik nu op

De koppeling gaat nu de beschikbare administraties ophalen uit uw Exact Online account. U ziet nu:

Exact Online:

Division: Kies hier de divisie (administratie) welke u wenst te koppelen

klik op:

LET OP: het duurt nu ongeveer 30-60 seconden voordat u verder kunt. Op de achtergrond halen we nu de gegevens uit uw Exact Online administratie op om de koppeling te kunnen leggen. Namelijk:

• Grootboekrekeningen

• Dagboeken

U ziet nu het volgende scherm:

Hier kunt u de transactie-omschrijving aanpassen die doorgestuurd wordt naar PayPal. Wij adviseren om te beginnen met de standaard transactieomschrijving, deze werkt voor de meeste klanten het beste.
We gaan daarom nu de PayPal valuta toewijzen aan de Exact Online dagboeken en grootboekrekeningen. Klik op “ADD ROW” voor elke valuta die u wenst te gebruiken:

Voorbeeld:

• In de eerste kolom kiest u de valuta waarvoor u PayPal transacties naar Exact Online wilt sturen. In dit voorbeeld maken we twee regels aan omdat we PayPal EUR en PayPal USD transacties naar Exact Online willen sturen. U kunt meerdere regels toevoegen middels de “Add Row” knop

• Bank Journal. Kies hier het dagboek wat u in het hoofdstuk “Instellingen in Exact Online” aangemaakt heeft.

• Unallocated G/L: Kies hier de grootboekrekening “niet toegewezen bedragen” die u in het hoofdstuk “Instellingen in Exact Online” aangemaakt heeft.

• Fees G/L: kies hier de grootboekrekening waarop u de transactiekosten wilt boeken die PayPal rekent bij het verwerken van transacties. U kiest de rekening die u in het hoofdstuk “Instellingen in Exact Online” aangemaakt heeft.

• Klik nu op FINISH AND ACTIVATE

Het administratieve proces en handige informatie

7. De administratieve verwerking

In dit hoofdstuk volgt een uitleg van het administratieve proces voor verwerking van PayPal transacties in de administratie. Het administratieve proces vindt volledig plaats in Exact Online. Het is dus niet nodig om in te loggen in PayPal of Databrydge.

1. Elke ochtend staan de PayPal transacties automatisch klaar in Exact Online

2. Je kunt de transacties vinden in Exact Online via het menu: Financieel → Bank en Kas → Afschriften → Af te handelen. Mocht je de transacties niet zien staan controleer de filters bovenin de pagina en druk op vernieuwen.

3. Middels de knop Automatisch kun je de automatische aflettering van Exact Online starten. Exact Online gaat de PayPal transacties vergelijken met de openstaande verkoopfacturen en toewijzingsregels.
   
   Let op: Om juist af te kunnen letteren dient er een match gemaakt te kunnen worden tussen de referentie van PayPal en de betreffende order in Exact Online. Is dit niet het geval - dan dient u dit in uw koppeling tussen de webshop en boekhouding aan te passen.
   

   

4. Controleer eventueel niet toegewezen regels en wijs deze alsnog toe aan de juiste grootboekrekening. Tip: maak Exact Online toewijzingsregels aan om deze transacties automatisch toe te wijzen.

8. Meer informatie over het Databrydge Platform

Dashboard van de koppeling:

• Ga naar uw dashboard - klik op de naam van uw koppeling

U ziet nu:

Hier ziet u:

RECENT TASKS:

• De opdrachten die draaien zoals:

  • Getting Data from PayPal

  • Getting Data from Exact Online

RECENT LOGS:

• De (fout)meldingen die er opgetreden zijn

Automatische synchronisatie:

Voor het administratieve proces van verwerking van PayPal transacties zijn geen werkzaamheden nodig op het Databrydge Platform. De koppeling zal automatisch dagelijks in de ochtend om 08:00 synchroniseren. Alle transacties van de afgelopen dag zullen worden verwerkt.

Handmatige synchronisatie:

Het is mogelijk om handmatig een synchronisatie te starten van de PayPal transacties.

Ga naar uw koppeling (en log in): https://app.databrydge.com/connection

U ziet nu uw dashboard met uw koppeling(en):

• klik op RUN achter de betreffende koppeling.

  • De koppeling zal nu de transacties verwerken die beschikbaar zijn voor Databrydge om op te halen.
    

9. SUPPORT

Dit artikel is in samenwerking met onze zusterorganisatie Rsult opgesteld.

Heeft u nog vragen over de koppeling? Neem dan contact op met ons via onze support:

• Voor technische vraagstukken kunt u contact opnemen met Databrydge via de Support Portaal (Link),

• Voor boekhoudkundige instellingen of vragen kunt u contact opnemen met Rsult via mail: support@rsult.nl (meerprijs)

10. Tips & FAQ

10.1 Wat betekenen de transactiecodes uit PayPal?

PayPal gebruikt een 5-cijferige transactiecode (Txxxx) om aan te duiden wat voor soort transactie het betreft. In de transactieregels in Exact Online kun je deze transactiecodes terugvinden, samen met een korte omschrijving. Een volledige lijst met beschikbare transactiecodes kun je vinden op de PayPal website: PayPal - Transaction Event Codes

10.2 Is het mogelijk om overige transacties automatisch toe te wijzen aan een grootboekrekening?

Voor overige transacties op je PayPal account (zoals overschrijvingen van en naar je bankrekening) kent PayPal andere transactiecodes. Met behulp van de Exact Online functionaliteit “toewijzingsregels” en deze transactiecodes is het vaak mogelijk om een toewijzingsregel aan te maken in Exact Online. Hiermee is het mogelijk om de transacties automatisch toe te wijzen een een bepaalde grootboekrekening.

10.3 Hoe werkt de automatische aflettering van verkoopfacturen?

De transactie omschrijving uit PayPal wordt door Exact Online vergeleken met de openstaande verkoopboekingen en verkoopfacturen uit Exact Online.

U maakt gebruik van Exact Online module verkoopboekingen:

Maakt u gebruik van verkoopboekingen in Exact Online dan werkt de aflettering bij een match tussen enerzijds de verkoopboeking velden “Boekstuknummer” / “Betalingsreferentie” en anderzijds de PayPal transactieregel omschrijving.

U maakt gebruik van de Exact Online module verkoopfacturen:

Maakt u gebruik van verkoopfacturen (Exact menu: verkoop → facturen → overzicht) in Exact Online dan werkt de aflettering bij een match tussen enerzijds de verkoopboeking velden “Betalingsreferentie” en anderzijds de PayPal transactieregel omschrijving.

Exact controleert of minimaal 100% van de tekst uit het veld “Betalingsreferentie” of “Boekstuknummer” voorkomt in de PayPal transactieomschijving. De PayPal transactieomschrijving mag dus wel meer informatie bevatten maar niet minder.

10.4 Ik krijg de melding “PayPal: The transactions of [Datum] are not available by PayPal yet”, wat betekent dit?

PayPal kan er enige tijd over doen om de transacties beschikbaar te maken voor ons. Wanneer we constateren dat we niet alle transacties van een dag op kunnen halen wordt deze melding weergegeven. We zullen het de volgende dag automatisch opnieuw proberen. Mocht je het eerder opnieuw willen proberen log dan in op het platform en start een “handmatige synchronisatie”.

10.5 Ik krijg de melding “PayPal: Bank journal with code PAYPALUSD supports EUR currency. Bank journal with USD currency is expected

Er is een foutieve instelling in Exact Online. De verkeerde valuta is ingesteld. Gelieve dit in Exact Online aan te passen. (zie stap 5 van de manual)

10.6 Bieden jullie ondersteuning voor bij het aanpassen van de transactie-omschrijvingen?

Support op het aanpassen van transactie-omschrijvingen valt onder boekhoudkundige instellingen. Voor boekhoudkundige instellingen of vragen kunt u contact opnemen met Rsult via mail: support@rsult.nl (meerprijs)

10.7 Komen alle PayPal mutaties (betalingen & ontvangsten) door via de koppeling?

Ja, zowel betalingen en ontvangsten worden door de koppeling verwerkt.

10.8 Ik kan mijn transacties niet vinden onder af te handelen afschriften in Exact Online? Hoe kan ik controleren of ze in Exact Online staan?

We controleren in twee stappen of de afschriften in Exact Online staan.

• Eerst controleren we of er journaalposten aangemaakt zijn in Exact Online

• Vervolgens controleren we de filters in het menu “Af te handelen afschriften”

Stap 1 - Controle journaalposten:

• Ga in Exact Online naar Financieel → Boekingen → Aanmaken.

• Je ziet hier de PayPal dagboeken staan. Druk rechts naast de naam van het dagboek op “(Boekingen)”. Let op druk niet op de naam van het dagboek, dan kom je in een ander menu terecht.

• Je ziet nu in het “Overzicht boekingen”. In dit menu zie je als het goed is een lijst met journaalposten.

  

Stap 2 - Af te handelen afschriften:

Wanneer je geconstateerd hebt dat er afschriften aangemaakt zijn, weet je dat de koppeling goed heeft gedraaid. Soms ervaren klanten problemen met de filters in het menu af te handelen afschriften in Exact Online. Dit gaan we nu controleren:

• Ga in Exact Online naar Financieel → Bank en Kas → Afschriften → Af te handelen

• Kies bij filter “Eigen rekening” voor het PayPal dagboek

• Controleer of de overige filters als volgt ingesteld staan, en druk op vernieuwen. Zorg ervoor dat in ieder geval de “Status” filter, “Omschrijving” filter, “Datum” filter en “Importbestand” filter uitstaatn

  

• Druk linksbovenin op “Vernieuwen” om de weergave te vernieuwen.

• Je ziet nu alle afschriftregels staan.

• Voeg de filters nu 1 voor 1 toe, om de gewenste weergave te bereiken.