...
*1 SEM rond de bedragen al af, voordat ze naar de boekhouding gaan, mits dit goed is ingesteld (zie stap 3 onder het kopje 'stappen in SEM'.) Het zal dus bijna nooit voorkomen dat er enkele centen aan afrondingsverschillen worden weggeschreven op deze grootboekrekening via de boekhoudkoppeling.
Best practice inrichting relatienummers Exact Online:
De koppeling werkt inderdaad op voorwaarde dat er voor de debiteuren uit Smart Event Manager (SEM) een andere reeks gebruikt wordt dan voor de relatienummers in Exact Online. Wanneer de relatienummers hetzelfde zijn is het dus inderdaad mogelijk dat relatiegegevens overschreven worden met de informatie uit SEM.
Wat je als best practice aan de klant mee kunt geven is het volgende:
Wij adviseren om voor de SEM debiteuren een reeks aan te houden die lager is dan de reeks die Exact Online gebruikt.
Bij het aanmaken van een relatie in Exact Online zal Exact Online namelijk altijd een voorstel doen om het het hoogst gebruikte relatienummer pakken en hier +1 bij op te tellen.
Door een lagere SEM reeks aan te houden voorkom je dat je elk voorgesteld relatienummer in Exact Online aan moet passen.
Het kan zijn dat hiervoor een eenmalige hernummering nodig is van de bestaande relatienummers (niet SEM relaties) in Exact Online. Dit kan de klant zelf doen. Of hierbij kan ons zusterbedrijf Rsult eventueel bij ondersteunen tegen uurtarief.
TWINFIELD
Administratie: selecteer de juiste administratie, waarheen geboekt gaat worden.
Verkoopdagboek: selecteer het juiste dagboek.
Debiteuren grootboek: selecteer hier de grootboekrekening ‘Debiteur’
Afrondingsverschillen: selecteer hier de grootboekrekening voor verschillen.*
Standaard rekening: selecteer hier de juiste grootboekrekening.
PDF downloaden: kies hier voor het wel of niet downloaden van de factuur in PDF. Deze is als link zichtbaar in de boeking. Nadat je alle instellingen hebt opgeslagen ontstaat er ook een veldje met een link. Hiervoor dient ook een instelling te worden aangepast in de boekhouding.
Betalingen terugschieten: kies voor het wel of niet terugschieten van betalingen (betalingen worden pas gesynchroniseerd als de eerstvolgende batch wordt geëxporteerd).
Administratiedatum hanteren: Kies hier of de opbrengsten geboekt moeten worden op de administratiedatum of niet.
Bedrijfscode Smart Event Manager: Laat dit veld leeg om de data van alle bedrijven in SEM op te halen. Vul hier de juiste bedrijfscode in voor het bedrijf, waarvan de data geïmporteerd dient te worden (de bedrijfscode vind je in SEM onder de tegel 'Bedrijven'.).
Debiteurnummer voorvoegsel: vul hier eventueel een voorvoegsel in om toe te voegen aan de debiteurnummers, die worden meegegeven naar de boekhouding.
Btw-type Smart Event Manager: vul voor zowel SEM als Twinfield de juiste btw-types in. Let op: dit gaat in tekst. Nul kun je negeren.
...