Introductie

Over de koppeling

Met de koppeling tussen ACA en Exact Online of Twinfield worden de dagtotalen uit de ACA kassa automatische verwerkt als journaalpost in een dagboek kas.

In deze handleiding vind u meer informatie over het aanmeldproces en de stappen om de koppeling in te stellen.

De handleiding bestaat uit de volgende onderdelen:

Kosten

De kosten van de koppeling zijn afhankelijk van het aantal Exact Online administraties en het aantal ACA vestigingen. Een koppeling kan verbinden met maximaal 1 financiële administratie en meerdere ACA vestigingen.

Prijstabel:

Voorbeelden:

• Voorbeeld 1. Er zijn 3 ACA vestigingen, die allemaal vallen onder dezelfde entiteit/financiële administratie vallen. Dan is 1 koppeling met 3 vestigingen nodig.

  1. De eenmalige kosten voor aansluiten van 1 koppeling zijn 1x 600,00 euro.

  2. De maandelijkse kosten voor de koppeling zijn 53,25. Bestaan uit 1x koppeling (1x 17,25) en 3 vestigingen (3x 12,00).

• Voorbeeld 2. Er zijn 2 ACA vestigingen, die tot verschillende entiteiten/financiële administraties behoren iedere vestiging heeft 1 kassa.

  1. De eenmalige kosten voor aansluiten van 2 koppelingen zijn 2x600,00 euro.

  2. De maandelijkse kosten voor de koppeling zijn 58,50. Bestaan uit 2 koppelingen (2x17,25) en totaal 2 vestigingen (2x12,00).

Aanmelden voor de koppeling

Om je aan te melden voor de koppeling gebruik je ons aanmeldformulier. Je kunt het formulier vinden via deze link: Aanmeldformulier ACA koppeling

2. Verbinden met ACA en het boekhoudpakket

Nadat u uw gebruikersnaam en wachtwoord heeft aangemaakt a.d.h.v. de uitnodigingsmail, kunt u inloggen via de website https://dashboard.databrydge.com/. U ziet dan het volgende scherm:

Open

Na het inloggen komt u terecht op de overzichtspagina van de koppeling. U ziet hier de koppeling die een medewerker van Databrydge alvast voor u aangemaakt heeft.

Open

1. Druk op “Verbinden met ACA Fashion Software”. Op die manier maakt u een server aan waarop ACA de kassabestanden kan plaatsen.

2. Druk vervolgens op “Verbinden met Exact Online” of “Verbinden met Twinfield”.

3. U wordt doorgestuurd naar de inlogpagina van het gekozen boekhoudpakket. Log hier in met de bij u bekende inloggegevens van het boekhoudpakket. Vervolgens geeft u Databrydge toegang tot de administratie. Dat doet u zo:

   1. Exact Online
      U ziet onderstaand scherm. Accepteer de voorwaarden en druk op “Toestaan”. Hiermee accepteert u dat Databrydge toegang krijgt tot uw Exact Online omgeving:

   2. Twinfield
      U ziet onderstaand scherm waar u op “Toestaan” drukt. Hiermee accepteert u dat Databrydge toegang krijgt tot uw Twinfield omgeving.

4. Vervolgens verschijnt onderstaand scherm. Zorg ervoor dat u de gegevens uit het lichtblauwe vlak opslaat en mailt naar ACA via info@aca.nl. Met deze gegevens kan ACA ervoor zorgen dat de kassabestanden klaargezet worden voor Databrydge.

5. Als u deze stappen heeft voltooid, is Databrydge verbonden met het boekhoudpakket. De server waarop ACA de kassabestanden klaar kan zetten is aangemaakt en u heeft de inloggegevens van de server gemaild naar ACA. ACA zal voor u aan de slag gaan om de kassabestanden klaar te zetten richting Databrydge.

3. Instellingen in het boekhoudpakket – Exact Online

Om de koppeling goed te laten functioneren, moeten er diverse instellingen gedaan worden in het boekhoudpakket. Indien u gebruik maakt van Exact Online volg dan dit hoofdstuk. Indien je gebruikt maakt van Twinfield ga dan naar het hoofdstuk 4.

In de koppeling zijn diverse configuraties mogelijk. Om de koppeling goed in te kunnen stellen, zijn boekhoudkundige kennis en kennis over de werking Exact Online vereist. Voorbeelden van de diverse configuraties zijn bijvoorbeeld de keuze om wel of geen kostenplaatsen te gebruiken en om per kassa of per vestiging te werken met een aparte kasdagboeken.
De volgende zaken moeten ingesteld worden in de administratie:

1. Grootboekrekeningen

   1. Grootboekrekeningen Databrydge

   2. Grootboekrekeningen ACA

2. BTW-codes

3. Dagboeken

4. Kostenplaatsen (optioneel)

1. Grootboekrekeningen

We hebben het instellen van grootboekrekeningen opgesplitst in twee delen. Alle grootboekrekeningen moeten aangemaakt worden in Exact Online. Toch maken we onderscheid tussen deze grootboekrekeningen, omdat:

• Het eerste gedeelte “Grootboekrekeningen in Exact voor Databrydge” bestaat uit grootboekrekeningen die toegewezen kunnen worden in de instellingenpagina van Databrydge.

• Het tweede gedeelte “Grootboekrekeningen in Exact voor ACA” bestaat uit grootboekrekeningen die ACA moet instellen in de kassa’s. Deze grootboekrekeningen moeten dus ook aan ACA doorgegeven worden, zodat ACA de kassa’s juist kan instellen.

1a. Grootboekrekeningen in Exact voor Databrydge

Maak alle onderstaande grootboekrekeningen aan in Exact:

1b. Grootboekrekeningen ACA

Ook deze grootboekrekeningen maak je aan in Exact.

In reactie op de gegevens die u in een eerder stadium gemaild hebt naar ACA, zal een medewerker u vragen om diverse grootboekrekeningen door te geven. De medewerker van ACA zal duidelijk aangeven welke grootboekrekeningen hij/zij nodig heeft om de kassabestanden te kunnen genereren. Hoogstwaarschijnlijk zal het gaan om de codes van bovenstaande grootboekrekeningen.

Hieronder zie je een voorbeeld van een grootboekrekeningschema voor de ACA kassa in Exact Online (waarbij geen gebruik gemaakt wordt van aparte rekeningen voor telverschillen).

2. BTW codes

De ACA kassa’s maken onderscheid in drie soorten btw, namelijk: btw hoog, btw laag en btw 0% (vrijgesteld). Voor elk van deze soorten dient een btw-code aangemaakt te worden in Exact Online. In de meeste gevallen zijn deze btw-codes al aanwezig. Wij adviseren om in Exact Online een btw-code met het type “exclusief” aan te maken. Dit houdt in dat Exact Online het btw-bedrag berekent over het bedrag exclusief btw.

3. Dagboeken

U kunt de koppeling instellen op meerdere niveaus. Zo is het mogelijk om één dagboek te gebruiken per vestiging (waarin alle kassa’s van deze vestiging opgeteld worden). Of één dagboek per kassa. Wij adviseren in de meeste gevallen om één dagboek te hanteren per kassa. Zo is het makkelijk om in te zien welke kassa bijvoorbeeld niet goed afgesloten wordt of welke kassa voor kasverschillen zorgt.

Het aanmaken van kasdagboeken in Exact Online gaat als volgt:

1. Ga in Exact Online naar: Links bovenin uw scherm > klik op de administratienaam > Stamgegevens > Dagboeken > Nieuw.

2. Code: vul de gewenste dagboekcode in, bijvoorbeeld “11”.

3. Omschrijving: vul een duidelijke omschrijving in, bijvoorbeeld “Kas ACA Vestiging 1, Kassa 1”

4. Type: kies altijd “Kas” (ook bij een webshop).

5. Grootboekrekening: kies tegenrekening van kas. De tegenrekening heeft u eerder in deze handleiding aangemaakt. Mocht u de rekening wel aangemaakt hebben, maar kun je deze niet vinden bij het aanmaken van het kasdagboek? Dit betekent dat de grootboekrekening niet juist ingesteld is. Ga dan naar de grootboekrekenings-instellingen en wijzig deze naar het type: Kas.

6. Hoofd: vink dit uit. Dit betekent dat Exact Online standaard met dit kasboek naar voren komt wanneer je een kasboeking via de gebruikersinterface van Exact Online aan wilt maken.

7. Druk vervolgens op Opslaan.

8. Herhaal dit proces voor elke kassa/vestiging. Hieronder zie je een voorbeeld van een juist ingesteld kassadagboek.

4. Kostenplaatsen

Wanneer u gebruikt wilt maken van kostenplaatsen (bijvoorbeeld voor verdere analyse van omzetresultaten tussen verschillende vestigingen), kunt u kostenplaatsen aanmaken in Exact Online.

Het aanmaken van kostenplaatsen gaat als volgt:

1. Ga in Exact Online naar: links bovenin uw scherm > klik op de administratienaam > Stamgegevens > Kostenplaatsen > Nieuw.

2. Code: vul de gewenste kostenplaatscode in, bijvoorbeeld “VEST01”.

3. Omschrijving: vul een duidelijke omschrijving in, bijvoorbeeld “Vestiging 1”

4. Einddatum: laat dit veld leeg.

5. Druk vervolgens op Opslaan.

6. Herhaal het proces voor elke kostenplaats. Hieronder zie je een voorbeeld van een juist ingestelde kostenplaats. De kostenplaatscodes heb je later nodig in Databrydge.

U kunt nu verder met Hoofdstuk 5.

4. Instellingen in het boekhoudpakket – Twinfield

Om de koppeling goed te laten functioneren, moeten er diverse instellingen gedaan worden in het boekhoudpakket. Dit hoofdstuk is bedoeld voor gebruikers van Twinfield.

In de koppeling zijn diverse configuraties mogelijk. Om de koppeling goed in te kunnen stellen, is boekhoudkundige kennis en kennis over de werking van het boekhoudpakket vereist. Voorbeelden van de diverse configuraties zijn de keuze om wel of geen kostenplaatsen te gebruiken en om per kassa of per vestiging te werken met aparte kasdagboeken.
De volgende zaken moeten ingesteld te worden in de administratie:

1. Grootboekrekeningen

   1. Grootboekrekeningen Databrydge

   2. Grootboekrekeningen ACA

2. BTW-codes;

3. Dagboeken;

4. Kostenplaatsen (optioneel).

1. Grootboekrekeningen

We hebben het instellen van grootboekrekeningen opgesplitst in twee delen. Alle grootboekrekeningen moeten aangemaakt worden in Twinfield. Toch maken we onderscheid tussen deze grootboekrekeningen, omdat:

• Het eerste gedeelte “Grootboekrekeningen Databrydge” bestaat uit grootboekrekeningen die toegewezen kunnen worden in de instellingenpagina van Databrydge.

• Het tweede gedeelte “Grootboekrekeningen ACA” bestaat uit grootboekrekeningen die ACA moet instellen in de kassa’s. Deze grootboekrekeningen moeten dus ook aan ACA doorgegeven worden, zodat ACA de kassa’s juist in kan stellen.

Grootboekrekeningen kunnen in Twinfield aangemaakt worden via twee menu’s:

1. Ga naar het juiste menu:

   1. Voor Balansrekeningen ga naar: Financiële professionals > Dimensies > Balans.

   2. Voor Winst- en verliesrekeningen ga naar: Financiële professionals > Dimensies > Winst & Verlies.

2. Geef de gewenste code in van de grootboekrekening en druk op Volgende.

3. Voer de gegevens in van de grootboekrekening.

4. Indien je gebruik maakt van kostenplaatsen: zorg ervoor dat je verdere analyse op “af en toe” zet.

5. Druk op Opslaan.

1a. Grootboekrekeningen Databrydge

Maak alle onderstaande grootboekrekeningen aan in Twinfield:

1b. Grootboekrekeningen ACA

Maak onderstaande rekeningen aan in Twinfield.

In reactie op de gegevens die u in een eerder stadium gemaild hebt naar ACA, zal een medewerker u vragen om diverse grootboekrekeningen door te geven. De medewerker van ACA zal duidelijk aangeven welke grootboekrekeningen hij/zij nodig heeft om de kassabestanden te kunnen genereren. Hoogstwaarschijnlijk zal het gaan om de codes van bovenstaande grootboekrekeningen.

2. BTW codes

De ACA kassa’s maken onderscheid tussen drie soorten btw, namelijk: BTW hoog, BTW laag en BTW 0% (vrijgesteld). Voor elk van deze soorten moet een btw-code aangemaakt worden in Twinfield. In de meeste gevallen zijn deze btw-codes al aanwezig. Het btw-codes menu in Twinfield is te vinden onder: instellingen > Administratie-instellingen > Btw.

Zie hieronder een voorbeeld van een ingestelde pagina voor btw-codes in Twinfield:

3. Dagboeken

U kunt de koppeling instellen op meerdere niveaus. Zo is het mogelijk om één dagboek te gebruiken per vestiging (waarin alle kassa’s van deze vestiging opgeteld worden). Of één dagboek per kassa. Wij adviseren in de meeste gevallen om één dagboek te hanteren per kassa. Zo is het makkelijk om in te zien welke kassa bijvoorbeeld niet goed afgesloten wordt of welke kassa voor kasverschillen zorgt.

Het aanmaken van kasdagboeken in Twinfield gaat als volgt:

1. Ga in Twinfield naar: Kas & Banken > Kas & Banken > geef de code van het nieuw dagboek in bijv. “KASACAV1K1” > druk op volgende.

2. Naam: vul een duidelijke omschrijving in, bijvoorbeeld “Kas ACA Vestiging 1, Kassa 1”

3. Verkorte naam: herhaal de code

4. Type: kies altijd “Kas” (ook bij een webshop).

5. Regeldatum: toegestaan.

6. Grootboekrekening: kies tegenrekening van kas. De tegenrekening heeft u eerder in deze handleiding aangemaakt. Mocht u de rekening wel aangemaakt hebben maar niet kunnen vinden bij het aanmaken van het kasdagboek betekent dit dat de grootboekrekening niet juist ingesteld is. Ga dan naar de grootboekrekeningsinstellingen en wijzig deze naar het type: Kas.

7. Druk vervolgens op Opslaan. Herhaal het proces voor elke kassa/vestiging.

Hieronder zie je een voorbeeld van een ingesteld kassadagboek.

4. Kostenplaatsen

Wanneer u gebruikt wilt maken van kostenplaatsen (bijvoorbeeld voor verdere analyse van omzetresultaten tussen verschillende vestigingen), kunt u kostenplaatsen aanmaken in Twinfield.

Het aanmaken van kostenplaatsen gaat als volgt:

1. Ga in Twinfield naar: Financiële professionals > Dimensies > Kostenplaatsen > geef de code van de nieuwe kostenplaats in bijv. “VEST1” > druk op volgende.

2. Omschrijving: vul een duidelijke omschrijving in, bijvoorbeeld “Vestiging 1”

3. Druk vervolgens op Opslaan. Herhaal het proces voor elke kostenplaats.
   Hieronder zie je een voorbeeld van een ingestelde kostenplaats. De kostenplaatscodes heb je later nodig in Databrydge.

U kunt hieronder verder met Hoofdstuk 5.

5. Configuren van de koppeling in Databrydge

Zodra u de instellingen van het boekhoudpakket volledig heeft afgerond, kunt u de instellingen van Databrydge koppeling configureren. U doorloopt hiervoor de volgende stappen:

1. Koppeling linken aan de juiste administratie in het boekhoudpakket;

2. Algemene instellingen;

3. Betaalmethode(n) instellen;

4. Dagboeken en kostenplaatsen instellen;

5. Btw-codes instellen.

1. Koppeling linken aan de juiste administratie binnen het boekhoudpakket

1. Log in op Databrydge met uw inloggegevens. Link: https://dashboard.databrydge.com

2. Klik op “Instellingen”.

3. Kies de juiste administratie onder “Administratie in Exact Online/Twinfield”.

4. Klik vervolgens helemaal onderin op “Instellingen opslaan”.

De administratie is nu opgeslagen.

5. Klik bovenin uw scherm op “Instellingen verversen” om de beschikbare grootboekrekeningen op te halen uit de administratie.
6. Ververs vervolgens de internetpagina. U heeft de koppeling nu gekoppeld aan de juiste administratie van het boekhoudpakket en ziet de juiste grootboekrekeningen staan.

2. Algemene instellingen

U kunt nu diverse algemene dingen instellen voor uw koppeling. Hieronder ziet u welke algemene instellingen er zijn en wat ze inhouden.

3. Betaalmethode(n) instellen

Betaalmethoden zijn de methoden die in de ACA kassa te gebruiken zijn om een verkoop te verantwoorden, denk hierbij aan: pin, creditcard en diverse cadeaukaarten, cadeaubonnen (van derden, niet via de ACA kassa aangemaakt).

Elke betaalmethode kent in de ACA kassa een afkorting/code. Deze codes moeten toegewezen worden aan de betreffende grootboekrekeningen. Meestal worden hiervoor grootboekrekeningen gebruikt van het type Balans. Het zijn immers vaak tussenrekeningen voor bedragen die vervolgens werkelijk via de bank ontvangen worden. De werkelijke ontvangsten worden tegengeboekt op deze rekening.

Zie hieronder een voorbeeld van een ingestelde pagina voor betaalmethoden:

4. Dagboeken en Kostenplaatsen instellen

Zie hieronder een voorbeeld van een ingestelde pagina voor dagboeken en kostenplaatsen:

Volg hieronder de stap die hoort bij uw instelling van “Apart dagboek per kassa”.

- Het veld “Apart dagboek per kassa” staat op Nee

Voer bij ‘Vestigingsnummer ACA’ enkel de door ACA verstrekte vestigingscodes in.
Voorbeeld vestigingsnummers zonder uitsplitsing naar kassa’s:

- Het veld “Apart dagboek per kassa”  staat op Ja

Voer bij ‘Vestigingsnummer ACA’ eerst het vestigingsnummer in, gevolgd door een _ (underscore) en dan het kassanummer.
Voorbeeld vestigingsnummers met uitsplitsing naar kassa’s:

Daarna stelt u de volgende velden in:

5. Btw-codes instellen

Selecteer de juiste btw-codes bij de juiste percentages. Zie hieronder een voorbeeld van een ingestelde pagina voor btw-codes:

Nadat alle instellingen zijn gedaan, kunt u klikken op “Instellingen opslaan”.
De koppeling is nu klaar om geactiveerd te worden.

6. Koppeling activeren

1. Ga naar de overzichtspagina van de koppeling.

2. Druk op “Aanpassen”.

3. Vul de volgende velden in:

4. Druk op “Update” om de instellingen op te slaan.
5. Ga vervolgens opnieuw naar de overzichtspagina van de koppeling.
6. Als alle gegevens volledig zijn ingevuld, kunt u de koppeling activeren.
Dit doet u door in het gele kader op “Koppeling activeren” te klikken.

7. Vervolgens klikt u op “Koppeling activeren?”
8. De koppeling is nu actief. Vanaf dit moment zullen de kassaboekingen doorgezet worden naar uw boekhoudpakket.

7. Veelgestelde vragen