Smart Event Manager - Twinfield / Exact Online

Owned by Bart Vaessen
Last updated: Apr 06, 2023 by Bram van Kessel (Unlicensed)
5 min read

LET OP - SUPPORT NODIG?

Databrydge levert op deze koppeling enkel 2de lijns support - bent u eindklant en gebruiker van de een van de Smart Event Koppelingen en heeft u support nodig gelieve in contact te treden met mailto:support@voorraedt.nl

Indien Smart Event Manager het niet kan oplossen zullen ze in contact treden met ons. Bedankt voor de medewerking in deze.

 

De koppeling:

ALGEMEEN

De koppeling via Databrydge haalt de factuurgegevens uit SEM via de Api en exporteert dit naar de boekhouding. Het is mogelijk om een PDF factuurdocument door te sturen, deze wordt als link toegevoegd aan de boeking. Ook kunnen betalingen terug worden gestuurd naar SEM.

Wanneer kostenplaats en kostendrager gevuld zijn vanuit SEM worden deze ook geïmporteerd in de boekhouding.

Het is nog steeds noodzakelijk om in SEM handmatig een batch aan te maken. Deze wordt dan door Databrydge, automatisch geëxporteerd naar de boekhouding, op een gezette tijd.

 

OPSTELLEN VAN DE KOPPELING

Algemeen

  • Naam: vul hier de naam van het bedrijf in met daarachter tussen haakjes de naam van het boekhoudpakket, waarmee gekoppeld gaat worden. Bijvoorbeeld: 'Rederij De Nederlanden (Exact Online)'.

  • Van: selecteer 'Smart Event Manager'.

  • Naar: selecteer het juiste boekhoudprogramma

  • Logboek: vul hier ​support@voorraedt.nl in. Logmeldingen komen dan in onze mailbox binnen.

  • Vanaf: vul de datum (jaar-maand-dag) in, waarop de koppeling moet ingaan (kan in het verleden liggen)

  • Interval: selecteer de frequentie dat er gesynchroniseerd moet worden. ( Elke nacht heeft de voorkeur om belasting van het platform te beperken).

  • Organisatie: selecteer de juiste organisatie.

  • Koppelen aan:

Als er meerdere koppelingen worden aangemaakt i.v.m. meerdere bedrijven dan kun je hier bepalen dat van de 'eerste' originele koppeling de inloggegevens voor de boekhouding gebruikt mogen worden. Je hoeft dan niet elke koppeling apart in te loggen.
Standaard vul je hier dus niets in!

 

Smart Event Manager gegevens

  • URL naar SEM: vul hier in ​https://[OrganisatieID].smarteventmanager.nl/ Vergeet de laatste slash niet!!'' Controleer de url, nadat je die hebt ingevuld, door deze te kopiëren en te plakken in de browser!!!

  • Gebruikersnaam: De gebruiker invullen, die is aangemaakt in SEM voor de boekhoudkoppeling (waarschijnlijk 'boekhoudsoftware').

  • Wachtwoord: het wachtwoord behorend bij bovenstaande gebruiker.

  • Klik op 'Create'.

 

 EXACT ONLINE

  • Rechten Exact Online gebruiker: De Exact Online gebruiker moet lees en schrijf rechten hebben voor alle gegevens die mee komen met de koppeling zoals schrijfrechten om concept boekingen aan te maken, debiteuren aanmaken etc.

  • Administratie: selecteer de juiste administratie, waarheen geboekt gaat worden. kies nu eerst voor opslaan en instellingen verversen. Exact biedt namelijk alle instellingen aan, ook als die aan hele andere administraties zijn gekoppeld. Door eerst op te slaan, worden daarna alleen de relevante instellingen getoond.

  • Verkoopdagboek: selecteer het juiste dagboek.

  • Betalingsconditie: selecteer hier de standaard termijn, waarbinnen de betaling ontvangen moet zijn.

  • Standaard grootboek: selecteer hier de juiste grootboekrekening. Het is mogelijk om een grootboeknummer in te vullen als 'Standaard grootboek' Dit wordt gebruikt wanneer er een grootboeknummer uit SEM niet overeenkomt met de boekhouding. Vraag welk grootboeknummer hiervoor gebruikt mag worden.

  • Afrondingsverschil grootboek: selecteer hier de grootboekrekening voor verschillen.*

  • Bedrijfscode Smart Event Manager: laat dit veld leeg om de data van alle bedrijven in SEM op te halen. Vul hier de juiste bedrijfscode in voor het bedrijf, waarvan de data geïmporteerd dient te worden. (de bedrijfscode vind je in SEM onder de tegel 'Bedrijven'.

  • Debiteurnummer voorvoegsel: vul hier eventueel een voorvoegsel in om toe te voegen aan de debiteurnummers, die worden meegegeven naar de boekhouding.

  • PDF downloaden: kies hier voor het wel of niet downloaden van de factuur in PDF. Deze zal als link worden toegevoegd aan de boeking. Hiervoor dient een instelling in de boekhouding worden aangepast.

  • Factuurnummer OnzeRef: als hier ‘Ja’ is ingevuld wordt het boekstuknummer in Exact Online het factuurnummer dat uit SEM komt. Als hier 'Nee' staat, dan wordt de eigen factuurnummering van Exact gehanteerd.

  • Betalingen terugschieten: kies voor het wel of niet terugschieten van betalingen (betalingen worden pas gesynchroniseerd als de eerstvolgende batch wordt geëxporteerd).

  • Administratiedatum hanteren: de keuzes zijn: 'Nee', 'Ja' en 'Ja (ook op regelniveau)'.
    Als er gekozen wordt voor 'Ja (ook op regelniveau)' dan voldoet dit aan de 'moderne' manier van boeken via 'Deferred omzet' (deze keuze wordt gebruik wanneer er moet uitgestelde omzet gewerkt gaat worden. De omzet wordt dan niet op de factuurdatum geboekt, maar op de administratiedatum).

  • Referentienummer: hier kun je aangeven wat er in de boekhouding bij 'referentienummer' moet worden ingevuld (let op, dit is wat anders dan het referentienummer uit SEM). Je kunt kiezen uit: factuurnummer, referentienummer of opdrachtnummer. Factuurnummer is het meest gebruikelijk.

  • Btw-type Smart Event Manager: vul voor zowel SEM als Exact-Online de juiste btw-types in. Let op: dit gaat om de 'Te betalen btw-codes'

*1 SEM rond de bedragen al af, voordat ze naar de boekhouding gaan, mits dit goed is ingesteld (zie stap 3 onder het kopje 'stappen in SEM'.) Het zal dus bijna nooit voorkomen dat er enkele centen aan afrondingsverschillen worden weggeschreven op deze grootboekrekening via de boekhoudkoppeling.

 

Best practice inrichting relatienummers Exact Online:

De koppeling werkt inderdaad op voorwaarde dat er voor de debiteuren uit Smart Event Manager (SEM) een andere reeks gebruikt wordt dan voor de relatienummers in Exact Online. Wanneer de relatienummers hetzelfde zijn is het dus inderdaad mogelijk dat relatiegegevens overschreven worden met de informatie uit SEM.

Wat je als best practice aan de klant mee kunt geven is het volgende:

  • Wij adviseren om voor de SEM debiteuren een reeks aan te houden die lager is dan de reeks die Exact Online gebruikt.

    • Bij het aanmaken van een relatie in Exact Online zal Exact Online namelijk altijd een voorstel doen om het het hoogst gebruikte relatienummer pakken en hier +1 bij op te tellen.

    • Door een lagere SEM reeks aan te houden voorkom je dat je elk voorgesteld relatienummer in Exact Online aan moet passen.

    • Het kan zijn dat hiervoor een eenmalige hernummering nodig is van de bestaande relatienummers (niet SEM relaties) in Exact Online. Dit kan de klant zelf doen. Of hierbij kan ons zusterbedrijf Rsult eventueel bij ondersteunen tegen uurtarief.

 

TWINFIELD

  • Administratie: selecteer de juiste administratie, waarheen geboekt gaat worden.

  • Verkoopdagboek: selecteer het juiste dagboek.

  • Debiteuren grootboek: selecteer hier de grootboekrekening ‘Debiteur’

  • Afrondingsverschillen: selecteer hier de grootboekrekening voor verschillen.*

  • Standaard rekening: selecteer hier de juiste grootboekrekening.

  • PDF downloaden: kies hier voor het wel of niet downloaden van de factuur in PDF. Deze is als link zichtbaar in de boeking. Nadat je alle instellingen hebt opgeslagen ontstaat er ook een veldje met een link. Hiervoor dient ook een instelling te worden aangepast in de boekhouding.

  • Betalingen terugschieten: kies voor het wel of niet terugschieten van betalingen (betalingen worden pas gesynchroniseerd als de eerstvolgende batch wordt geëxporteerd).

  • Administratiedatum hanteren: Kies hier of de opbrengsten geboekt moeten worden op de administratiedatum of niet.

  • Bedrijfscode Smart Event Manager: Laat dit veld leeg om de data van alle bedrijven in SEM op te halen. Vul hier de juiste bedrijfscode in voor het bedrijf, waarvan de data geïmporteerd dient te worden (de bedrijfscode vind je in SEM onder de tegel 'Bedrijven'.).

  • Debiteurnummer voorvoegsel: vul hier eventueel een voorvoegsel in om toe te voegen aan de debiteurnummers, die worden meegegeven naar de boekhouding.

  • Btw-type Smart Event Manager: vul voor zowel SEM als Twinfield de juiste btw-types in. Let op: dit gaat in tekst. Nul kun je negeren.

*1 SEM rond de bedragen al af, voordat ze naar de boekhouding gaan, mits dit goed is ingesteld (zie stap 3 onder het kopje 'stappen in SEM'.) Het zal dus bijna nooit voorkomen dat er enkele centen aan afrondingsverschillen worden weggeschreven op deze grootboekrekening via de boekhoudkoppeling.