De koppeling

1. Informatie

Handleiding voor de resellers?

...

In deze handleiding beschrijven we de stappen om de Yokoy - Twinfield koppeling in te stellen, te activeren en te wijzigen. Het laatste hoofdstuk besteden we aan de tips & FAQ en tref je tevens de oplossing voor de meest voorkomende foutmeldingen aan.

Enkele voordelen van de koppeling:

• Importeert volledig automatisch Yokoy transacties richting Twinfield;

• Synchroniseert volledig automatisch leveranciers, tags en grootboekrekening van Twinfield richting Yokoy;

• Mutaties worden dagelijks (in de nacht) geïmporteerd;

• Ondersteuning in meerdere valuta en kan tevens ingericht worden op basis van de bedrijfsvaluta;

• Deze koppeling is gecertificeerd door Twinfield, en te vinden in de Appstore - klik hier voor meer informatie!
  YOKOY STAAT HIER NOG NIET BIJ! https://databrydge.nl/twinfield/ Aan BART / Mindmasters vragen dit aan te passen + in the appstore Twinfield is Yokoy ook nog niet zichtbaar.

• insight pagina waar de error messages zichtbaar zijn

• Het Databrydge platform is online beschikbaar;

De volgende zaken zijn belangrijk om te weten, alvorens de koppeling ingesteld wordt:

• Het ERP-systeem (Twinfield) is het basissysteem voor alle data. De koppeling van Databrydge volgt de logica van Yokoy om de data te synchroniseren tussen de verschillende software pakketten.
  We zullen dit nader toelichting aan de hand van een voorbeeld: Het is in Yokoy niet mogelijk om een leveranciers aan te maken of een bankrekeningnummer te wijzigen. De koppeling zal daardoor dit soort informatie ook niet updaten in Twinfield.

• Op het moment dat er in Yokoy handmatig een instelling wijzigt en dit niet in het Databrydge platform aangepast wordt, dan zal de koppeling de aangepaste data weer terugzetten naar de informatie die in de koppeling beschikbaar is.
  We zullen dit nader toelichting aan de hand van een voorbeeld: In de koppeling dient ingesteld te worden welke kostenplaats uit Twinfield gemapd wordt aan de cost object in Yokoy. In Yokoy kan handmatig de ERP-code van de cost object gewijzigd worden. Zodra de wijziging niet in het Databrydge platform wordt doorgevoerd, zal de koppeling de handmatige wijziging weer aanpassen naar de informatie die in de koppeling beschikbaar is.

• Het Databrydge platform is zo ingesteld dat op het moment dat er xxxxxx minuten geen actieve handelingen worden verricht. VRAGEN BARRA

• De declaraties en inkoopfacturen die betaald zijn via een Yokoy Card, worden automatisch afgeletterd in Twinfield. → Aan Gerard vragen
  

De handleiding bestaat uit de volgende onderdelen:

• De koppeling

  • 1. Informatie

  • 2. Kosten

  • 3. Aanmelden voor de koppeling

• Instellen van de koppeling

  • 4. Instellingen in Yokoy

    • Aanmaken van de koppelings-user in Yokoy

    • Activeren van de koppelings-user in Yokoy

    • Yokoy Invoice Export instellen

    • Aanmaken van cost objects in Yokoy

    • Aanmaken van expense categories in Yokoy

    • Aanmaken van BTW-codes in Yokoy

    • Aanmaken van users in Yokoy

    • Automatische synchronisatie naar Yokoy

  • 5. Instellingen in Twinfield

    • Aanmaken van de koppelings-user in Twinfield

    • Aanmaken van grootboekrekening(en) in Twinfield

    • Aanmaken van dagboek(en) in Twinfield

    • Aanmaken van kostenplaats(en) in Twinfield

    • Aanmaken van crediteuren in Twinfield

    • Aanmaken van vreemde valuta in Twinfield

  • 6. Instellingen in Databrydge

    • Inloggen op het platform

    • Instellen van de organisatie en de software pakketten

    • Authenticatie van Yokoy

    • Authenticatie van Twinfield

    • Ophalen van alle data

    • Instellingen in de koppeling

    • Mapping van de data in de koppeling

• Het aanpassen van de koppeling

• Het administratieve proces en handige informatie

  • 8. De administratieve verwerking

  • 9. Meer informatie over het Databrydge Platform

    • Dashboard van de koppeling:

    • Automatische synchronisatie

    • Manuele synchronisatie

  • 10. SUPPORT

  • 11. Tips & FAQ

2. Kosten

De kosten voor deze koppeling zijn opgebouwd uit

3. Aanmelden voor de koppeling

Om je aan te melden voor de koppeling gebruik je ons aanmeldformulier. Je kunt het formulier vinden via deze link:

Instellen van de koppeling

4. Instellingen Yokoy

Om ervoor te zorgen dat de koppeling de Yokoy transacties mag ophalen, dient er in Yokoy een aparte gebruiker aangemaakt te worden. Vervolgens dient dit account toegang te krijgen tot de Developer User rechten.

Aanmaken van de koppelings-user in Yokoy

Wij adviseren om een aparte user aan te maken in Yokoy waarmee de koppeling richting Databrydge gelegd wordt.

• Open de betreffende omgeving in Yokoy en open in het menu het tabblad HR / User management / Klik op: + Add user (Rechts bovenin, donkerblauwe knop)

PRINTSCREEN TOEVOEGEN HR ADD USER (V4)

• De volgende velden dienen ingevuld te worden, de overige velden mogen leeg blijven:

  • Company: Selecteer de administratie hoofdadministratie;

  • First Name: “Databrydge”

  • Last Name: “Connection”

  • Email: [uniek en het liefst een algemeen mailadres binnen de organisatie]

    LET OP: Indien je in Yokoy ook gebruik maakt van een testomgeving (en daar ook een koppeling mee wilt leggen), dan is het verstandig om voor het testaccount een afgeleid emailadres te gebruiken, aangezien binnen het gehele Yokoy systeem, maar 1x hetzelfde mailadres gebruikt kan worden. Dit mailadres kan bijvoorbeeld uitbereid worden met +1 voor het @, bijvoorbeeld: emailadres support@databrydge.com zou dan worden support+1@databrydge.com. De activeringsmail komt gewoon aan op het originele mailadres support@databrydge.com, maar de gebruikersnaam is vervolgens support+1@databrydge.com. OPMERKING BART: wellicht generieke emailadres adviseren

  • Employee account (ERP): Vul hier een willekeurig getal of tekst in, het is niet toegestaan om dit veld leeg te laten.

  • Line manager: Selecteer een willekeurige line manager, het is niet toegestaan om dit veld leeg te laten.

  • My approval limit: Vul hier een extreem hoog bedrag in, zodat de koppeling de boeking doorzet, zoals bijvoorbeeld “99999999”

...

• Klik op: Active and invite.
  

Het Databrydge account in Yokoy dient vervolgens toegang te krijgen tot de “Developer users” rechten in Yokoy:

• Open in het menu het tabblad Admin / Tool Admin / Developer Users: Selecteer het Databrydge account dat zojuist aangemaakt is.

...

• Klik op: Save.

Het Databrydge account in Yokoy dient ook toegang te krijgen tot verschillende onderdelen in het menu Admin om data van Twinfield aan te kunnen leveren in Yokoy:

• Open in het menu het tabblad Admin / Finance/HR roles / Klik op: + Add new role

PRINTSCREEN TOEVOEGEN FINANCE HR ROLES → ADD NEW ROLE (V4)

• Vul de volgende gegevens in:

1. Employee: Selecteer het Databrydge account dat zojuist aangemaakt is;

2. Roles: Vink de volgende rollen aan:

   1. Human resources (HR), zodat de koppeling bevoegd is om gebruikers op te halen uit Yokoy;

   2. Finance, zodat de koppeling bevoegd is om de financiële instellingen aan te passen in Yokoy;

3. Set up: Open het drop-down menu en vink de volgende gegevens aan:

   1. Transaction settings, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Pay module;

   2. Category setup, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Expense module;

   3. Company cards, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Pay module;

   4. Cost object setup;

   5. Integrations;

   6. Company settings;

   7. VAT / tax rate setup;

   8. Suppliers, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Invoice module;

   9. Categories (Supplier invoices), indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Invoice module;

   10. Invoice settings, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Invoice module;
       

PRINTSCREEN TOEVOEGEN FINANCE HR ROLES → SET UP (V4)

• Klik op: Activate

De koppelings-user is nu volledige aanmaakt in Yokoy. Dit account kan nu geactiveerd worden.

Activeren van de koppelings-user in Yokoy

In de tussentijd is de activeringsmail voor het nieuwe account binnen gekomen op het ingevulde emailadres.

• Open de mail en klik op: Activate account;

• Doorloop de stappen in Yokoy om het account te activeren;

Zodra het account is geactiveerd, dienen de credentials gegenereerd te worden. Deze dienen tijdens het instellen van de koppeling op het platform van Databrydge ingevuld te worden.

• Open in het menu het tabblad Admin / Developers

PRINTSCREEN TOEVOEGEN GENERATE CREDENTIALS V5

Rechts bovenin staat de Yokoy organization ID die dient straks beide ingevuld te worden bij het instellen van de koppeling.

• Kopieer de Yokoy organization ID en sla deze ergens veilig op;

• Klik vervolgens in hetzelfde scherm op: + Generate credentials

• Klik op: Generate OAuth credentials en vervolgens op: Generate credentials;
  

PRINTSCREEN TOEVOEGEN GENERATE OAUTH CREDENTIALS V5

• Vul de API Credentials name in: “Databrydge” en klik op: Next;
  

PRINTSCREEN TOEVOEGEN API CREDENTIALS NAME V5

Het volgende scherm toont de client ID en de client secret (samen vormen die de credentials van het account) en die dienen straks beide ingevuld te worden bij het instellen van de koppeling.

• Kopieer de client ID en sla deze ergens veilig op;

• Kopieer de client secret en sla deze ergens veilig op;

PRINTSCREEN TOEVOEGEN API CREDENTIALS GENERATED V5

• Vink de checkbox aan bij “I’ve copied and saved this information somewhere safe” en klik op: Close

De koppelings-user is nu volledig geactiveerd in Yokoy.

Yokoy Invoice Export instellen

Yokoy wijzigt de status van de Yokoy Expenses en Yokoy Pay transacties automatisch naar “Exported”, wanneer de data is geëxporteerd richting het ERP systeem. Bij Yokoy Invoices werkt dat niet zo en daarvoor is het nodig de exportfaciliteit van Yokoy te activeren.

De Yokoy Invoice Export kan via de volgende stappen geactiveerd worden:

• Open in het menu het tabblad Admin / Integrations / Tabblad: Invoice export / Start wizard

PRINTSCREEN TOEVOEGEN INTEGRATIONS INVOICE EXPORT - START WIZARD V5

• Vul de volgende gegevens in:

1. Export name: “Databrydge”;

2. Choose document type: Open het drop-down menu en selecteer “All Suppliers Invoices”

PRINTSCREEN TOEVOEGEN INTEGRATIONS INVOICE EXPORT - START WIZARD 2 V5

• Klik op: Next;

• Vul de volgende gegevens in:

1. ERP: Open het drop-down menu en selecteer “Yokoy Standard Export (API)”

PRINTSCREEN TOEVOEGEN INTEGRATIONS INVOICE EXPORT - START WIZARD 3 V5

• Klik op: Next;

• Vul de volgende gegevens in:

1. Reporting Currency: Open het drop-down menu en selecteer de gewenste export valuta;

   1. Original currency: Selecteer deze optie indien de invoices geëxporteerd dienen te worden in de bronvaluta van de factuur;

   2. Convert to company currency: Selecteer deze optie indien de invoices geëxporteerd dienen te worden in de valuta die ingestelde is voor deze administratie.

2. Data: Vink alle gegevens aan

PRINTSCREEN TOEVOEGEN INTEGRATIONS INVOICE EXPORT - START WIZARD 4 V5

• Klik op: Next;

In de volgende twee schermen wordt de volgende melding getoond: “Export setup: To enable SFTP connection, first finish configuring the facility”. Deze meldingen mogen voor waar aangenomen worden.

• Klik 2x op: Next;

In het volgende scherm wordt de volgende melding getoond: “There is no applicable authentication for the selected system”. Deze melding mag voor waar aangenomen worden.

• Klik op: Active;

Het volgende scherm toont de Yokoy Invoice export ID. Tijdens het instellen van de koppeling op het platform van Databrydge, dient het Yokoy Invoice export ID ingevuld worden.

• Kopieer de Yokoy Invoice export ID en sla deze ergens veilig op;

PRINTSCREEN TOEVOEGEN INTEGRATIONS INVOICE EXPORT - START WIZARD 5 V5

• Klik op: Active;

De koppelings-user is nu volledig geactiveerd in Yokoy inclusief de rechten tot het exporteren van Yokoy Invoices. Het is het beste om nu uit te loggen uit Yokoy als de koppelings-user voordat de vervolgstappen van de handleiding worden doorlopen.

Aanmaken van cost objects in Yokoy

De benodigde cost objects dienen aangemaakt te zijn in Yokoy. Voor het aanmaken van de cost objects in Yokoy, verwijzen we je graag door naar de website van Yokoy: https://yokoy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/300318837/Set+up+cost+objects

Aanmaken van expense categories in Yokoy

De benodigde expense categories dienen aangemaakt te zijn in Yokoy. Voor het aanmaken van de expense categories in Yokoy, verwijzen we je graag door naar de website van Yokoy: https://yokoy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/296485080/Expense+categories

Aanmaken van BTW-codes in Yokoy

De benodigde BTW-codes dienen aangemaakts te zijn in Yokoy. Voor het aanmaken van de BTW-codes in Yokoy, verwijzen we je graag door naar de website van Yokoy: https://yokoy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/289964033/Configure+tax+rates

Aanmaken van users in Yokoy

In de koppeling dienen de users uit Yokoy gekoppeld te worden aan de crediteuren uit Twinfield. De benodigde users dienen aangemaakt te zijn in Yokoy. Voor het aanmaken van de users in Yokoy, verwijzen we je graag door naar de website van Yokoy: https://yokoy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/1008074779/User+management

Automatische synchronisatie naar Yokoy

De volgende data kan automatisch gesynchroniseerd worden van Twinfield richting Yokoy, zodra dit aangegeven wordt in de koppeling. Deze hoeven niet eerst aangemaakt te worden in Yokoy.

• Tags: In de koppeling kan worden ingesteld dat de projecten in Twinfield gesynchroniseerd dienen te worden als tags richting Yokoy.

• Invoice categories: In de koppeling kan worden ingesteld welke grootboekrekeningen uit Twinfield (1. Balansrekeningen, 2. Winst- en verliesrekeningen of 3. Beide, zowel Balansrekeningen als Winst- en verliesrekeningen) gesynchroniseerd dienen te worden als invoice categories richting Yokoy. Deze hoeven niet eerst aangemaakt te worden in Yokoy.

• Suppliers: In de koppeling kan worden ingesteld dat de crediteuren in Twinfield gesynchroniseerd dienen te worden als suppliers richting Yokoy.

Hiermee zijn de instellingen in Yokoy klaar. Vervolgens dienen er ook een aantal instellingen in Twinfield verricht te worden.

5. Instellingen in Twinfield

Voor de instellingen in Twinfield is een basiskennis van Twinfield en/of boekhouden gewenst. We gaan er ook van uit dat de basisinrichting, zoals bijvoorbeeld het rekeningschema, in Twinfield gereed.

Aanmaken van de koppelings-user in Twinfield

Wij adviseren om een aparte user aan te maken in Twinfield waarmee de koppeling richting Databrydge gelegd wordt.

Voor het aanmaken van de een gebruiker in Twinfield, verwijzen we je graag door naar de website van Twinfield: Beheer gebruikers - Een nieuwe gebruiker aanmaken

Aanmaken van grootboekrekening(en) in Twinfield

De volgende Grootboekrekeningen dienen aangemaakt te worden in Twinfield:

• Een Winst- en verliesrekening voor de fooien en restbedragen. Wij adviseren deze de volgende naam te geven: “Yokoy Expense - Tips and remaining amounts”

• Een Balansrekening voor de Yokoy Pay transacties. Wij adviseren deze de volgende naam te geven: “Yokoy Card Transactions”;

• Een Winst- en verliesrekening voor de afrondingsverschillen. Wij adviseren deze de volgende naam te geven: “Yokoy Invoice - Rounding difference”

Voor het aanmaken van de Grootboekrekeningen in Twinfield, verwijzen we je graag door naar de website van Twinfield: Grootboek - Grootboekrekening toevoegen of wijzigen

Aanmaken van dagboek(en) in Twinfield

De volgende Dagboeken dienen aangemaakt te worden in Twinfield:

• Inkoopdagboek: “Yokoy Expense”

• Memoriaal dagboek: “Yokoy Card Transactions”

• Inkoopdagboek: “Yokoy Invoices” → Indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Invoice Module;

Voor het aanmaken van de dagboeken in Twinfield, verwijzen we je graag door naar de website van Twinfield: Dagboeken - Instellen dagboeken

Aanmaken van kostenplaatsen in Twinfield

De benodigde kostenplaatsen dienen aangemaakt te worden in Twinfield. Voor het aanmaken van de Kostenplaatsen in Twinfield, verwijzen we je graag door naar de website van Twinfield: Dimensies - Kostenplaats aanmaken

Aanmaken van crediteuren in Twinfield

De medewerkers dienen aangemaakt te worden als crediteuren in Twinfield. Voor het aanmaken van de crediteuren in Twinfield, verwijzen we je graag door naar de website van Twinfield: Crediteuren en debiteuren - Crediteuren aanmaken

Aanmaken van vreemde valuta in Twinfield

In Yokoy bestaan er twee manier om data te exporteren in combinatie met valuta’s

1. Het exporteren van de bedragen in de bedrijfsvaluta;

2. Het exporteren van de bedragen in de bronvaluta (hiermee bedoelen we de valuta die op de bon of de factuur staat vermeld).

De instellingen in Twinfield met betrekking tot de vreemde valuta is ook afhankelijk van deze opties.

1. Indien gekozen wordt voor het exporteren van de bedragen in de bedrijfsvaluta, hoeft er in Twinfield niets extra ingesteld te worden;

2. Indien gekozen wordt voor het exporteren van de bedragen in de bronvaluta, dienen de benodigde vreemde valuta’s ook aanwezig te zijn in Twinfield.

Voor het aanmaken van de crediteuren in Twinfield, verwijzen we je graag door naar de website van Twinfield: Vreemde valuta

Hiermee zijn de instellingen in Twinfield compleet en kan de koppeling op het Databrydge platform ingesteld worden.

6. Instellingen in Databrydge

De meeste instellingen in het Databrydge platform kunnen op een later moment nog worden gewijzigd. Echter het veranderen van de organisatie, de software pakketten en de authenticatie van de software pakketten / credentials, is helaas niet mogelijk. Indien die toch gewijzigd dienen te worden, dient de huidige koppeling stopgezet te worden en dient er een volledig nieuwe koppeling ingericht worden.

Inloggen op het platform

• Ga naar de website: https://app.databrydge.com/sign-in

• Log in met het emailadres en wachtwoord (de activatielink is per mail toegestuurd)

De startpagina van het Databrydge platform wordt getoond:

...

Instellen van de organisatie en de software pakketten

• Klik op: ONBOARDING

Het volgende scherm wordt geopend:

...

• Vul de volgende gegevens in:

1. Connection name: Vul de naam van de koppeling in: [Administratienaam] - Yokoy - Twinfield - [Test / Prod];

2. Synchronisation start date: Vul de datum in vanaf welke boekdatum de koppeling de data van Yokoy naar Twinfield dient over te zetten. [JJJJ-MM-DD]

3. Reseller: Selecteer de naam van de betreffende Reseller (de organisatie die de koppeling instelt);

4. Organisation: Selecteer de naam van de betreffende eindklant;

5. Package to connect: Selecteer eerst Yokoy en vervolgens Twinfield,

• Klik op: NEXT

Authenticatie van Yokoy

De koppeling van Databrydge dient toegang te krijgen tot Yokoy, middels het instellen van de credentials.

Het volgende scherm wordt geopend:

PRINTSCREEN YOKOY TWINFIELD (V3)

• Klik op: Yokoy / Credential

1. Selecteer bij Credential: Create new credential;

2. Selecteer bij Credential type “Yokoy”

Het scherm wordt vervolgens uitgebreid naar:

PRINTSCREEN YOKOY CREDENTIALS (V3)

• Vul de volgende gegevens in:

1. Name: Vul de naam van de credential in: [Administratienaam] - Yokoy - [Test / Prod];

2. Client Id: Vul hier de Yokoy Cliënt Id in (welke is gegenereerd in Stap: Aanmaken koppelings user in Yokoy van deze handleiding);

3. Client Secret: Vul hier de Yokoy Cliënt Secret in (welke is gegenereerd in Stap: Aanmaken koppelings user in Yokoy van deze handleiding);

4. Yokoy organization Id: Vul hier de Yokoy organization Id in;

5. Environment: Selecteer “Production” indien de koppeling ingesteld wordt met de productie omgeving in Yokoy en selecteer “Test” indien de koppeling ingesteld wordt voor de test omgeving in Yokoy.

De verbinden met Yokoy is compleet ingesteld.

Authenticatie van Twinfield

De koppeling van Databrydge dient toegang te krijgen tot Twinfield, middels het instellen van de credentials.

• Klik op: Twinfield / Credential

1. Selecteer bij Credential: Create new credential;

2. Selecteer bij Credential type “Oauth 2”

Het scherm wordt vervolgens uitgebreid naar:

PRINTSCREEN TWINFIELD CREDENTIALS V3

• Name: Vul de naam van de credential in: [Administratienaam] - Twinfield - [Test / Prod];

• Klik op: CONNECT

Het inlogscherm van Twinfield wordt getoond:

...

• Log in met de inloggegevens van Twinfield.

Het volgende scherm wordt geopend:

...

In dit scherm wordt de toestemming van Twinfield voor de koppeling geregeld.

• Zorg dat de vinkjes zijn aan staan bij de volgende onderwerpen:

1. Users

2. Organization profile

3. Organization User

4. Office access

5. Remember My Decision

• Klik op “Yes, ALLOW” om de instellingen op te slaan.

De internetbrowser zal nu een nieuw tabblad openen met het volgende scherm:

...

Dit scherm mag gesloten worden.

Image Removed

Ga nu (terug) naar het tabblad met de koppeling. Daar staat nu vermeld dat de koppeling met Twinfield CONNECTED is (hiervoor stond hier CONNECT).

PRINTSCREEN TEST YOKOY-TWINFIELD CONNECTION → CONNECTED NOG MAKEN

De verbinden met Twinfield is gelegd.

• Klik op NEXT

De koppeling gaat nu de beschikbare administraties ophalen uit Twinfield.

...

• Selecteer de betreffende Twinfield administratie

• Klik op NEXT

Ophalen van alle data

De koppeling gaat nu de beschikbare data ophalen uit Yokoy en Twinfield.

Basisinstellingen in de koppeling

De gegevens die in het volgende scherm ingesteld worden, bepalen het gedrag van de koppeling. Indien hier wijzigingen in aan worden gebracht, zal de koppeling dit gedrag toepassen op de nieuw aangeleverde data. Dit betekend dat data die al compleet geëxporteerd zijn richting Twinfield, niet wordt gewijzigd.

Zodra de koppeling klaar is met het ophalen van alle data uit Yokoy en Twinfield, wordt het volgende scherm geopend:

PRINTSCREEN TOEVOEGEN BASISINSTELLINGEN KOPPELING LEEG DATA SCHERM → NOG MAKEN

• Vul de volgende gegevens in indien alle Yokoy modules gebruikt worden:

1. Twinfield Office code: Selecteer de betreffende Twinfield administratie;

2. Onboarding.settings.periodCalculationMode:

3. Yokoy Legal Entity: Selecteer de betreffende Yokoy administratie;

4. Purchase journal for expenses: Selecteer het betreffende Twinfield dagboek waar de Yokoy Expenses naar toe dienen te worden geëxporteerd (welke is gegenereerd in Stap: Aanmaken van dagboek(en) in Twinfield van deze handleiding);

5. Default cost center for expenses: Selecteer de Twinfield kostenplaats die standaard meegeven dient te worden aan een Yokoy Expense, indien er geen cost object is ingegeven in Yokoy;

6. Default general ledger account for expense remaining amount: Selecteer de Twinfield grootboekrekening die gebruikt dient te worden voor de fooien en restbedragen (welke is gegenereerd in Stap: Aanmaken van grootboekrekening(en) in Twinfield van deze handleiding);
   Answer Barra 20-11-2024: The databrydge settings field 'Default general ledger account for expense remaining amount' is used for the rounding difference remaing amounts as the connection needs to perform many calculations. Those calculations can result in couple of cents defferent between the line amounts (summation of the line amonts) and the total line amount. The difference we put it in that general ledger account.
   ASKED GERARD 20-11-2024 for way of working with the additional charges in Yokoy, I thought it went to this GLAccount.

7. General journal for transactions: Selecteer het betreffende Twinfield dagboek waar de Yokoy Pay transacties naar toe dienen te worden geëxporteerd (welke is gegenereerd in Stap: Aanmaken van dagboek(en) in Twinfield van deze handleiding);

8. Default general ledger account for transactions: Selecteer de Twinfield grootboekrekening die gebruikt dient te worden voor de Yokoy Pay transacties (welke is gegenereerd in Stap: Aanmaken van grootboekrekening(en) in Twinfield van deze handleiding);

9. Yokoy user for triggering financial expense export: Selecteer de naam van de Yokoy users die vermeldt wordt in Yokoy als zijnde de persoon die de export heeft uitgevoerd. Ons advies is om de Databrydge Connection user te selecteren;

10. Yokoy company currency: Selecteer de standaard valuta van de administratie;

11. Currency synchronization mode: Selecteer de betreffende valuta synchronisatie van de transacties richting Twinfield. Hierin zijn de volgende opties beschikbaar:

    1. Use_original_currency → Met deze optie zal de koppeling de data exporteren naar Twinfield in de valuta waarmee de Yokoy Expenses, Yokoy Pay transacties en de Yokoy invoices zijn aangemaakt in Yokoy;

    2. Use_company_currency → Met deze optie zal de koppeling de data exporteren naar Twinfield in de standaard valuta van de administratie (die ingesteld is bij punt 10);

12. Rouding difference general ledger account: Selecteer de Twinfield grootboekrekening die gebruikt dient te worden voor de afrondingsverschillen van Yokoy Invoices (welke is gegenereerd in Stap: Aanmaken van grootboekrekening(en) in Twinfield van deze handleiding);

13. Yokoy dimension id for projects: Vul hier de Yokoy ID in, welke gekoppeld is aan de Tag dimensie “Projecten” (welke is terug te vinden via: Admin / Company / Enable tags / Selecteer de juiste tag / Rechts onderin staat “ID”);

14. Yokoy dimension code for projects: Vul hier de Yokoy Code (ERP) in, welke gekoppeld is aan de Tag dimensie “Projecten” (welke is terug te vinden via: Admin / Company / Enable tags / Selecteer de juiste tag / Rechts bovenin staat “Code (ERP)”);

15. Project synchronization mode: Selecteer de betreffende projectsynchronisatie richting Yokoy. Hierin zijn de volgende opties beschikbaar:

    1. Update_tags_with_mapped_projects → Met deze optie zal de koppeling de tags enkel update in Yokoy, wanneer deze ingesteld zijn in de koppeling;

    2. Send_projects_as_tags_to_yokoy → Met deze optie zal de koppeling alle projecten in Twinfield synchroniseren als tags richting Yokoy;

16. Supplier synchronization mode: Selecteer de betreffende leverancierssynchronisatie richting Yokoy. Hierin zijn de volgende opties beschikbaar:

    1. Send_creditors_as_suppliers_to_yokoy → Met deze optie zal de koppeling alle crediteuren in Twinfield synchroniseren als supplier richting Yokoy;

    2. Disable_suppliers_synchronization→ Met deze optie zal de koppeling de crediteuren in Twinfield niet synchroniseren als supplier richting Yokoy;

17. General ledger account types for invoice category synchronization: Selecteer de betreffende optie voor het synchroniseren van de grootboekrekeningen van Twinfield als invoice categories richting Yokoy. Hierin zijn de volgende opties beschikbaar:

    1. BAS → Met deze optie zal de koppeling alle balansgrootboekrekening in Twinfield synchroniseren als invoice categories richting Yokoy;

    2. PNL→ Met deze optie zal de koppeling alle winst- en verliesgrootboekrekening in Twinfield synchroniseren als invoice categories richting Yokoy;

    3. Beide: Het is mogelijk om zowel BAS als PNL te selecteren. Daarmee worden zowel de balansgrootboekrekeningen als de winst- en verliesgrootboekrekeningen in Twinfield gesynchroniseerd als invoice categories richting Yokoy;

18. Purchase journal for invoices: Selecteer het betreffende Twinfield dagboek waar de Yokoy Invoices naar toe dienen te worden geëxporteerd (welke is gegenereerd in Stap: Aanmaken van dagboek(en) in Twinfield van deze handleiding);

19. Yokoy invoice export facility: Om facturen te kunnen exporteren, is de Yokoy Invoice exporteerfunctie geactiveerd. Het Yokoy Invoice Export ID (welke is gegenereerd in Stap: Yokoy Invoice Export instellen van deze handleiding) dient hier ingevuld te worden;

Mapping van de data in koppeling

Voor de volgende onderdelen kan de data vanuit Yokoy gemapt worden aan de data uit Twinfield in het Databrydge platform:

1. Cost centers

2. Expense categories

3. Tags

4. Tax rates

5. Users

De instellingen voor de mapping, staan onder de basisinstellingen en zijn beschikbaar in hetzelfde scherm:

PRINTSCREEN TOEVOEGEN BASISINSTELLINGEN KOPPELING LEEG MAPPING SCHERM V5 → NOG MAKEN

De printscreens in dit gedeelte van de handleiding zijn gemaakt van Cost Center mapping, maar de inrichting voor alle onderdelen werkt op dezelfde manier.

• Klik op ADD ROW

PRINTSCREEN TOEVOEGEN MAPPING ADD ROW V5

• Selecteer in het eerste veld de gewenste data uit Yokoy;

• Selecteer in het veld daarachter de gewenste data uit Twinfield;

• Indien een mappingsregel niet meer nodig is, klik op DELETE ROW

Zodra alle mapping compleet is:

• Kik op:

  • FINISH: indien de koppeling wenst op te slaan - de eerste synchronisatie zal dan de volgende ochtend plaats vinden!

  • FINISH AND ACTIVATE: indien u de koppeling wenst op te slaan en direct de synchronisatie wenst uit te voeren!

De koppeling is nu volledig ingesteld en zal iedere nacht de Yokoy Expenses, Yokoy Payt transacties en Yokoy Invoices met de status “Ready for export” in Yokoy doorzetten naar Twinfield. Indien er geen nieuwe data klaarstaat om te exporteren, zal de koppeling niet automatisch de beschikbare data, zoals bijvoorbeeld leveranciers etc., updaten in Yokoy.