De koppeling

1. Informatie

Met de koppeling tussen Yokoy en Twinfield worden de declaraties en inkoopfacturen uit Yokoy automatisch verwerkt tot inkoopboekingen in Twinfield. De Yokoy Card transacties worden verwerkt tot memoriaalboekingen in Twinfield.

In deze handleiding beschrijven we de stappen om de Yokoy - Twinfield koppeling in te stellen, te activeren en te wijzigen. Het laatste hoofdstuk besteden we aan de tips & FAQ en tref je tevens de oplossing voor de meest voorkomende foutmeldingen aan.

Enkele voordelen van de koppeling:

• Het Databrydge platform is online beschikbaar;

• Importeert volledig automatisch Yokoy transacties richting Twinfield;

• Synchroniseert volledig automatisch leveranciers, tags en grootboekrekening van Twinfield richting Yokoy;

• Mutaties worden dagelijks (in de nacht) geïmporteerd;

• Eventuele foutmeldingen worden in de koppeling weergegeven en kunnen, indien gewenst, dagelijks per email ontvangen worden;

• Ondersteuning in meerdere valuta en kan tevens ingericht worden op basis van de bedrijfsvaluta;

• Deze koppeling is gecertificeerd door Twinfield, en te vinden in de Appstore - klik hier voor meer informatie.

De volgende zaken zijn belangrijk om te weten, alvorens de koppeling ingesteld wordt:

• Het ERP-systeem (Twinfield) is het basissysteem voor alle data. De koppeling van Databrydge volgt de logica van Yokoy om de data te synchroniseren tussen de verschillende software pakketten.
  We zullen dit nader toelichting aan de hand van een voorbeeld: Het is in Yokoy niet mogelijk om een leveranciers aan te maken of een bankrekeningnummer te wijzigen. De koppeling zal daardoor dit soort informatie ook niet updaten in Twinfield. Ook al signaleert Yokoy dat er een nieuw bankrekeningnummer vermeld staat op de factuur, dienen deze handmatig in Twinfield te worden aangepast.

• Op het moment dat er in Yokoy handmatig een instelling wijzigt en dit niet in het Databrydge platform aangepast wordt, dan zal de koppeling de aangepaste data weer terugzetten naar de informatie die in de koppeling beschikbaar is.
  We zullen dit nader toelichten aan de hand van een voorbeeld: In de koppeling dient ingesteld te worden welke kostenplaats uit Twinfield gemapd wordt aan de cost object in Yokoy. In Yokoy kan handmatig de ERP-code van de cost object gewijzigd worden. Zodra de wijziging niet in het Databrydge platform wordt doorgevoerd, zal de koppeling de handmatige wijziging weer aanpassen naar de informatie die in de koppeling beschikbaar is.
  
  

De handleiding bestaat uit de volgende onderdelen:

2. Kosten

Onder constructie.

3. Aanmelden voor de koppeling

Onder constructie.

Instellen van de koppeling

4. Instellingen Yokoy

Om ervoor te zorgen dat de koppeling de Yokoy transacties mag ophalen, dient er in Yokoy een aparte gebruiker aangemaakt te worden. Vervolgens dient dit account toegang te krijgen tot de Developer User rechten.

Aanmaken van de koppelings-user in Yokoy

Wij adviseren om een aparte user aan te maken in Yokoy waarmee de koppeling richting Databrydge gelegd wordt.

• Open de betreffende omgeving in Yokoy en open in het menu het tabblad HR / User management / Klik op: + Add user (Rechts bovenin, donkerblauwe knop)

Open

• De volgende velden dienen ingevuld te worden, de overige velden mogen leeg blijven:

  • Company: Selecteer de hoofdadministratie;

  • First Name: “Databrydge”;

  • Last Name: “Connection”;

  • Email: [uniek en het liefst een algemeen mailadres binnen de organisatie]

• Employee account (ERP): Vul hier een willekeurig getal of tekst in, het is niet toegestaan om dit veld leeg te laten.

  • Line manager: Selecteer een willekeurige line manager, het is niet toegestaan om dit veld leeg te laten.

  • My approval limit: Vul hier een extreem hoog bedrag in, zodat de koppeling de boeking doorzet, zoals bijvoorbeeld “99999999”

Open

• Klik op: Active and invite.

Het Databrydge account in Yokoy dient vervolgens toegang te krijgen tot de “Developer users” rechten in Yokoy:

• Open in het menu het tabblad Admin / Tool Admin / Developer Users: Selecteer het Databrydge account dat zojuist aangemaakt is.

• Klik op: Save.

Het Databrydge account in Yokoy dient ook toegang te krijgen tot verschillende onderdelen in het menu Admin om data van Twinfield aan te kunnen leveren in Yokoy:

• Open in het menu het tabblad Admin / Finance/HR roles / Klik op: + Add new role

• Vul de volgende gegevens in:

1. Employee: Selecteer het Databrydge account dat zojuist aangemaakt is;

2. Roles: Vink de volgende rollen aan:

   1. Human resources (HR), zodat de koppeling bevoegd is om gebruikers op te halen uit Yokoy;

   2. Finance, zodat de koppeling bevoegd is om de financiële instellingen aan te passen in Yokoy;

3. Set up: Open het drop-down menu en vink de volgende gegevens aan indien beschikbaar:

   1. Transaction settings, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Pay module;

   2. Category setup, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Expense module;

   3. Company cards, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Pay module;

   4. Cost object setup;

   5. Integrations;

   6. Company settings;

   7. Tax rate setup;

   8. Suppliers, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Invoice module;

   9. Categories (Supplier invoices), indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Invoice module;

   10. Invoice settings, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Invoice module;

• Klik op: Activate

De koppelings-user is nu volledige aanmaakt in Yokoy. Dit account kan nu geactiveerd worden.

Activeren van de koppelings-user in Yokoy

In de tussentijd is de activeringsmail voor het nieuwe account binnen gekomen op het ingevulde emailadres.

• Open de mail en klik op: Activate account;

• Doorloop de stappen in Yokoy om het account te activeren;

Zodra het account is geactiveerd, dienen de credentials gegenereerd te worden. Deze dienen tijdens het instellen van de koppeling op het platform van Databrydge ingevuld te worden.

• Open in het menu het tabblad Admin / Developers

Rechts bovenin staat de Yokoy organization ID die dient straks ingevuld te worden bij het instellen van de koppeling.

• Kopieer de Yokoy organization ID en sla deze ergens veilig op;

• Klik vervolgens in hetzelfde scherm op: + Generate credentials

• Klik op: Generate OAuth credentials en vervolgens op: Generate credentials;

• Vul de API Credentials name in: “Databrydge” en klik op: Next;

Het volgende scherm toont de Client ID en de Client secret (samen vormen die de credentials van het account) en die dienen straks beide ingevuld te worden bij het instellen van de koppeling.

• Kopieer de Client ID en sla deze ergens veilig op;

• Kopieer de Client secret en sla deze ergens veilig op;

• Vink de checkbox aan bij “I’ve copied and saved this information somewhere safe” en klik op: Close

De koppelings-user is nu volledig geactiveerd in Yokoy.

Yokoy invoice export instellen

Yokoy wijzigt de status van de Yokoy Expenses en Yokoy Pay transacties automatisch naar “Exported”, wanneer de data is geëxporteerd richting het ERP systeem. Bij Yokoy Invoices werkt dat niet zo en daardoor is het nodig de exportfaciliteit van Yokoy te activeren.

De Yokoy Invoice Export kan via de volgende stappen geactiveerd worden:

• Open in het menu het tabblad Admin / Integrations / Tabblad: Invoice export / Start wizard

• Vul de volgende gegevens in:

1. Export name: “Databrydge”;

2. Choose document type: Open het drop-down menu en selecteer “All Suppliers Invoices”

• Klik op: Next;

• Vul de volgende gegevens in:

1. ERP: Open het drop-down menu en selecteer “Yokoy Standard Export (API)”

• Klik op: Next;

• Vul de volgende gegevens in:

1. Reporting Currency: Open het drop-down menu en selecteer de gewenste export valuta;

   1. Original currency: Selecteer deze optie indien de invoices geëxporteerd dienen te worden in de bronvaluta van de factuur;

   2. Convert to company currency: Selecteer deze optie indien de invoices geëxporteerd dienen te worden in de valuta die ingestelde is voor deze administratie.

2. Data: Vink alle gegevens aan

• Klik op: Next;

In de volgende twee schermen wordt de volgende melding getoond: “Export setup: To enable SFTP connection, first finish configuring the facility”. Deze meldingen mogen voor waar aangenomen worden.

• Klik op: Next;

In de volgende twee schermen wordt de volgende melding getoond: “Export setup: To enable auto-export, first finish configuring the facility”. Deze meldingen mogen voor waar aangenomen worden.

• Klik op: Next;

In het volgende scherm wordt de volgende melding getoond: “There is no applicable authentication for the selected system”. Deze melding mag voor waar aangenomen worden.

• Klik op: Activate;

• Klik op de zojuist aangemaakte wizard;

Het volgende scherm toont de Yokoy Invoice export ID. Tijdens het instellen van de koppeling op het platform van Databrydge, dient het Yokoy Invoice export ID ingevuld worden.

• Kopieer de Yokoy Invoice export ID en sla deze ergens veilig op;

• Klik op: Back;

De koppelings-user is nu volledig geactiveerd in Yokoy inclusief de rechten tot het exporteren van Yokoy Invoices. Het is het beste om nu uit te loggen uit Yokoy als de koppelings-user en in te loggen met het Yokoy support account, voordat de vervolgstappen van de handleiding worden doorlopen.

Aanmaken van cost objects in Yokoy

De benodigde cost objects dienen aangemaakt te zijn in Yokoy. Voor het aanmaken van de cost objects in Yokoy, verwijzen we je graag door naar de website van Yokoy: https://yokoy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/300318837/Set+up+cost+objects

Aanmaken van expense categories in Yokoy

De benodigde expense categories dienen aangemaakt te zijn in Yokoy. Voor het aanmaken van de expense categories in Yokoy, verwijzen we je graag door naar de website van Yokoy: https://yokoy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/296485080/Expense+categories

Aanmaken van BTW-codes in Yokoy

De benodigde BTW-codes dienen aangemaakts te zijn in Yokoy. Voor het aanmaken van de BTW-codes in Yokoy, verwijzen we je graag door naar de website van Yokoy: https://yokoy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/289964033/Configure+tax+rates

Aanmaken van users in Yokoy

In de koppeling dienen de users uit Yokoy gekoppeld te worden aan de crediteuren uit Twinfield. De benodigde users dienen aangemaakt te zijn in Yokoy. Voor het aanmaken van de users in Yokoy, verwijzen we je graag door naar de website van Yokoy: https://yokoy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/1008074779/User+management

Automatische synchronisatie naar Yokoy

De volgende data kan automatisch gesynchroniseerd worden van Twinfield richting Yokoy, zodra dit aangegeven wordt in de koppeling. Deze hoeven niet eerst aangemaakt te worden in Yokoy.

• Tags: In de koppeling kan worden ingesteld dat de projecten in Twinfield gesynchroniseerd dienen te worden als tags richting Yokoy.

• Invoice categories: In de koppeling kan worden ingesteld welke grootboekrekeningen uit Twinfield (1. Balansrekeningen, 2. Winst- en verliesrekeningen of 3. Beide, zowel Balansrekeningen als Winst- en verliesrekeningen) gesynchroniseerd dienen te worden als invoice categories richting Yokoy. Deze hoeven niet eerst aangemaakt te worden in Yokoy.

• Suppliers: In de koppeling kan worden ingesteld dat de crediteuren in Twinfield gesynchroniseerd dienen te worden als suppliers richting Yokoy.

Hiermee zijn de instellingen in Yokoy klaar. Vervolgens dienen er ook een aantal instellingen in Twinfield verricht te worden.

5. Instellingen in Twinfield

Voor de instellingen in Twinfield is een basiskennis van Twinfield en/of boekhouden gewenst. We gaan er ook van uit dat de basisinrichting, zoals bijvoorbeeld het rekeningschema, in Twinfield gereed.

Aanmaken van de koppelings-user in Twinfield

Wij adviseren om een aparte user aan te maken in Twinfield waarmee de koppeling richting Databrydge gelegd wordt.

Voor het aanmaken van de een gebruiker in Twinfield, verwijzen we je graag door naar de website van Twinfield: Beheer gebruikers - Een nieuwe gebruiker aanmaken

Aanmaken van grootboekrekening(en) in Twinfield

De volgende Grootboekrekeningen dienen aangemaakt te worden in Twinfield:

• Een Winst- en verliesrekening voor de afrondingsverschillen van de koppeling. Wanneer bedragen in Yokoy worden opgesplitst, kunnen afrondingsverschillen van enkele centen optreden. De koppeling gebruikt deze grootboekrekening om deze kleine restbedragen op te verantwoorden, zodat de administratie correct blijft. Wij adviseren deze de volgende naam te geven: “Yokoy Expense - Remaining amounts”;

• Een Winst- en verliesrekening voor de fooien. Wij adviseren deze de volgende naam te geven: “Yokoy Expense - Tips”;

• Een Balansrekening voor de Yokoy Pay transacties. Wij adviseren deze de volgende naam te geven: “Yokoy Card Transactions”;

• Een Winst- en verliesrekening voor de afrondingsverschillen. Wij adviseren deze de volgende naam te geven: “Yokoy Invoice - Rounding difference”;

Voor het aanmaken van de Grootboekrekeningen in Twinfield, verwijzen we je graag door naar de website van Twinfield: Grootboek - Grootboekrekening toevoegen of wijzigen

Aanmaken van dagboek(en) in Twinfield

De volgende Dagboeken dienen aangemaakt te worden in Twinfield:

• Inkoopdagboek: “Yokoy Expense”

• Memoriaal dagboek: “Yokoy Card Transactions”

• Inkoopdagboek: “Yokoy Invoices” → Indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Invoice Module;

Voor het aanmaken van de dagboeken in Twinfield, verwijzen we je graag door naar de website van Twinfield: Dagboeken - Instellen dagboeken

Aanmaken van kostenplaatsen in Twinfield

De benodigde kostenplaatsen dienen aangemaakt te worden in Twinfield. Voor het aanmaken van de Kostenplaatsen in Twinfield, verwijzen we je graag door naar de website van Twinfield: Dimensies - Kostenplaats aanmaken

Aanmaken van crediteuren in Twinfield

De medewerkers dienen aangemaakt te worden als crediteuren in Twinfield. Voor het aanmaken van de crediteuren in Twinfield, verwijzen we je graag door naar de website van Twinfield: Crediteuren en debiteuren - Crediteuren aanmaken

Aanmaken van vreemde valuta in Twinfield

In Yokoy bestaan er twee manier om data te exporteren in combinatie met valuta’s

1. Het exporteren van de bedragen in de bedrijfsvaluta;

2. Het exporteren van de bedragen in de bronvaluta (hiermee bedoelen we de valuta die op de bon of de factuur staat vermeld).

De instellingen in Twinfield met betrekking tot de vreemde valuta is ook afhankelijk van deze opties.

1. Indien gekozen wordt voor het exporteren van de bedragen in de bedrijfsvaluta, hoeft er in Twinfield niets extra ingesteld te worden;

2. Indien gekozen wordt voor het exporteren van de bedragen in de bronvaluta, dienen de benodigde vreemde valuta’s ook aanwezig te zijn in Twinfield.

Voor het aanmaken van de vreemde valuta’s in Twinfield, verwijzen we je graag door naar de website van Twinfield: Vreemde valuta

Hiermee zijn de instellingen in Twinfield compleet en kan de koppeling op het Databrydge platform ingesteld worden.

6. Instellingen in Databrydge

De meeste instellingen in het Databrydge platform kunnen op een later moment nog worden gewijzigd. Echter het veranderen van de organisatie, de software pakketten en de authenticatie van de software pakketten / credentials, is helaas niet mogelijk. Indien die toch gewijzigd dienen te worden, dient de huidige koppeling stopgezet te worden en dient er een volledig nieuwe koppeling ingericht worden.

Inloggen op het platform

• Ga naar de website: https://app.databrydge.com/sign-in

• Log in met het emailadres en wachtwoord (de activatielink is per mail toegestuurd)

De startpagina van het Databrydge platform wordt getoond:

Instellen van de organisatie en de software pakketten

• Klik op: ONBOARDING

Het volgende scherm wordt geopend:

• Vul de volgende gegevens in:

1. Connection name: Vul de naam van de koppeling in: [Administratienaam] - Yokoy - Twinfield - [Test / Prod];

2. Synchronisation start date: Vul de datum in vanaf welke boekdatum de koppeling de data van Yokoy naar Twinfield dient over te zetten. [JJJJ-MM-DD]

3. Reseller: Selecteer de naam van de betreffende Reseller (de organisatie die de koppeling instelt);

4. Organisation: Selecteer de naam van de betreffende eindklant;

5. Package to connect: Selecteer eerst Yokoy en vervolgens Twinfield,

• Klik op: NEXT

Authenticatie van Yokoy

De koppeling van Databrydge dient toegang te krijgen tot Yokoy, middels het instellen van de credentials.

Het volgende scherm wordt geopend:

• Klik op: Yokoy / Credential

1. Selecteer bij Credential: Create new credential;

2. Selecteer bij Credential type “Yokoy”

Het scherm wordt vervolgens uitgebreid naar:

• Vul de volgende gegevens in:

1. Name: Vul de naam van de credential in: [Administratienaam] - Yokoy - [Test / Prod];

2. Client Id: Vul hier de Yokoy Cliënt Id in (welke is gegenereerd in Stap: Aanmaken koppelings user in Yokoy van deze handleiding);

3. Client Secret: Vul hier de Yokoy Cliënt Secret in (welke is gegenereerd in Stap: Aanmaken koppelings user in Yokoy van deze handleiding);

4. Yokoy organization Id: Vul hier de Yokoy organization Id in;

5. Environment: Selecteer “Production” indien de koppeling ingesteld wordt met de productie omgeving in Yokoy en selecteer “Test” indien de koppeling ingesteld wordt voor de test omgeving in Yokoy.

De verbinden met Yokoy is compleet ingesteld.

Authenticatie van Twinfield

De koppeling van Databrydge dient toegang te krijgen tot Twinfield, middels het instellen van de credentials.

• Klik op: Twinfield / Credential

1. Selecteer bij Credential: Create new credential;

2. Selecteer bij Credential type “Oauth 2”

Het scherm wordt vervolgens uitgebreid naar:

• Name: Vul de naam van de credential in: [Administratienaam] - Twinfield - [Test / Prod];

• Klik op: CONNECT

Het inlogscherm van Twinfield wordt getoond:

• Log in met de inloggegevens van Twinfield.

Het volgende scherm wordt geopend:

In dit scherm wordt de toestemming van Twinfield voor de koppeling geregeld.

• Zorg dat de vinkjes zijn aan staan bij de volgende onderwerpen:

1. Users

2. Organization profile

3. Organization User

4. Office access

5. Remember My Decision

• Klik op “Yes, ALLOW” om de instellingen op te slaan.

De internetbrowser zal nu een nieuw tabblad openen met het volgende scherm:

Dit scherm mag gesloten worden.

Ga nu (terug) naar het tabblad met de koppeling. Daar staat nu vermeld dat de koppeling met Twinfield CONNECTED is (hiervoor stond hier CONNECT).

De verbinden met Twinfield is gelegd.

• Klik op NEXT

De koppeling gaat nu de beschikbare administraties ophalen uit Twinfield.

• Selecteer de betreffende Twinfield administratie

• Klik op NEXT

Ophalen van alle data

De koppeling gaat nu de beschikbare data ophalen uit Yokoy en Twinfield.

Basisinstellingen in de koppeling

De gegevens die in het volgende scherm ingesteld worden, bepalen het gedrag van de koppeling. Indien hier wijzigingen in aan worden gebracht, zal de koppeling dit gedrag toepassen op de nieuw aangeleverde data. Dit betekent dat data die al compleet geëxporteerd is richting Twinfield, niet wordt gewijzigd.

Zodra de koppeling klaar is met het ophalen van alle data uit Yokoy en Twinfield, wordt het volgende scherm geopend:

In te vullen velden:

1. Twinfield Office code: Selecteer de betreffende Twinfield administratie;

2. Onboarding.settings.periodCalculationMode: Selecteer de betreffende methode voor het verwerken van boekingen richting Twinfield. Hierin zijn de volgende opties beschikbaar:

   1. Use_transaction_period → De koppeling exporteert de expense richting Twinfield op basis van de transactiedatum van de Yokoy Expense, Yokoy Pay transactie of the Yokoy Invoice. Wanneer die periode afgesloten is in Twinfield, zal de koppeling een foutmelding geven;

   2. Use_first_open_period → De koppeling exporteert de expense richting Twinfield op basis van de transactiedatum van de Yokoy Expense, Yokoy Pay transactie of the Yokoy Invoice. Wanneer die periode afgesloten is in Twinfield, zal de koppeling de boeking verantwoorden in de eerst volgende beschikbare periode in Twinfield;

3. Yokoy Legal Entity: Selecteer de betreffende Yokoy administratie;

4. Purchase journal for expenses: Selecteer het betreffende Twinfield dagboek waar de Yokoy Expenses naar toe dienen te worden geëxporteerd (welke is gegenereerd in Stap: Aanmaken van dagboek(en) in Twinfield van deze handleiding);

5. Default cost center for expenses: Selecteer de Twinfield kostenplaats die standaard meegeven dient te worden aan een Yokoy Expense, indien er geen cost object is ingegeven in Yokoy;

6. Default general ledger account for expense remaining amount: Selecteer de Twinfield grootboekrekening die gebruikt dient te worden voor de afrondingsverschillen van de koppeling (welke is gegenereerd in Stap: Aanmaken van grootboekrekening(en) in Twinfield van deze handleiding);

7. General journal for transactions: Selecteer het betreffende Twinfield dagboek waar de Yokoy Pay transacties naar toe dienen te worden geëxporteerd (welke is gegenereerd in Stap: Aanmaken van dagboek(en) in Twinfield van deze handleiding);

8. Default general ledger account for transactions: Selecteer de Twinfield grootboekrekening die gebruikt dient te worden voor de Yokoy Pay transacties (welke is gegenereerd in Stap: Aanmaken van grootboekrekening(en) in Twinfield van deze handleiding);

9. Yokoy user for triggering financial expense export: Selecteer de naam van de Yokoy users die vermeldt wordt in Yokoy als zijnde de persoon die de export heeft uitgevoerd. Ons advies is om de Databrydge Connection user te selecteren;

10. Yokoy company currency: Selecteer de standaard valuta van de administratie;

11. Currency synchronization mode: Selecteer de betreffende valuta synchronisatie van de transacties richting Twinfield. Hierin zijn de volgende opties beschikbaar:

    1. Use_original_currency → Met deze optie zal de koppeling de data exporteren naar Twinfield in de valuta waarmee de Yokoy Expenses, Yokoy Pay transacties en de Yokoy invoices zijn aangemaakt in Yokoy;

    2. Use_company_currency → Met deze optie zal de koppeling de data exporteren naar Twinfield in de standaard valuta van de administratie (die ingesteld is bij punt 10);

12. Rouding difference general ledger account: Selecteer de Twinfield grootboekrekening die gebruikt dient te worden voor de afrondingsverschillen van Yokoy Invoices (welke is gegenereerd in Stap: Aanmaken van grootboekrekening(en) in Twinfield van deze handleiding);

13. Additional charges general ledger account: Selecteer de Twinfield grootboekrekening die gebruikt dient te worden voor de fooien (welke is gegenereerd in Stap: Aanmaken van grootboekrekening(en) in Twinfield van deze handleiding);

14. Yokoy dimension id for projects: Vul hier de Yokoy ID in, welke gekoppeld is aan de Tag dimensie “Projecten” (welke is terug te vinden via: Admin / Company / Enable tags / Selecteer de juiste tag / Rechts onderin staat “ID”);

15. Yokoy dimension code for projects: Vul hier de Yokoy Code (ERP) in, welke gekoppeld is aan de Tag dimensie “Projecten” (welke is terug te vinden via: Admin / Company / Enable tags / Selecteer de juiste tag / Rechts bovenin staat “Code (ERP)”);

16. Project synchronization mode: Selecteer de betreffende projectsynchronisatie richting Yokoy. Hierin zijn de volgende opties beschikbaar:

    1. Update_tags_with_mapped_projects → Met deze optie zal de koppeling de tags enkel update in Yokoy, wanneer deze ingesteld zijn in de koppeling;

    2. Send_projects_as_tags_to_yokoy → Met deze optie zal de koppeling alle projecten in Twinfield synchroniseren als tags richting Yokoy;

17. Supplier synchronization mode: Dit is een verplicht veld om in te vullen. Selecteer de betreffende leverancierssynchronisatie richting Yokoy. Hierin zijn de volgende opties beschikbaar:

    1. Send_creditors_as_suppliers_to_yokoy → Met deze optie zal de koppeling alle crediteuren in Twinfield synchroniseren als supplier richting Yokoy;

    2. Disable_suppliers_synchronization→ Met deze optie zal de koppeling de crediteuren in Twinfield niet synchroniseren als supplier richting Yokoy. Selecteer deze optie indien er geen gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Invoice module ;

18. General ledger account types for invoice category synchronization: Selecteer de betreffende optie voor het synchroniseren van de grootboekrekeningen van Twinfield als invoice categories richting Yokoy. Hierin zijn de volgende opties beschikbaar:

    1. BAS → Met deze optie zal de koppeling alle balansgrootboekrekening in Twinfield synchroniseren als invoice categories richting Yokoy;

    2. PNL→ Met deze optie zal de koppeling alle winst- en verliesgrootboekrekening in Twinfield synchroniseren als invoice categories richting Yokoy;

    3. Beide: Het is mogelijk om zowel BAS als PNL te selecteren. Daarmee worden zowel de balansgrootboekrekeningen als de winst- en verliesgrootboekrekeningen in Twinfield gesynchroniseerd als invoice categories richting Yokoy;

19. Purchase journal for invoices: Selecteer het betreffende Twinfield dagboek waar de Yokoy Invoices naar toe dienen te worden geëxporteerd (welke is gegenereerd in Stap: Aanmaken van dagboek(en) in Twinfield van deze handleiding);

20. Yokoy invoice export facility: Om facturen te kunnen exporteren, is de Yokoy Invoice exporteerfunctie geactiveerd. Het Yokoy Invoice Export ID (welke is gegenereerd in Stap: Yokoy Invoice Export instellen van deze handleiding) dient hier ingevuld te worden;

Mapping van de data in koppeling

Voor de volgende onderdelen kan de data vanuit Yokoy gemapt worden aan de data uit Twinfield in het Databrydge platform:

1. Cost centers

2. Expense categories

3. Tags

4. Tax rates

5. Users

De instellingen voor de mapping, staan onder de basisinstellingen en zijn beschikbaar in hetzelfde scherm:

De printscreens in dit gedeelte van de handleiding zijn gemaakt van Cost Center mapping, maar de inrichting voor alle onderdelen werkt op dezelfde manier.

• Klik op ADD ROW

• Selecteer in het eerste veld de gewenste data uit Yokoy;

• Selecteer in het veld daarachter de gewenste data uit Twinfield;

• Indien een mappingsregel niet meer nodig is, klik op DELETE ROW;

Zodra alle mapping compleet is:

• Klik op:

  • FINISH: om de koppeling op te slaan en op een later moment te activeren;

  • FINISH AND ACTIVATE: om de koppeling op te slaan en indien het gewenst is dat de synchronisatie direct uitgevoerd dient te worden.

De koppeling is nu volledig ingesteld en zal automatisch iedere nacht de Yokoy Expenses, Yokoy Payt transacties en Yokoy Invoices met de status “Ready for export” in Yokoy doorzetten naar Twinfield. Indien er geen nieuwe data klaarstaat om te exporteren, zal de koppeling niet automatisch de beschikbare data, zoals bijvoorbeeld leveranciers etc., updaten in Yokoy.

Het administratieve proces en handige informatie

7. De administratieve verwerking

In dit hoofdstuk volgt een uitleg van het administratieve proces van de verwerking van de Yokoy transacties in de administratie in Twinfield. De koppeling synchroniseert iedere nacht automatisch de data tussen Yokoy en Twinfield op het moment dat er een of meerdere transacties klaar staan in Yokoy met de status “Ready for Export”. Het administratieve proces vindt vervolgens volledig plaats in Twinfield. Het is niet nodig om in te loggen in Yokoy of Databrydge.

Elke ochtend staan de Yokoy transacties automatisch klaar in Twinfield. Afhankelijk van de Yokoy module, worden de transacties als volgt geëxporteerd richting Twinfield:

• Yokoy Expenses worden als inkoopboekingen verwerkt richting Twinfield. Hierbij worden de uitgaven verantwoord op de grootboekrekening die gekoppeld is aan de expense categorie, die geselecteerd is tijden de expense verwerking in Yokoy. De tegenrekening betreft altijd de grootboekrekening crediteuren, waarbij de medewerker die de bon heeft ingediend de crediteur is;
  
  

• Yokoy Invoices worden als inkoopboekingen verwerkt richting Twinfield. Hierbij worden de uitgaven verantwoord op de grootboekrekening(en) die gekoppeld is/zijn aan de invoice categorie(s), die geselecteerd is/zijn tijdens de invoice verwerking in Yokoy. De tegenrekening betreft altijd de grootboekrekening crediteuren, waarbij de leverancier de crediteur is;
  
  

• Yokoy Pay-transacties worden als memoriaalboeking verwerkt richting Twinfield. Een Yokoy Pay-transactie dient in Yokoy altijd gematcht te worden aan een Yokoy Expense. Op het moment dat de match is gemaakt en de Yokoy Expense heeft de status “Ready for export”, exporteert de koppeling enkel een memoriaalboeking richting Twinfield. Hierbij worden de uitgaven verantwoord op de grootboekrekening die gekoppeld is aan de expense categorie, die geselecteerd is tijdens de expense verwerking in Yokoy. De tegenrekening betreft altijd de grootboekrekening die ingegeven is in de koppeling als “Default general ledger account for transactions” (welke is gegenereerd in Stap: Aanmaken van grootboekrekening(en) in Twinfield van deze handleiding);

8. Meer informatie over het Databrydge Platform

Dashboard van de koppeling

• Ga naar de website: https://app.databrydge.com/sign-in

• Log in met het emailadres en wachtwoord;

Het dashboard van het Databrydge platform wordt getoond:

• Klik op: De naam van de gewenste koppeling;

Het volgende scherm wordt getoond.

Het hoofdscherm bestaat uit drie onderdelen:

• RECENT TASKS: Hier worden de meest recente taken van de koppeling getoond;

• SYNCHRONIZATION STATUS: Hier worden de statussen van de verschillende Yokoy transacties getoond;

• RECENT LOGS; Hier worden de foutmeldingen getoond;

Gebruiker aanmaken

• Klik in het menu aan de linkerkant op: Users;

• Klik op: Add User;

Het volgende scherm wordt getoond:

• Vul alle velden in;

Er kan per gebruikersaccount ingesteld worden welke informatie per e-mail verstuurd wordt. Deze informatie wordt dagelijks verzonden indien de koppeling nieuwe data verwerkt.

1. Send synchronization status report via email: het rapport bevat het aantal voltooide en mislukte Yokoy transacties per organisatie waar de gebruiker toegang tot heeft;

2. Send connection task report via email: het rapport bevat de ontbrekende mappingen per organisatie waar de gebruiker toegang tot heeft.
   
   

• Vink, indien gewenst, de betreffende velden aan voor het versturen van e-mails;

• Klik op: Save.

De gebruiker is nu volledig aangemaakt en ontvangt automatisch een uitnodigingsmail om het account te activeren.

Automatische synchronisatie

Voor het administratieve proces van verwerking van PayPal transacties zijn geen werkzaamheden nodig op het Databrydge Platform. De koppeling zal automatisch iedere nacht de Yokoy Expenses, Yokoy Payt transacties en Yokoy Invoices met de status “Ready for export” in Yokoy doorzetten naar Twinfield. Indien er geen nieuwe data klaarstaat om te exporteren, zal de koppeling niet automatisch de beschikbare data, zoals bijvoorbeeld leveranciers etc., updaten in Yokoy.

Manuele synchronisatie

Het is mogelijk om handmatig een synchronisatie te starten.

• Ga naar de website: https://app.databrydge.com/sign-in

• Log in met het emailadres en wachtwoord;

Het dashboard van het Databrydge platform wordt getoond:

• Klik achter de betreffende koppeling in de kolom “Run” op de bliksemschicht om de transacties te verwerken die beschikbaar zijn voor Databrydge.

9. Support

Dit artikel is in samenwerking met onze zusterorganisatie Rsult opgesteld.

Heeft u nog vragen over de koppeling? Neem dan contact op met ons via onze support:

• Voor technische vraagstukken kunt u contact opnemen met Databrydge via de Support Portaal (Link),

• Voor boekhoudkundige instellingen of vragen kunt u contact opnemen met Rsult via mail: support.yokoy@rsult.com.
  
  

10. Tips & FAQ

In die hoofdstuk behandelen we tips en veel voorkomende vragen.

Welke leveranciersinformatie wordt er gesynchroniseerd?

De koppeling verwerkt de volgende informatie van Twinfield naar Yokoy, mits de data ook beschikbaar is in Twinfield:

1. De leveranciersnaam;

2. Het leveranciersnummer;

3. Contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer);

4. De bankgegevens (IBAN-nummer, rekeningnummer, BIC-code, land);

5. Adresgegevens (straat, huisnummer, postcode, plaats);

6. BTW-nummer(s).

Verwerkt de koppeling ook vooraf ingestelde grootboekrekeningen per leverancier?

In Yokoy kan er per leverancier een standaard invoice categorie ingesteld worden (in het veld: “Default catergory”, te vinden via: Invoice processor / Suppliers / Open de betreffende supplier / Settings-tab.

Aan een invoice categorie in Yokoy is een grootboekrekening uit Twinfield gekoppeld worden. In Twinfield kan er ook een standaard grootboekrekening gekoppeld worden op basis van boekingsregels.

Helaas ondersteunt de koppeling op dit moment geen synchronisatie voor het veld “Default catergory” op de leverancierskaart in Yokoy. Dit kan gerealiseerd worden in Yokoy d.m.v. het uploaden van een CSV file:

1. Download het import sjabloon van Yokoy en vul minimaal de volgende 3 velden in:

• defaultcategory = de grootboekrekening van Twinfield;

• supplierExternalId = het crediteurennummer van Twinfield;

• statusActive = 1 (Actief)

2. Upload het CSV bestand in Yokoy: Invoice processor / Suppliers / Suppliers (Company) en vul de volgende velden in:

• Company: Kies de juiste entiteit;

• Document format: Selecteer: “Standard Yokoy supplier import”;

• Klik op: Choose file en selecteer het CSV bestand dat gecreëerd is bij stap 1;

• Klik op: Start import;

Is het mogelijk om twee cost objects uit Yokoy te koppelen aan één kostenplaats uit Twinfield?

Ja, dat is mogelijk.

Is het mogelijk om de bon of de factuur zichtbaar te krijgen in Twinfield?

Ja, dat is mogelijk. Neem daarvoor contact op ons op. Meer informatie over het contact opnemen met ons is terug te vinden via: Support. Dit betreft een boekhoudkundige instelling.

Is het mogelijk om een e-mail te ontvangen indien er een foutmelding is in de koppeling?

Ja, dat is mogelijk. Deze instellingen zijn aan te vinken in jouw gebruikersaccount van het Databrydge platform. Meer informatie over het aanpassen van je account is terug te vinden via: Gebruiker aanmaken.

11. Oplossing foutmeldingen

In dit hoofdstuk behandelen wij veel voorkomende foutmeldingen.

Standaard handelingen nadat een foutmelding is opgelost

Zodra een error message is opgelost in Yokoy, Twinfield en/of in het Databrydge platform, dan kunnen de transacties opnieuw aangeboden worden aan de koppeling. Daarvoor zijn er twee opties:

1. Een enkele transactie opnieuw aanbieden aan de koppeling;

2. Alle transacties met een error message opnieuw aanbieden aan de koppeling;

Het advies is om enkel voor alle transacties opnieuw aanbieden te klikken, zodra ook alle foutmeldingen daadwerkelijk zijn opgelost in Yokoy, Twinfield en/of in het Databrydge platform. De koppeling heeft hiervoor namelijk langer te tijd nodig om dit te verwerken.

Een enkele transactie opnieuw aanbieden aan de koppeling

Om een enkele transactie opnieuw aan te bieden, doorloop je de volgende stappen:

1. Ga naar het dashboard van het Databrydge platform;

2. Klik op: INSIGHT;

Het volgende scherm wordt geopend:

3. Vul het YOKOY ID-nummer in bij: SEARCH;

4. Klik vervolgens bij actions op: RETRY FAILED STEP;

5. Klik op: OVERVIEW;

Het beginscherm van de betreffende koppeling wordt weer getoond.

6. Klik op: RUN;

De koppeling zal alle klaargezette data exporteren richting Twinfield. Naast de nieuwe data, zal de koppeling hiermee ook de transactie waar de error message uit voort kwam, opnieuw proberen te exporteren richting Twinfield.

Alle transacties met een error message opnieuw aanbieden aan de koppeling

1. Ga naar het dashboard van het Databrydge platform;

2. Klik bij Synchronization status op: RESET ALL FAILED ITEMS;

3. Klik op: RUN;

De koppeling zal alle klaargezette data exporteren richting Twinfield. Naast de nieuwe data, zal de koppeling hiermee ook de transactie waar de error message uit voort kwam, opnieuw proberen te exporteren richting Twinfield.

Expense, Pay transactie of Invoice is niet zichtbaar in Twinfield

Indien de transactie niet zichtbaar is in Twinfield en in Yokoy de status “Exported” heeft, dan is er waarschijnlijk de mutaties handmatig geëxporteerd. Dan is er in Yokoy waarschijnlijk via het menu: Finance / Export / Open de betreffende expense of invoice / Geklikt is op: Export, en krijgt de transactie in Yokoy de status “Exported”. De koppeling exporteert iedere nacht automatisch alle transaction met de status “Ready for export”. In Yokoy hoeft er geen handmatig handeling uitgevoerd te worden om de data te exporteren.

Dit is op te lossen door de status in Yokoy weer terug te zetten op “Ready for export” d.m.v. de volgende stapen:

• Open Yokoy en ga naar: Finance / Search / Open de betreffende transactie die ontbreekt in Twinfield / Scroll naar beneden naar History en kopieer het Export ID;

• Ga vervolgens in naar: Finance / Export Log / Zoek naar het betreffende Export ID nummer (met Ctrl + F kun je zoeken in de meeste internetbrowsers) / Klik op: REVERT EXPORT (het rode pijltje achter aan de regel), om de status terug te krijgen op “Ready for export”.

De koppeling zal vervolgens de transactie automatisch oppakken of er is de optie om de koppeling handmatig te starten. Zie voor meer informatie Automatische synchronisatie of Manuele synchronisatie

Error message: The Twinfield period is closed

Dit betekent dat er een transactie niet verwerkt kon worden richting Twinfield omdat de periode in Twinfield gesloten is. Om dit probleem op te lossen zijn er 3 opties:

1. De periode in Twinfield open zetten, maar in de meeste gevallen is de periode in Twinfield bewust gesloten;

2. De datum van de transactie in Yokoy aanpassen;

3. De basisinstellingen van de koppeling aanpassen, waarbij de koppeling de optie krijgt om de transactie in de eerst volgende periode te verwerken.

Nadat een van de bovenste 3 wijzigingen is doorgevoerd, doorloop de stappen uit de handleiding: Standaard handelingen nadat een foutmelding is opgelost

Error message: The Yokoy cost object is not mapped

Dit betekent dat er een cost object uit Yokoy niet is gemapt met een kostenplaats uit Twinfield in de koppeling. De volgende stappen kunnen doorlopen worden om dit probleem op te lossen:

1. Open de betreffende koppeling op het Databrydge platform;

2. Klik op: CHANGE;

3. Ga naar de Cost object mapping en klik op: ADD ROW;

4. Selecteer in het eerste veld de gewenste data uit Yokoy;

5. Selecteer in het veld daarachter de gewenste data uit Twinfield;

6. Zodra alle mapping compleet is: Kik op: FINISH;

7. Doorloop vervolgens de stappen uit de handleiding: Standaard handelingen nadat een foutmelding is opgelost

Error message: The Yokoy expense category is not mapped

Dit betekent dat er een expense categorie uit Yokoy niet is gemapt met een grootboekrekening uit Twinfield in de koppeling. De volgende stappen kunnen doorlopen worden om dit probleem op te lossen:

1. Open de betreffende koppeling op het Databrydge platform;

2. Klik op: CHANGE;

3. Ga naar de Expense category mapping en klik op: ADD ROW;

4. Selecteer in het eerste veld de gewenste data uit Yokoy;

5. Selecteer in het veld daarachter de gewenste data uit Twinfield;

6. Zodra alle mapping compleet is: Kik op: FINISH;

7. Doorloop vervolgens de stappen uit de handleiding: Standaard handelingen nadat een foutmelding is opgelost

Error message: The Yokoy tag is not mapped

Dit betekent dat er een tag uit Yokoy niet is gemapt met een project / kostendrager uit Twinfield in de koppeling. De volgende stappen kunnen doorlopen worden om dit probleem op te lossen:

1. Open de betreffende koppeling op het Databrydge platform;

2. Klik op: CHANGE;

3. Ga naar de Tag mapping en klik op: ADD ROW;

4. Selecteer in het eerste veld de gewenste data uit Yokoy;

5. Selecteer in het veld daarachter de gewenste data uit Twinfield;

6. Zodra alle mapping compleet is: Kik op: FINISH;

7. Doorloop vervolgens de stappen uit de handleiding: Standaard handelingen nadat een foutmelding is opgelost

Error message: The Yokoy tax rate is not mapped

Dit betekent dat er een tax rate uit Yokoy niet is gemapt met een BTW-code uit Twinfield in de koppeling. De volgende stappen kunnen doorlopen worden om dit probleem op te lossen:

1. Open de betreffende koppeling op het Databrydge platform;

2. Klik op: CHANGE;

3. Ga naar de Tax rate mapping en klik op: ADD ROW;

4. Selecteer in het eerste veld de gewenste data uit Yokoy;

5. Selecteer in het veld daarachter de gewenste data uit Twinfield;

6. Zodra alle mapping compleet is: Kik op: FINISH;

7. Doorloop vervolgens de stappen uit de handleiding: Standaard handelingen nadat een foutmelding is opgelost

Error message: The Yokoy user is not mapped

Dit betekent dat er een user uit Yokoy niet is gemapt met een crediteur uit Twinfield in de koppeling. De volgende stappen kunnen doorlopen worden om dit probleem op te lossen:

1. Open de betreffende koppeling op het Databrydge platform;

2. Klik op: CHANGE;

3. Ga naar de User mapping en klik op: ADD ROW;

4. Selecteer in het eerste veld de gewenste data uit Yokoy;

5. Selecteer in het veld daarachter de gewenste data uit Twinfield;

6. Zodra alle mapping compleet is: Kik op: FINISH;

7. Doorloop vervolgens de stappen uit de handleiding: Standaard handelingen nadat een foutmelding is opgelost
   
   

Error message: Error while fetching tags from Yokoy

Dit betekent dat de software van Yokoy waarschijnlijk tijdelijk niet bereikbaar was voor de koppeling. De koppeling probeerde de informatie inzake de tags op te halen uit, maar doordat Yokoy niet bereikbaar was, gebruikt de koppeling de laatst beschikbare taginformatie die in het databestand van de koppeling aanwezig is. Dit is een informatieve error message waarvoor geen actie vereist is.