De koppeling
...
Om ervoor te zorgen dat de koppeling de Yokoy transacties mag ophalen, dient er in Yokoy een aparte gebruiker aangemaakt te worden. Vervolgens dient dit account toegang te krijgen tot de Developer User rechten.
| Note |
|---|
LET OP: Aan het einde van deze stap hebben we een Developer User aangemaakt (die bestaat uit twee codes, de Client ID en Client Secret). Deze dienen goed bewaard te worden, zodat deze later ingegeven kunnen worden in het Databrydge platform. De codes worden namelijk maar eenmalig getoond. |
...
Wij adviseren om een aparte user aan te maken in Yokoy waarmee de koppeling richting Databrydge gelegd wordt.
| Note |
|---|
LET OP: Indien de koppeling gelegd wordt met een gebruikersaccount van een medewerker en dit account wordt stopgezet in Yokoy (omdat de medewerker bijvoorbeeld uit dienst gaat), zal de koppeling ook stoppen met data uit te wisselen met het Databrydge platform. |
...
De volgende velden dienen ingevuld te worden, de overige velden mogen leeg blijven:
Company: Selecteer de hoofdadministratie;
First Name: “Databrydge”;
Last Name: “Connection”;
Email: [uniek en het liefst een algemeen mailadres binnen de organisatie]
| Info |
|---|
LET OP: Indien er ook gebruik gemaakt wordt van een testomgeving in Yokoy en daar ook een koppeling gelegd dient te worden, dan is het verstandig om voor het testaccount een afgeleid emailadres te gebruiken. Binnen het gehele Yokoy systeem kan namelijk maar 1x hetzelfde mailadres gebruikt worden. Dit mailadres kan voor de testomgeving het beste uitbereid worden met +1 voor het @, bijvoorbeeld: emailadres test@testaccount.com zou dan worden test+1@testaccount.com. De activeringsmail komt gewoon aan op het originele mailadres test@testaccount.com, maar de gebruikersnaam is vervolgens test+1@testaccount.com. |
...
Zodra het account is geactiveerd, dienen de credentials gegenereerd te worden. Deze dienen tijdens het instellen van de koppeling op het platform van Databrydge ingevuld te worden.
| Note |
|---|
LET OP: De credentials worden maar EENMALIG getoond. Sla deze goed op. |
...
Kopieer de Client ID en sla deze ergens veilig op;
Kopieer de Client secret en sla deze ergens veilig op;
| Note |
|---|
LET OP: De Client ID en Client secret worden maar EENMALIG getoond. Sla deze goed op, voordat er verder gegaan wordt met de stappen in de handleiding. |
...
| Info |
|---|
|
Yokoy
...
invoice export instellen
Yokoy wijzigt de status van de Yokoy Expenses en Yokoy Pay transacties automatisch naar “Exported”, wanneer de data is geëxporteerd richting het ERP systeem. Bij Yokoy Invoices werkt dat niet zo en daardoor is het nodig de exportfaciliteit van Yokoy te activeren.
...
Wij adviseren om een aparte user aan te maken in Twinfield waarmee de koppeling richting Databrydge gelegd wordt.
| Note |
|---|
LET OP: Indien de koppeling gelegd wordt met een gebruikersaccount van een medewerker en dit account wordt stopgezet in Twinfield (omdat de medewerker bijvoorbeeld uit dienst gaat), zal de koppeling ook stoppen met data uit te wisselen met het Databrydge platform. |
Voor het aanmaken van de een gebruiker in Twinfield, verwijzen we je graag door naar de website van Twinfield: Beheer gebruikers - Een nieuwe gebruiker aanmaken
| Note |
|---|
LET OP: Het is aan te raden om een account aan te maken met minimaal Level 2 (of een afgeleide van level 2 / of een level met meer rechten). Dit in verband met de rechten en rollen voor o.a. het beheren van de administratie in Twinfield, zoals bijvoorbeeld het aanmaken van projecten en valuta koersen. |
...
Indien gekozen wordt voor het exporteren van de bedragen in de bedrijfsvaluta, hoeft er in Twinfield niets extra ingesteld te worden;
Indien gekozen wordt voor het exporteren van de bedragen in de bronvaluta, dienen de benodigde vreemde valuta’s ook aanwezig te zijn in Twinfield.
Voor het aanmaken van de crediteuren vreemde valuta’s in Twinfield, verwijzen we je graag door naar de website van Twinfield: Vreemde valuta
...
Connection name: Vul de naam van de koppeling in: [Administratienaam] - Yokoy - Twinfield - [Test / Prod];
Synchronisation start date: Vul de datum in vanaf welke boekdatum de koppeling de data van Yokoy naar Twinfield dient over te zetten. [JJJJ-MM-DD]
| Note |
|---|
LET OP: Dat de juiste datum ingevuld wordt. Aanpassingen achteraf zijn enkel mogelijk in de backend door een developer. De kosten die hiervoor in rekening gebracht worden bedraagt € 75,- excl. BTW. |
...
De koppeling gaat nu de beschikbare data ophalen uit Yokoy en Twinfield.
| Info |
|---|
LET OP: het Het duurt nu ongeveer 80 seconden voordat de koppeling verder ingesteld kan worden. |
...
Selecteer in het eerste veld de gewenste data uit Yokoy;
Selecteer in het veld daarachter de gewenste data uit Twinfield;
Indien een mappingsregel niet meer nodig is, klik op DELETE ROW;
| Note |
|---|
LET OP: Map alle benodigde data in de koppeling om foutmeldingen te voorkomen. |
...
Yokoy Expenses worden als inkoopboekingen verwerkt richting Twinfield. Hierbij worden de uitgaven verantwoord op de grootboekrekening die gekoppeld is aan de expense categorie, die geselecteerd is tijden de expense verwerking in Yokoy. De tegenrekening betreft altijd de grootboekrekening crediteuren, waarbij de medewerker die de bon heeft ingediend de crediteur is;
Yokoy Invoices worden als inkoopboekingen verwerkt richting Twinfield. Hierbij worden de uitgaven verantwoord op de grootboekrekening(en) die gekoppeld is/zijn aan de invoice categorie(s), die geselecteerd is/zijn tijdens de invoice verwerking in Yokoy. De tegenrekening betreft altijd de grootboekrekening crediteuren, waarbij de leverancier de crediteur is;
Yokoy Pay-transacties worden als memoriaalboeking verwerkt richting Twinfield. Een Yokoy Pay-transactie dient in Yokoy altijd gematcht te worden aan een Yokoy Expense. Op het moment dat de match is gemaakt en de Yokoy Expense heeft de status “Ready for export”, exporteert de koppeling enkel een memoriaalboeking richting Twinfield. Hierbij worden de uitgaven verantwoord op de grootboekrekening die gekoppeld is aan de expense categorie, die geselecteerd is tijdens de expense verwerking in Yokoy. De tegenrekening betreft altijd de grootboekrekening die ingegeven is in de koppeling als “Default general ledger account for transactions” (welke is gegenereerd in Stap: Aanmaken van grootboekrekening(en) in Twinfield van deze handleiding);
| Infonote |
|---|
LET OP: De koppeling exporteert de Yokoy Expense die gematcht is aan de Yokoy Pay transactie dus niet als inkoopboeking naar Twinfield. |
...