Opzetten en inrichten

Koppeling

€

600,00

Vaste maandelijkse kosten

Koppeling

€

17,25

Variabele maandelijkse kosten

Geconfigureerde vestiging

€

12,

00

Omschrijving

Type

Uitleg

Kasverschillen

W&V

Maak een grootboekrekening aan voor kasverschillen. Meestal wordt gekozen voor een grootboekrekening van het type Winst- en verlies. Kasverschillen kunnen meerdere oorzaken hebben, namelijk:

• Er is sprake van een afrondingsverschil. Van ACA wordt een boeking ontvangen die niet in balans is. De koppeling corrigeert dit en boekt het verschil naar de kasverschillenrekening. Dit verschil mag maximaal enkele centen bedragen.

• Er is een betaalmethode gebruikt (zie verderop bij instellingen betaalmethodes) die in de koppeling niet toegewezen is aan een grootboekrekening.

• Er is sprake van een geconstateerd kasverschil. De uitgevoerde telling in de ACA kassa wijkt af van de aangeslagen hoeveelheid bij het afrekenen van het product (zie verder op instellingen verschilrekening).

Bijstorting

Balans

Op de ACA kassa zit een functie om een bijstorting van kasgeld vast te leggen. De grootboekrekening die je hier instelt, wordt dus een kruispost op de Balans. Wanneer er bijvoorbeeld sprake is van een bijstorting via de zakelijke bankrekening, kan tijdens het boeken van de bank op dezelfde kruispost geboekt worden.

Afstorting

Balans

Wat geldt voor een bijstorting, geldt ook voor een afstorting. Het is een mogelijkheid om hiervoor een aparte grootboekrekening te maken.

Betaalmethodes

Balans

Betaalmethodes worden ingesteld in de ACA kassa. Denk hierbij aan Pin, contant, creditcards en cadeaukaarten. Verschillende betaalmethodes worden op verschillende momenten en op verschillende wijzen ontvangen. Om voor elke betaalmethode apart te kunnen controleren of de tussenrekening leegloopt, is het mogelijk om per betaalmethode een tussenrekening te configureren. Zo kan per betaalmethode gecontroleerd worden of er evenveel ontvangen wordt als in de kassa verantwoord is.

Verschilrekening per betaalmethode

Balans

De kassakoppeling stuurt voor elke betaalmethode twee waarden mee:

1. De waarde die geteld is tijdens de kasafsluiting

2. De waarde die aangeslagen is bij het afrekenen van het product

Met de verschilrekening is het mogelijk om een eventueel verschil tussen deze waarden te boeken naar een specifieke grootboekrekening.

Standaard staat hier de optie “Gebruik kasverschillen” geselecteerd. Dit houdt in dat de telverschillen verantwoord worden op de rekening die is ingesteld bij Kasverschillen.

Kas

Balans > Kas

Maak voor elke vestiging of voor elke kassa een grootboekrekening aan.

Omschrijving

Type

Uitleg

Kassadebiteuren

Balans > Algemeen

In de ACA kassa’s is het mogelijk verkopen op rekening aan te slaan. Zo kun je verkopen doen en kunnen je klanten ze op een later tijdstip betalen. De koppeling boekt deze regels individueel door naar de administratie met de debiteurgegevens in de omschrijving. Hiermee kun je in Exact het uitstaande saldo Kassadebiteuren zien. Voor een specificatie is het verstandig de ACA kassa te raadplegen.

Omzet BTW hoog

W&V

De ACA kassa’s maken onderscheid in drie soorten omzet. Hoog, laag en 0%/vrijgesteld. Voor deze drie soorten dient een grootboekrekening aangemaakt te worden in de administratie.
Wanneer verdere analyse per vestiging vereist is, moet er gebruikt gemaakt worden van kostenplaatsen.

Omzet BTW laag

W&V

Zie uitleg Omzet BTW hoog.

Omzet BTW 0%/vrijgesteld

W&V

Zie uitleg Omzet BTW hoog.

Cadeaubonnen

Balans

In de ACA kassa’s zit een mogelijkheid om cadeaubonnen aan te maken en uit te geven. Deze grootboekrekening wordt gebruikt om de uitgegeven en ingeleverde cadeaubonnen via de cadeaubonmodule te registreren.

Kassa uitgaven (onkosten)

W&V

In de ACA kassa’s is het mogelijk om geld uit de kassa op te nemen voor kleine uitgaven. Er wordt dan geld uit de kassa geboekt en geregistreerd voor welk doeleinde/rubriek dit geld gebruikt is. De rubrieken zijn vrij in te richten.

ACA weet welke rubrieken er beschikbaar zijn in de kassa’s. Het is dus mogelijk om per rubriek een grootboekrekening aan te maken in Exact Online.

Omschrijving

Type

Uitleg

Kasverschillen

W&V

Maak een grootboekrekening aan voor kasverschillen. Meestal wordt gekozen voor een grootboekrekening van het type Winst- en verlies. Kasverschillen kunnen meerdere oorzaken hebben, namelijk:

• Er is sprake van een afrondingsverschil. Van ACA wordt een boeking ontvangen die niet in balans is. De koppeling corrigeert dit en boekt het verschil naar de kasverschillenrekening. Dit verschil mag maximaal enkele centen bedragen.

• Er is een betaalmethode gebruikt (zie verderop instellingen betaalmethodes) die in de koppeling niet toegewezen is aan een grootboekrekening.

• Er is sprake van een geconstateerd kasverschil. De uitgevoerde telling in de ACA kassa wijkt af van de aangeslagen hoeveelheid bij het afrekenen van het product (zie verderop bij instellingen verschilrekening).

Bijstorting

Balans

Op de ACA kassa zit een functie om een bijstorting van kasgeld vast te leggen. De grootboekrekening die je hier instelt, wordt dus een kruispost op de Balans. Wanneer er bijvoorbeeld sprake is van een bijstorting via de zakelijke bankrekening, kan tijdens het boeken van de bank op dezelfde kruispost geboekt worden.

Afstorting

Balans

Wat geldt voor een bijstorting, is ook voor een afstorting van toepassing. Het is mogelijk om hiervoor een aparte grootboekrekening te selecteren.

Betaalmethodes

Balans

Betaalmethodes worden ingesteld in de ACA kassa. Denk hierbij aan pin, contant, creditcards en cadeaukaarten. Verschillende betaalmethodes worden op verschillende momenten en op verschillende wijzen ontvangen. Om voor elke betaalmethode apart te kunnen controleren of de tussenrekening leegloopt, is het mogelijk om per betaalmethode een tussenrekening te configureren. Zo kan per betaalmethode gecontroleerd worden of er evenveel ontvangen wordt als in de kassa is verantwoord.

Verschilrekening per betaalmethode

Balans

De kassakoppeling stuurt voor elke betaalmethode twee waarden mee:

1. De waarde die geteld is tijdens de kasafsluiting

2. De waarde die aangeslagen is bij het afrekenen van het product

Met de verschilrekening is het mogelijk een eventueel verschil tussen deze waarden naar een specifieke grootboekrekening te boeken. Standaard staat hier de optie “Gebruik kasverschillen” geselecteerd. Dit houdt in dat de telverschillen verantwoord worden op de rekening die ingesteld is bij Kasverschillen.

Kas

Balans > Kas

Maak voor elke vestiging of voor elke kassa een grootboekrekening aan.

Omschrijving

Type

Uitleg

Kassadebiteuren

Balans > Algemeen

In de ACA kassa’s is het mogelijk verkopen op rekening aan te slaan. Zo kun je verkopen doen en kunnen je klanten ze op een later tijdstip betalen. De koppeling boekt deze regels individueel door naar de administratie met de debiteurgegevens in de omschrijving. Hiermee kun je in Twinfield het uitstaande saldo Kassadebiteuren zien. Voor een specificatie is het verstandig de ACA kassa te raadplegen.

Omzet BTW hoog

W&V

De ACA kassa’s maken onderscheid in drie soorten omzet. Hoog, laag en 0%/vrijgesteld. Voor al deze soorten dient een grootboekrekening aangemaakt te worden in de administratie.
Wanneer verdere analyse per vestiging vereist is, moet je gebruik maken van kostenplaatsen.

Omzet BTW laag

W&V

Zie uitleg Omzet BTW hoog.

Omzet BTW 0%/vrijgesteld

W&V

Zie uitleg Omzet BTW hoog.

Cadeaubonnen

Balans

In de ACA kassa’s zit een mogelijkheid om cadeaubonnen aan te maken en uit te geven. Deze grootboekrekening wordt gebruikt om de uitgegeven en ingeleverde cadeaubonnen via de cadeaubonmodule te registreren.

Kassa uitgaven (onkosten)

W&V

In de ACA kassa’s is het mogelijk om geld uit de kassa op te nemen voor kleine uitgaven. Er wordt dan geld uit de kassa geboekt en geregistreerd voor welk doeleinde/rubriek dit geld gebruikt is. De rubrieken zijn vrij in te richten.

ACA weet welke rubrieken er beschikbaar zijn in de kassa’s. Het is dus mogelijk om per rubriek een grootboekrekening aan te maken in Twinfield.

Omschrijving veld Databrydge

Uitleg

Periode in Exact

Wanneer u deze functie aanzet, zal Databrydge een periode meesturen naar Exact Online. Rekening houdend dat januari periode 1 is, februari periode 2 enz. Wanneer u deze functie uitzet, zal de koppeling de periode bepalen a.d.h.v. de periodedatumtabel in Exact Online.

Wij adviseren deze functie uit te zetten en Exact Online de periode van de boeking te laten bepalen a.d.h.v. de datum.

Kasverschillen

Selecteer een grootboekrekening voor de kasverschillen. Meestal wordt gekozen voor een grootboekrekening van het type Winst- en verlies. Kasverschillen kunnen meerdere oorzaken hebben, namelijk:

• Er is sprake van een afrondingsverschil. Van ACA wordt een boeking ontvangen die niet in balans is. De koppeling corrigeert dit en boekt het verschil naar de kasverschillenrekening. Dit verschil mag maximaal enkele centen bedragen.

• Er is een betaalmethode gebruikt (zie verderop instellingen betaalmethodes) die in de koppeling niet toegewezen is aan een grootboekrekening;

• Er is sprake van een geconstateerd kasverschil. De uitgevoerde telling in de ACA kassa wijkt af van de aangeslagen hoeveelheid bij het afrekeningen van het product (zie verder op instellingen verschilrekening).

Waarschuwing

Vul hier een bedrag in. Wanneer het kasverschil groter is dan het ingevoerde bedrag, wordt er een notificatie gemaakt. U ontvangt hiervan een melding in uw account en er zal een mailbericht worden verzonden naar de gebruiker.

Bijstorting

Selecteer een grootboekrekening voor de bijstortingen. Deze grootboekrekening wordt gebruikt wanneer de functie “Bijstorting” gebruikt wordt op de ACA kassa.

Afstorting

Selecteer een grootboekrekening voor de afstortingen. Meestal wordt gekozen voor een grootboekrekening van het type Balans. Deze grootboekrekening wordt gebruikt wanneer de functie “Afstorting” gebruikt wordt op de ACA kassa.

Apart kasboek per kassa

Selecteer “Ja” als u de dagboeken wilt koppelen op kassaniveau. Kies “Nee” als u de kassa’s wilt koppelen op vestigingsniveau. Wij adviseren kassa’s altijd te koppelen op kassaniveau.

Bestandsnaam ACA

Voer hier het bestandsnaamnummer in dat ACA heeft doorgegeven. Dit nummer begint met een “K” gevolgd door zes cijfers, bijvoorbeeld “K000000”.

Omschrijving veld Databrydge

Uitleg

Betaalmethode

Voer hier de code in van de betaalmethode in de ACA kassa. Bijvoorbeeld “PIN/EFT”.

Grootboekrekening Exact Online/Twinfield

Kies de grootboekrekening uit de lijst met beschikbare grootboekrekeningen. Mist er een grootboekrekening die wel bestaat in de administratie? Controleer dan de instellingen onder het kopje “Koppeling linken aan de juiste administratie binnen het boekhoudpakket”.

Verschilrekening Exact Online/Twinfield

De kassakoppeling stuurt voor elke betaalmethode twee waarden mee:

1. De waarde die geteld is bij de kasafsluiting;

2. de waarde die aangeslagen is bij het afrekenen van het product.

Met de verschilrekening kun je het verschil tussen de waarde die geteld is en de waarde die aangeslagen is, boeken naar een specifieke grootboekrekening. Standaard staat hier de optie “Gebruik kasverschillen” geselecteerd. Dit houdt in dat de telverschillen verantwoordt worden op de rekening die ingesteld is bij kasverschillen.

Tegenboeken BTW hoog

Het advies is deze rekening altijd op “Nee” te laten staan. Bij een correcte instelling van de ACA kassa is deze functie immers overbodig.

Mocht het zo zijn dat er problemen zijn met de verantwoording van kortingen, is het mogelijk deze functie op “Ja” te zetten. Bij sommige configuraties heeft ACA een betaalmethode ‘Korting’ toegevoegd. Dit is echter geen omzet, maar korting. Het is dus onterecht dat een ondernemer hier btw over af zou dragen. Via deze functie wordt de btw voor deze betreffende betaalmethode tegengeboekt, ook al geeft het product aan dat er wel btw van toepassing is. 

Omschrijving veld Databrydge

Uitleg

Kostenplaats Exact Online/Twinfield (optioneel)

Wanneer u de kostenplaatsen heeft ingesteld in Exact Online/Twinfield, kunt u hier de code van de kostenplaats invoeren. Databrydge zal de boeken van het betreffende vestigingsnummer dan koppelen aan de opgegeven kostenplaats in Exact Online/Twinfield.

Kasdagboek

Selecteer het kasboek dat u in het boekhoudpakket heeft aangemaakt.

Kasgrootboek

Selecteer de grootboekrekening die u in het boekhoudpakket heeft aangemaakt.

Logboek

Vul hier een e-mailadres in. Zo ontvangt u een e-mail als er iets met de koppeling gebeurt dat uw aandacht vereist.

Interval

Hiermee stelt u in hoe vaak Databrydge controleert op nieuwe bestanden. Kies hier voor “Elke nacht”. Er wordt namelijk maar één keer per dag een bestand klaargezet doro ACA. Hierdoor is het niet noodzakelijk om meerdere keren op een dag te controleren op nieuwe bestanden.

Vanaf

Vul hier in vanaf wanneer u wilt dat de kassatransacties verwerkt worden door Databrydge. Vul de datum in volgens het volgende format: YYYY-MM-DD. Bestanden die door ACA aangeleverd worden met een datum voor deze datum, zullen niet verwerkt worden.

Ik wil een grootboekrekening wijzigen. Waar moet ik dit doen?

Controleer in hoofdstuk 3 of het gaat om een grootboekrekening Databrydge of grootboekrekening ACA. Voer de wijziging door respectievelijk in de Databrydge instellingenpagina of neem contact op met je contactpersoon bij ACA.