De koppeling

1. Informatie

Met de koppeling tussen Yokoy en Twinfield worden de declaraties en inkoopfacturen uit Yokoy automatisch verwerkt tot inkoopboekingen in Twinfield. De Yokoy Card transacties worden verwerkt tot memoriaalboekingen in Twinfield.

In deze handleiding beschrijven we de stappen om de Yokoy - Twinfield koppeling in te stellen, te activeren en te wijzigen. Het laatste hoofdstuk besteden we aan de tips & FAQ en tref je tevens de oplossing voor de meest voorkomende foutmeldingen aan.

Enkele voordelen van de koppeling:

• Het Databrydge platform is online beschikbaar;

• Exporteert volledig automatisch Yokoy transacties richting Twinfield;

• Synchroniseert volledig automatisch leveranciers, tags en grootboekrekening van Twinfield richting Yokoy;

• Mutaties worden dagelijks (in de nacht) geïmporteerd;

• Eventuele foutmeldingen worden in de koppeling weergegeven en kunnen, indien gewenst, dagelijks per email ontvangen worden;

• Ondersteuning in meerdere valuta en kan tevens ingericht worden op basis van de bedrijfsvaluta;

• Deze koppeling is gecertificeerd door Twinfield, en te vinden in de Appstore - klik hier voor meer informatie.

De volgende zaken zijn belangrijk om te weten, alvorens de koppeling ingesteld wordt:

• Het ERP-systeem (Twinfield) is het basissysteem voor alle data. De koppeling van Databrydge volgt de logica van Yokoy om de data te synchroniseren tussen de verschillende software pakketten.
  We zullen dit nader toelichting aan de hand van een voorbeeld: Het is in Yokoy niet mogelijk om een leveranciers aan te maken of een bankrekeningnummer te wijzigen. De koppeling zal daardoor dit soort informatie ook niet updaten in Twinfield. Ook al signaleert Yokoy dat er een nieuw bankrekeningnummer vermeld staat op de factuur, dienen deze handmatig in Twinfield te worden aangepast.

• Op het moment dat er in Yokoy handmatig een instelling wijzigt en dit niet in het Databrydge platform aangepast wordt, dan zal de koppeling de aangepaste data weer terugzetten naar de informatie die in de koppeling beschikbaar is.
  We zullen dit nader toelichten aan de hand van een voorbeeld: In de koppeling dient ingesteld te worden welke kostenplaats uit Twinfield gemapd wordt aan de cost object in Yokoy. In Yokoy kan handmatig de ERP-code van de cost object gewijzigd worden. Zodra de wijziging niet in het Databrydge platform wordt doorgevoerd, zal de koppeling de handmatige wijziging weer aanpassen naar de informatie die in de koppeling beschikbaar is.
  
  

De handleiding bestaat uit de volgende onderdelen:

2. Kosten

Onder constructie.

3. Aanmelden voor de koppeling

Onder constructie.

Instellen van de koppeling

4. Instellingen Yokoy

Om ervoor te zorgen dat de koppeling de Yokoy transacties mag ophalen, dient er in Yokoy een aparte gebruiker aangemaakt te worden. Vervolgens dient dit account toegang te krijgen tot de Developer User rechten.

Aanmaken van de koppelings-user in Yokoy

Wij adviseren om een aparte user aan te maken in Yokoy waarmee de koppeling richting Databrydge gelegd wordt.

• Open de betreffende omgeving in Yokoy en open in het menu het tabblad HR / User management / Klik op: + Add user (Rechts bovenin, donkerblauwe knop).

Open

• De volgende velden dienen ingevuld te worden, de overige velden mogen leeg blijven:

  • Company: Selecteer de hoofdadministratie;

  • First Name: “Databrydge”;

  • Last Name: “Connection”;

  • Email: [een uniek en het liefst een algemeen mailadres binnen de organisatie]

• Employee account (ERP): Vul hier een willekeurig getal of tekst in, het is niet toegestaan om dit veld leeg te laten.

• Line manager: Selecteer een willekeurige line manager, het is niet toegestaan om dit veld leeg te laten.

• My approval limit: Vul hier een extreem hoog bedrag in, zodat de koppeling de boeking doorzet, zoals bijvoorbeeld “99999999”

Open

• Klik op: Active and invite.

Het Databrydge account in Yokoy dient vervolgens toegang te krijgen tot de “Developer users” rechten in Yokoy:

• Open in het menu het tabblad Admin / Organization (voorheen Tool Admin) / Developer Users: Selecteer het Databrydge account dat zojuist aangemaakt is.

Open

• Klik op: Save.

Het Databrydge account in Yokoy dient ook toegang te krijgen tot verschillende onderdelen in het menu Admin om data van Twinfield aan te kunnen leveren in Yokoy:

• Open in het menu het tabblad Admin / Finance/HR roles / Klik op: + Add new role;

Open

• Vul de volgende gegevens in:

1. Employee: Selecteer het Databrydge account dat zojuist aangemaakt is;

2. Roles: Vink de volgende rollen aan:

   1. Human resources (HR), zodat de koppeling bevoegd is om gebruikers op te halen uit Yokoy;

   2. Finance, zodat de koppeling bevoegd is om de financiële instellingen aan te passen in Yokoy;

3. Set up: Open het drop-down menu en vink de volgende gegevens aan indien beschikbaar:

   1. Transaction settings, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Pay module;

   2. Category setup, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Expense module;

   3. Company cards, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Pay module;

   4. Cost object setup;

   5. Integrations;

   6. Company settings;

   7. Tax rate setup;

   8. Suppliers, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Invoice module;

   9. Categories (Supplier invoices), indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Invoice module;

   10. Invoice settings, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Invoice module;

Open

• Klik op: Activate

De koppelings-user is nu volledige aanmaakt in Yokoy. Dit account kan nu geactiveerd worden.

Activeren van de koppelings-user in Yokoy

In de tussentijd is de activeringsmail voor het nieuwe account binnen gekomen op het ingevulde emailadres.

• Open de mail en klik op: Activate account;

• Doorloop de stappen in Yokoy om het account te activeren;

Zodra het account is geactiveerd, dienen de credentials gegenereerd te worden. Deze dienen tijdens het instellen van de koppeling op het platform van Databrydge ingevuld te worden.

• Open in het menu het tabblad Admin / Developers

Open

Rechts bovenin staat de Yokoy organization ID die dient straks ingevuld te worden bij het instellen van de koppeling.

• Kopieer de Yokoy organization ID en sla deze ergens veilig op;

• Klik vervolgens in hetzelfde scherm op: + Generate credentials

• Klik op: Generate OAuth credentials en vervolgens op: Generate credentials;

Open

• Vul de API credentials name in: “Databrydge” en klik op: Next;

Open

Het volgende scherm toont de Client ID en de Client secret (samen vormen die de credentials van het account) en die dienen straks beide ingevuld te worden bij het instellen van de koppeling.

• Kopieer de Client ID en sla deze ergens veilig op;

• Kopieer de Client secret en sla deze ergens veilig op;

Open

• Vink de checkbox aan bij “I’ve copied and saved this information somewhere safe” en klik op: Close

De koppelings-user is nu volledig geactiveerd in Yokoy.

Yokoy invoice export instellen

Yokoy wijzigt de status van de Yokoy Expenses en Yokoy Pay transacties automatisch naar “Exported”, wanneer de data is geëxporteerd richting het ERP systeem. Bij Yokoy Invoices werkt dat niet zo en daardoor is het nodig de exportfaciliteit van Yokoy te activeren.

De Yokoy Invoice Export kan via de volgende stappen geactiveerd worden:

• Open in het menu het tabblad Admin / Integrations / Tabblad: Invoice export / Start wizard;

Open

• Vul de volgende gegevens in:

1. Export name: “Databrydge”;

2. Choose document type: Open het drop-down menu en selecteer “All Suppliers Invoices”;

Open

• Klik op: Next;

• Vul de volgende gegevens in:

1. ERP: Open het drop-down menu en selecteer “Yokoy Standard Export (API)”

Open

• Klik op: Next;

• Vul de volgende gegevens in:

1. Reporting Currency: Open het drop-down menu en selecteer de gewenste export valuta;

   1. Original currency: Selecteer deze optie indien de invoices geëxporteerd dienen te worden in de bronvaluta van de factuur;

   2. Convert to company currency: Selecteer deze optie indien de invoices geëxporteerd dienen te worden in de valuta die ingestelde is voor deze administratie.

2. Data: Vink alle gegevens aan

Open

• Klik op: Next;

In de volgende twee schermen wordt de volgende melding getoond: “Export setup: To enable SFTP connection, first finish configuring the facility”. Deze meldingen mogen voor waar aangenomen worden.

• Klik op: Next;

In de volgende twee schermen wordt de volgende melding getoond: “Export setup: To enable auto-export, first finish configuring the facility”. Deze meldingen mogen voor waar aangenomen worden.

• Klik op: Next;

In het volgende scherm wordt de volgende melding getoond: “There is no applicable authentication for the selected system”. Deze melding mag voor waar aangenomen worden.

• Klik op: Activate;

• Klik op de zojuist aangemaakte wizard;

Het volgende scherm toont de Yokoy Invoice export ID. Tijdens het instellen van de koppeling op het platform van Databrydge, dient het Yokoy Invoice export ID ingevuld worden.

• Kopieer de Yokoy Invoice export ID en sla deze ergens veilig op;

Open

• Klik op: Back;

De koppelings-user is nu volledig geactiveerd in Yokoy inclusief de rechten tot het exporteren van Yokoy Invoices. Het is het beste om nu uit te loggen uit Yokoy als de koppelings-user en in te loggen met het Yokoy support account, voordat de vervolgstappen van de handleiding worden doorlopen.

Aanmaken van cost objects in Yokoy

De benodigde cost objects dienen aangemaakt te zijn in Yokoy. Voor het aanmaken van de cost objects in Yokoy, verwijzen we je graag door naar de website van Yokoy: https://yokoy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/300318837/Set+up+cost+objects

Aanmaken van expense categories in Yokoy

De benodigde expense categories dienen aangemaakt te zijn in Yokoy. Voor het aanmaken van de expense categories in Yokoy, verwijzen we je graag door naar de website van Yokoy: https://yokoy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/296485080/Expense+categories

Aanmaken van BTW-codes in Yokoy

De benodigde BTW-codes dienen aangemaakts te zijn in Yokoy. Voor het aanmaken van de BTW-codes in Yokoy, verwijzen we je graag door naar de website van Yokoy: https://yokoy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/289964033/Configure+tax+rates

Aanmaken van users in Yokoy

In de koppeling dienen de users uit Yokoy gekoppeld te worden aan de crediteuren uit Twinfield. De benodigde users dienen aangemaakt te zijn in Yokoy. Voor het aanmaken van de users in Yokoy, verwijzen we je graag door naar de website van Yokoy: https://yokoy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/1008074779/User+management

Automatische synchronisatie naar Yokoy

De volgende data kan automatisch gesynchroniseerd worden van Twinfield richting Yokoy, zodra dit aangegeven wordt in de koppeling. Deze hoeven niet eerst aangemaakt te worden in Yokoy.

• Tags: In de koppeling kan worden ingesteld dat de projecten in Twinfield gesynchroniseerd dienen te worden als tags richting Yokoy.

• Invoice categories: In de koppeling kan worden ingesteld welke grootboekrekeningen uit Twinfield (1. Balansrekeningen, 2. Winst- en verliesrekeningen of 3. Beide, zowel Balansrekeningen als Winst- en verliesrekeningen) gesynchroniseerd dienen te worden als invoice categories richting Yokoy. Deze hoeven niet eerst aangemaakt te worden in Yokoy.

• Suppliers: In de koppeling kan worden ingesteld dat de crediteuren in Twinfield gesynchroniseerd dienen te worden als suppliers richting Yokoy.

Hiermee zijn de instellingen in Yokoy klaar. Vervolgens dienen er ook een aantal instellingen in Twinfield verricht te worden.

5. Instellingen in Twinfield

Voor de instellingen in Twinfield is een basiskennis van Twinfield en/of boekhouden gewenst. We gaan er ook van uit dat de basisinrichting, zoals bijvoorbeeld het rekeningschema, in Twinfield gereed.

Aanmaken van de koppelings-user in Twinfield

Wij adviseren om een aparte user aan te maken in Twinfield waarmee de koppeling richting Databrydge gelegd wordt.

Voor het aanmaken van de een gebruiker in Twinfield, verwijzen we je graag door naar de website van Twinfield: Beheer gebruikers - Een nieuwe gebruiker aanmaken

Aanmaken van grootboekrekening(en) in Twinfield

De volgende Grootboekrekeningen dienen aangemaakt te worden in Twinfield:

• Een Winst- en verliesrekening voor de afrondingsverschillen van de koppeling. Wanneer bedragen in Yokoy worden opgesplitst, kunnen afrondingsverschillen van enkele centen optreden. De koppeling gebruikt deze grootboekrekening om deze kleine restbedragen op te verantwoorden, zodat de administratie correct blijft. Wij adviseren deze de volgende naam te geven: “Yokoy Expense - Remaining amounts”;

• Een Winst- en verliesrekening voor de fooien. Wij adviseren deze de volgende naam te geven: “Yokoy Expense - Tips”;

• Een Balansrekening voor de Yokoy Pay transacties. Wij adviseren deze de volgende naam te geven: “Yokoy Card Transactions”;

• Een Winst- en verliesrekening voor de afrondingsverschillen. Wij adviseren deze de volgende naam te geven: “Yokoy Invoice - Rounding difference”;

• Een Balansrekening voor het spreiden van kosten in de Yokoy Invoice module. Wij adviseren deze de volgende naam te geven: “Yokoy spreading of costs”;

Voor het aanmaken van de Grootboekrekeningen in Twinfield, verwijzen we je graag door naar de website van Twinfield: Grootboek - Grootboekrekening toevoegen of wijzigen

Aanmaken van dagboek(en) in Twinfield

De volgende dagboeken dienen aangemaakt te worden in Twinfield:

• Inkoopdagboek: “Yokoy Expense”

• Memoriaal dagboek: “Yokoy Card Transactions”

• Inkoopdagboek: “Yokoy Invoices” → Indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Invoice Module;

Voor het aanmaken van de dagboeken in Twinfield, verwijzen we je graag door naar de website van Twinfield: Dagboeken - Instellen dagboeken

De volgende velden dienen per dagboek aangemaakt te worden, zodat de koppeling de Yokoy Entity ID en de Yokoy ID kan meegeven aan de boekingen in Twinfield.

• Aanpassingen per dagboek:

1. Open de betreffende administratie in Twinfield;

2. Ga via het menu naar: Instellingen / Administratie-instellingen / Dagboeken / Open het betreffende dagboek;

3. Wijzig de volgende instellingen in het blok “Vrije tekstvelden”

   1. Vrij tekstveld 2

      1. Gebruik, selecteer: “Toegestaan”;

      2. Naam totaal, vul in: [Yokoy Entity ID];

   2. Vrij tekstveld 3

      1. Gebruik, selecteer: “Toegestaan”;

      2. Naam totaal, vul in: [Yokoy ID];

Open

Klik op “Opslaan”

4. Doorloop stap 3 voor elke dagboek waar de boekingen vanuit Yokoy op verantwoord worden.

Aanmaken van kostenplaatsen in Twinfield

De benodigde kostenplaatsen dienen aangemaakt te worden in Twinfield. Voor het aanmaken van de Kostenplaatsen in Twinfield, verwijzen we je graag door naar de website van Twinfield: Dimensies - Kostenplaats aanmaken

Aanmaken van crediteuren in Twinfield

De medewerkers dienen aangemaakt te worden als crediteuren in Twinfield. Voor het aanmaken van de crediteuren in Twinfield, verwijzen we je graag door naar de website van Twinfield: Crediteuren en debiteuren - Crediteuren aanmaken

Aanmaken van vreemde valuta in Twinfield

In Yokoy bestaan er twee manier om data te exporteren in combinatie met valuta’s

1. Het exporteren van de bedragen in de bedrijfsvaluta;

2. Het exporteren van de bedragen in de bronvaluta (hiermee bedoelen we de valuta die op de bon of de factuur staat vermeld).

De instellingen in Twinfield met betrekking tot de vreemde valuta is ook afhankelijk van deze opties.

1. Indien gekozen wordt voor het exporteren van de bedragen in de bedrijfsvaluta, hoeft er in Twinfield niets extra ingesteld te worden;

2. Indien gekozen wordt voor het exporteren van de bedragen in de bronvaluta, dienen de benodigde vreemde valuta’s ook aanwezig te zijn in Twinfield.

Voor het aanmaken van de vreemde valuta’s in Twinfield, verwijzen we je graag door naar de website van Twinfield: Vreemde valuta

Hiermee zijn de instellingen in Twinfield compleet en kan de koppeling op het Databrydge platform ingesteld worden.

6. Instellingen in Databrydge

De meeste instellingen in het Databrydge platform kunnen op een later moment nog worden gewijzigd. Echter het veranderen van de organisatie, de software pakketten en de authenticatie van de software pakketten / credentials, is helaas niet mogelijk. Indien die toch gewijzigd dienen te worden, dient de huidige koppeling stopgezet te worden en dient er een volledig nieuwe koppeling ingericht worden.

Inloggen op het platform

• Ga naar de website: https://app.databrydge.com/sign-in

• Log in met het emailadres en wachtwoord (de activatielink is per mail toegestuurd)

De startpagina van het Databrydge platform wordt getoond:

Open

Instellen van de organisatie en de software pakketten

• Klik op: ONBOARDING

Het volgende scherm wordt geopend:

Open

• Vul de volgende gegevens in:

1. Reseller: Selecteer de naam van de betreffende Reseller (de organisatie die de koppeling instelt);

2. Organisation: Selecteer de naam van de betreffende eindklant. Indien deze nog niet aangemaakt is, adviseren we die eerst aan te maken via Organizations (in het menu aan de linkerkant);

3. Synchronisation start date: Vul de datum in vanaf welke boekdatum de koppeling de data van Yokoy naar Twinfield dient over te zetten. [JJJJ-MM-DD];

4. Package to connect: Selecteer eerst Yokoy en vervolgens Twinfield;

5. Connection tag: Vul hier de omschrijving die achteraan in de connection name wordt geplaatst. Ons advies is om hierin (ook) aan te geven of het om een test of productie koppeling gaat en dat het een unieke omschrijving wordt.

6. Connection name: Wordt automatisch aangemaakt volgende de volgende standaard [Organization] - [Packages to connect] - [Connection tag];

7. Vink aan: “I am aware that costs will be charged when creating a new connection” en “I confirm that I agree with Databrydge's Terms and Conditions and Privacy Policy” om door te kunnen met het instellen van de koppeling.

• Klik op: NEXT.

Authenticatie van Yokoy

De koppeling van Databrydge dient toegang te krijgen tot Yokoy, middels het instellen van de credentials.

Het volgende scherm wordt geopend:

Open

• Klik op: Yokoy / Credential

1. Selecteer bij Credential: Create new credential;

2. Selecteer bij Credential type “Yokoy”;

Het scherm wordt vervolgens uitgebreid naar:

Open

• Vul de volgende gegevens in:

1. Name: Vul de naam van de credential in: [Administratienaam] - Yokoy - [Test / Prod];

2. Client Id: Vul hier de Yokoy Cliënt Id in (welke is gegenereerd in Stap: Aanmaken koppelings user in Yokoy van deze handleiding);

3. Client Secret: Vul hier de Yokoy Cliënt Secret in (welke is gegenereerd in Stap: Aanmaken koppelings user in Yokoy van deze handleiding);

4. Yokoy organization Id: Vul hier de Yokoy organization Id in;

5. Environment: Selecteer “Production” indien de koppeling ingesteld wordt met de productie omgeving in Yokoy en selecteer “Test” indien de koppeling ingesteld wordt voor de test omgeving in Yokoy.

De verbinden met Yokoy is compleet ingesteld.

Authenticatie van Twinfield

De koppeling van Databrydge dient toegang te krijgen tot Twinfield, middels het instellen van de credentials.

• Klik op: Twinfield / Credential

1. Selecteer bij Credential: Create new credential;

2. Selecteer bij Credential type: “Oauth 2”

Het scherm wordt vervolgens uitgebreid naar:

Open

• Name: Vul de naam van de credential in: [Administratienaam] - Twinfield - [Test / Prod];

• Klik op: CONNECT

Het inlogscherm van Twinfield wordt getoond:

Open

• Log in met de inloggegevens van Twinfield.

Het volgende scherm wordt geopend:

Open

In dit scherm wordt de toestemming van Twinfield voor de koppeling geregeld.

• Zorg dat de vinkjes zijn aan staan bij de volgende onderwerpen:

1. Users;

2. Organization profile;

3. Organization User;

4. Office access;

5. Remember My Decision;

• Klik op: “Yes, ALLOW” om de instellingen op te slaan.

De internetbrowser zal nu een nieuw tabblad openen met het volgende scherm:

Open

Dit scherm mag gesloten worden.

Open

Ga nu (terug) naar het tabblad met de koppeling. Daar staat nu vermeld dat de koppeling met Twinfield CONNECTED is (hiervoor stond hier CONNECT).

Open

De verbinden met Twinfield is gelegd.

• Klik op: NEXT.

De koppeling gaat nu de beschikbare administraties ophalen uit Twinfield.

Open

• Selecteer de betreffende Twinfield administratie;

• Klik op: NEXT.

Ophalen van alle data

De koppeling gaat nu de beschikbare data ophalen uit Yokoy en Twinfield.

Basisinstellingen in de koppeling

De gegevens die in het volgende scherm ingesteld worden, bepalen het gedrag van de koppeling. Indien hier wijzigingen in aan worden gebracht, zal de koppeling dit gedrag toepassen op de nieuw aangeleverde data. Dit betekent dat data die al compleet geëxporteerd is richting Twinfield, niet wordt gewijzigd.