De koppeling
1. Informatie
...
Het ERP-systeem (Twinfield) is het basissysteem voor alle data. Yokoy biedt geen updates aan ten behoeve van het wijzigen van bijvoorbeeld het bankrekeningnummer van een leveranciers. Dit is goed om te onthouden, daar de koppeling van Databrydge de basis logica van Yokoy aanhoudt.
In deze handleiding beschrijven we de stappen om de Yokoy - Twinfield koppeling in te stellen en te activeren. Het laatste hoofdstuk besteden we aan de tips & FAQ en tref je tevens de oplossing voor de meest voorkomende foutmeldingen aan.
Enkele voordelen:
Importeer volledig automatisch PayPal transacties als Twinfield elektronische bankafschriften,
Bankafschriften worden dagelijks geïmporteerd,
Verwerk je PayPal transacties op dezelfde manier zoals je gewend bent van reguliere bankkoppelingen,
Importeer PayPal transacties met terugwerkende kracht (tot maximaal 3 jaar terug),
Ondersteuning voor PayPal accounts in meerdere valuta,
Splitst transactiebedragen en transactiekosten automatisch uit als afschriftregels, voor eenvoudige verwerking,
Optimaal afletteren. Jij stelt in welke omschrijving doorgestuurd wordt. Zodat Twinfield optimaal kan afletteren,
Deze koppeling is gecertificeerd door Twinfield, en te vinden in de Appstore - klik hier voor meer informatie!
De handleiding bestaat uit de volgende onderdelen:
2. Kosten
De kosten voor deze koppeling zijn opgebouwd uit
3. Aanmelden voor de koppeling
Om je aan te melden voor de koppeling gebruik je ons aanmeldformulier. Je kunt het formulier vinden via deze link:
Instellen van de koppeling
| Info |
|---|
Vóórdat u begint met het instellen van deze koppeling, is het belangrijk dat er aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
|
4. Instellingen Yokoy
Om ervoor te zorgen dat de koppeling de Yokoy transacties mag ophalen, dient er in Yokoy een aparte gebruiker aangemaakt te worden. Vervolgens dient dit account toegang te krijgen tot de Developer User rechten. Aan het einde van deze stap hebben we een Developer User aangemaakt (die bestaat uit twee codes, de Client-ID en Client-Secret). Deze dienen goed bewaard te worden, zodat deze later ingegeven kunnen worden in het Databrydge platform.
Aanmaken koppelings-user in Yokoy
Wij adviseren om een aparte user aan te maken in Yokoy waarmee de koppeling richting Databrydge gelegd wordt.
| Note |
|---|
LET OP: Indien de koppeling gelegd wordt met een gebruikersaccount van een medewerker en dit account wordt stopgezet in Yokoy (omdat de medewerker bijvoorbeeld uit dienst gaat), zal de koppeling ook stoppen met data uit te wisselen met het Databrydge platform. |
Open de betreffende omgeving in Yokoy en open in het menu het tabblad HR / User management / Klik op: + Add user (Rechts bovenin, donkerblauwe knop)
...
De volgende velden dienen ingevuld te worden, de overige velden mogen leeg blijven:
Company: Selecteer de administratie hoofdadministratie;
First Name: “Databrydge”
Last Name: “Connection”
Email: [uniek en het liefst een algemeen mailadres binnen de organisatie]
LET OP: Indien je in Yokoy ook gebruik maakt van een testomgeving (en daar ook een koppeling mee wilt leggen), dan is het verstandig om voor het testaccount een afgeleid emailadres te gebruiken, aangezien binnen het gehele Yokoy systeem, maar 1x hetzelfde mailadres gebruikt kan worden. Dit mailadres kan bijvoorbeeld uitbereid worden met +1 voor het @, bijvoorbeeld: emailadres support@databrydge.com zou dan worden support+1@databrydge.com. De activeringsmail komt gewoon aan op het originele mailadres support@databrydge.com, maar de gebruikersnaam is vervolgens support+1@databrydge.com. BV: wellicht generieke emailadres adviseren
Employee account (ERP): Vul hier een willekeurig getal of tekst in, het is niet toegestaan om dit veld leeg te laten.
Line manager: Selecteer een willekeurige line manager, het is niet toegestaan om dit veld leeg te laten.
My approval limit: Vul hier een extreem hoog bedrag in, zodat de koppeling de boeking doorzet, zoals bijvoorbeeld “99999999”
...
Klik op: Save.
Het Yokoy account dient vervolgens toegang te krijgen tot de “Developer users” rechten:
Open in het menu het tabblad Admin / Tool Admin / Developer Users: Selecteer het Databrydge account dat zojuist aangemaakt is.
...
Klik op: Save.
Activeren account uitwerken
Aanmaken van Cost Objects in Yokoy
De benodigde Cost Objects dienen aangemaakt te worden in Yokoy. Voor het aanmaken van de Cost Objects in Yokoy, verwijzen we je graag door naar de website van Yokoy: https://yokoy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/300318837/Set+up+cost+objects
Aanmaken van Expense Categories in Yokoy
De benodigde Expense Categories dienen aangemaakt te worden in Yokoy. Voor het aanmaken van de Expense Categories in Yokoy, verwijzen we je graag door naar de website van Yokoy: https://yokoy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/296485080/Expense+categories
| Info |
|---|
De Expense Categories dienen voor de koppeling enkel ingericht te worden, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Expense module. |
Aanmaken van BTW-codes in Yokoy
De benodigde BTW-codes dienen aangemaakt te worden in Yokoy. Voor het aanmaken van de BTW-codes in Yokoy, verwijzen we je graag door naar de website van Yokoy: https://yokoy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/289964033/Configure+tax+rates
Aanmaken van Users in Yokoy
In de koppeling dienen de Users uit Yokoy gekoppeld te worden aan de crediteuren uit Twinfield. Voor het aanmaken van de users in Yokoy, verwijzen we je graag door naar de website van Yokoy: https://yokoy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/1008074779/User+management
| Info |
|---|
De Users dienen voor de koppeling enkel ingericht te worden, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Expense module. |
Automatische synchronisatie naar Yokoy
De volgende data kan automatisch gesynchroniseerd worden van Twinfield richting Yokoy, zodra dit aangegeven wordt in de koppeling. Deze hoeven niet eerst aangemaakt te worden in Yokoy.
Tags: In de koppeling kan worden ingesteld dat de Projecten in Twinfield gesynchroniseerd dienen te worden als Tags richting Yokoy.
| Info |
|---|
De Tags dienen voor de koppeling enkel ingericht te worden, indien er binnen Yokoy ook gebruik gemaakt gaat worden van Tags. De optie “Enable Tags” dient voor de koppeling wel geactiveerd te zijn binnen Yokoy, voordat de data doorgezet kan worden. Voor meer informatie over het aanzetten van de Tags in Yokoy, verwijzen we je graag door naar de website van Yokoy: https://yokoy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/296484964/Tags |
Invoice Categories: In de koppeling kan worden ingesteld welke grootboekrekeningen uit Twinfield (1. Balansrekeningen, 2. Winst- en verliesrekeningen of 3. Beide, zowel Balansrekeningen als Winst- en verliesrekeningen) gesynchroniseerd dienen te worden als Invoice Categories richting Yokoy. Deze hoeven niet eerst aangemaakt te worden in Yokoy.
| Info |
|---|
De Invoice Categories dienen voor de koppeling enkel ingericht te worden, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Invoice module. |
Suppliers: In de koppeling kan worden ingesteld dat de crediteuren in Twinfield gesynchroniseerd dienen te worden als suppliers richting Yokoy.
| Info |
|---|
De Suppliers dienen voor de koppeling enkel ingericht te worden, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Invoice module. |
5. Instellingen in Twinfield
Voor de instellingen in Twinfield is een basiskennis Twinfield en/of boekhouden gewenst.
Aanmaken van de koppelings-user in Twinfield
Wij adviseren om een aparte user aan te maken in Twinfield waarmee de koppeling richting Databrydge gelegd wordt.
| Note |
|---|
LET OP: Indien de koppeling gelegd wordt met een gebruikersaccount van een medewerker en dit account wordt stopgezet in Twinfield (omdat de medewerker bijvoorbeeld uit dienst gaat), zal de koppeling ook stoppen met data uit te wisselen met het Databrydge platform. |
Voor het aanmaken van de een gebruiker in Twinfield, verwijzen we je graag door naar de website van Twinfield: Beheer gebruikers - Een nieuwe gebruiker aanmaken
| Note |
|---|
LET OP: Het is aan te raden om een account aan te maken met minimaal Level 2 (of een afgeleide van level 2 / of een level met meer rechten). Dit in verband met de rechten en rollen voor o.a. het beheren van de administratie in Twinfield, zoals bijvoorbeeld het aanmaken van projecten en valuta koersen. |
Aanmaken van Grootboekrekening(en) in Twinfield
De volgende Grootboekrekeningen dienen aangemaakt te worden in Twinfield:
Een Winst- en verliesrekening voor de fooien en restbedragen. Wij adviseren deze de volgende naam te geven: “Yokoy Expense - Tips and remaining amounts”
| Info |
|---|
Deze Grootboekrekening hoeft enkel ingericht te worden, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Expense Module. |
Een Balansrekening voor de Yokoy kaarttransacties. Wij adviseren deze de volgende naam te geven: “Yokoy Card Transactions”;
| Info |
|---|
Deze Grootboekrekening hoeft enkel ingericht te worden, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Pay Module. |
Voor het aanmaken van de Grootboekrekeningen in Twinfield, verwijzen we je graag door naar de website van Twinfield: Grootboek - Grootboekrekening toevoegen of wijzigen
Aanmaken van Dagboek(en) in Twinfield
De volgende Dagboeken dienen aangemaakt te worden in Twinfield:
Inkoopdagboek: “Yokoy Expense”
| Info |
|---|
Dit Dagboek hoeft enkel ingericht te worden, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Expense Module. |
Memoriaal dagboek: “Yokoy Card Transactions”
| Info |
|---|
Deze Dagboek hoeft enkel ingericht te worden, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Pay Module. |
Inkoopdagboek: “Yokoy Invoices” → Indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Invoice Module;
| Info |
|---|
Deze Dagboek hoeft enkel ingericht te worden, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Invoice Module. |
Voor het aanmaken van de Dagboeken in Twinfield, verwijzen we je graag door naar de website van Twinfield: Dagboeken - Instellen dagboeken
Aanmaken van Crediteuren in Twinfield
De medewerkers dienen aangemaakt te worden als crediteuren in Twinfield. Voor het aanmaken van de Crediteuren in Twinfield, verwijzen we je graag door naar de website van Twinfield: Crediteuren en debiteuren - Crediteuren aanmaken
| Info |
|---|
Het aanmaken van de medewerkers als crediteuren hoeft enkel ingericht te worden, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Expense Module. |