Handleiding ACA kassasysteem - Twinfield of Exact Online koppeling

Wil je je direct aanmelden voor de koppeling gebruik deze link: Aanmeldformulier ACA koppeling

Introductie

Over de koppeling

Met de koppeling tussen ACA en Exact Online of Twinfield worden de dagtotalen uit de ACA kassa automatische verwerkt als journaalpost in een dagboek kas.

In deze handleiding vind u meer informatie over het aanmeldproces en de stappen om de koppeling in te stellen.

 

De handleiding bestaat uit de volgende onderdelen:

Kosten

De kosten van de koppeling zijn afhankelijk van het aantal Exact Online administraties en het aantal ACA vestigingen. Een koppeling kan verbinden met maximaal 1 financiële administratie en meerdere ACA vestigingen.

Prijstabel:

Omschrijving

Kosten per

Eenmalig

Maandelijks

Omschrijving

Kosten per

Eenmalig

Maandelijks

Opzetten en inrichten

Koppeling

€ 600,00

 

Vaste maandelijkse kosten

Koppeling

 

€ 17,25

Variabele maandelijkse kosten

Geconfigureerde vestiging

 

€ 12,00

Voorbeelden:

  • Voorbeeld 1. Er zijn 3 ACA vestigingen, die allemaal vallen onder dezelfde entiteit/financiële administratie vallen. Dan is 1 koppeling met 3 vestigingen nodig.

    1. De eenmalige kosten voor aansluiten van 1 koppeling zijn 1x 600,00 euro.

    2. De maandelijkse kosten voor de koppeling zijn 53,25. Bestaan uit 1x koppeling (1x 17,25) en 3 vestigingen (3x 12,00).

  • Voorbeeld 2. Er zijn 2 ACA vestigingen, die tot verschillende entiteiten/financiële administraties behoren iedere vestiging heeft 1 kassa.

    1. De eenmalige kosten voor aansluiten van 2 koppelingen zijn 2x600,00 euro.

    2. De maandelijkse kosten voor de koppeling zijn 58,50. Bestaan uit 2 koppelingen (2x17,25) en totaal 2 vestigingen (2x12,00).

Voor een webshop wordt een aanvullende vestiging gerealiseerd in ACA. Houdt er rekening mee dat dit leidt tot een extra geconfigureerde vestiging.

Aanmelden voor de koppeling

Om je aan te melden voor de koppeling gebruik je ons aanmeldformulier. Je kunt het formulier vinden via deze link: Aanmeldformulier ACA koppeling

 


Voordat u begint met het instellen van deze koppeling, is het belangrijk dat er aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

  • U heeft toegang tot de Twinfield/Exact Online administratie die u wilt koppelen.

  • De gebruiker heeft voldoende rechten in de administratie.

  • U heeft een Databrydge abonnement voor de ACA kassakoppeling

  • U heeft een ACA abonnement voor het delen van kassabestanden

2. Verbinden met ACA en het boekhoudpakket

Nadat u uw gebruikersnaam en wachtwoord heeft aangemaakt a.d.h.v. de uitnodigingsmail, kunt u inloggen via de website https://dashboard.databrydge.com/. U ziet dan het volgende scherm:

 

Na het inloggen komt u terecht op de overzichtspagina van de koppeling. U ziet hier de koppeling die een medewerker van Databrydge alvast voor u aangemaakt heeft.

  1. Druk op “Verbinden met ACA Fashion Software”. Op die manier maakt u een server aan waarop ACA de kassabestanden kan plaatsen.

  2. Druk vervolgens op “Verbinden met Exact Online” of “Verbinden met Twinfield”.

  3. U wordt doorgestuurd naar de inlogpagina van het gekozen boekhoudpakket. Log hier in met de bij u bekende inloggegevens van het boekhoudpakket. Vervolgens geeft u Databrydge toegang tot de administratie. Dat doet u zo:

    1. Exact Online
      U ziet onderstaand scherm. Accepteer de voorwaarden en druk op “Toestaan”. Hiermee accepteert u dat Databrydge toegang krijgt tot uw Exact Online omgeving:

    2. Twinfield
      U ziet onderstaand scherm waar u op “Toestaan” drukt. Hiermee accepteert u dat Databrydge toegang krijgt tot uw Twinfield omgeving.

  4. Vervolgens verschijnt onderstaand scherm. Zorg ervoor dat u de gegevens uit het lichtblauwe vlak opslaat en mailt naar ACA via info@aca.nl. Met deze gegevens kan ACA ervoor zorgen dat de kassabestanden klaargezet worden voor Databrydge.

5. Als u deze stappen heeft voltooid, is Databrydge verbonden met het boekhoudpakket. De server waarop ACA de kassabestanden klaar kan zetten is aangemaakt en u heeft de inloggegevens van de server gemaild naar ACA. ACA zal voor u aan de slag gaan om de kassabestanden klaar te zetten richting Databrydge.

 


3. Instellingen in het boekhoudpakket – Exact Online

Om de koppeling goed te laten functioneren, moeten er diverse instellingen gedaan worden in het boekhoudpakket. Indien u gebruik maakt van Exact Online volg dan dit hoofdstuk. Indien je gebruikt maakt van Twinfield ga dan naar het hoofdstuk 4.

In de koppeling zijn diverse configuraties mogelijk. Om de koppeling goed in te kunnen stellen, zijn boekhoudkundige kennis en kennis over de werking Exact Online vereist. Voorbeelden van de diverse configuraties zijn bijvoorbeeld de keuze om wel of geen kostenplaatsen te gebruiken en om per kassa of per vestiging te werken met een aparte kasdagboeken.
De volgende zaken moeten ingesteld worden in de administratie:

  1. Grootboekrekeningen

    1. Grootboekrekeningen Databrydge

    2. Grootboekrekeningen ACA

  2. BTW-codes

  3. Dagboeken

  4. Kostenplaatsen (optioneel)

1. Grootboekrekeningen

We hebben het instellen van grootboekrekeningen opgesplitst in twee delen. Alle grootboekrekeningen moeten aangemaakt worden in Exact Online. Toch maken we onderscheid tussen deze grootboekrekeningen, omdat:

  • Het eerste gedeelte “Grootboekrekeningen in Exact voor Databrydge” bestaat uit grootboekrekeningen die toegewezen kunnen worden in de instellingenpagina van Databrydge.

  • Het tweede gedeelte “Grootboekrekeningen in Exact voor ACA” bestaat uit grootboekrekeningen die ACA moet instellen in de kassa’s. Deze grootboekrekeningen moeten dus ook aan ACA doorgegeven worden, zodat ACA de kassa’s juist kan instellen.

1a. Grootboekrekeningen in Exact voor Databrydge

Maak alle onderstaande grootboekrekeningen aan in Exact:

Omschrijving

Type

Uitleg

Kasverschillen

W&V

Maak een grootboekrekening aan voor kasverschillen. Meestal wordt gekozen voor een grootboekrekening van het type Winst- en verlies. Kasverschillen kunnen meerdere oorzaken hebben, namelijk:

  • Er is sprake van een afrondingsverschil. Van ACA wordt een boeking ontvangen die niet in balans is. De koppeling corrigeert dit en boekt het verschil naar de kasverschillenrekening. Dit verschil mag maximaal enkele centen bedragen.

  • Er is een betaalmethode gebruikt (zie verderop bij instellingen betaalmethodes) die in de koppeling niet toegewezen is aan een grootboekrekening.

  • Er is sprake van een geconstateerd kasverschil. De uitgevoerde telling in de ACA kassa wijkt af van de aangeslagen hoeveelheid bij het afrekenen van het product (zie verder op instellingen verschilrekening).

Bijstorting

Balans

Op de ACA kassa zit een functie om een bijstorting van kasgeld vast te leggen. De grootboekrekening die je hier instelt, wordt dus een kruispost op de Balans. Wanneer er bijvoorbeeld sprake is van een bijstorting via de zakelijke bankrekening, kan tijdens het boeken van de bank op dezelfde kruispost geboekt worden.

Afstorting

Balans

Wat geldt voor een bijstorting, geldt ook voor een afstorting. Het is een mogelijkheid om hiervoor een aparte grootboekrekening te maken.

Betaalmethodes

Balans

Betaalmethodes worden ingesteld in de ACA kassa. Denk hierbij aan Pin, contant, creditcards en cadeaukaarten. Verschillende betaalmethodes worden op verschillende momenten en op verschillende wijzen ontvangen. Om voor elke betaalmethode apart te kunnen controleren of de tussenrekening leegloopt, is het mogelijk om per betaalmethode een tussenrekening te configureren. Zo kan per betaalmethode gecontroleerd worden of er evenveel ontvangen wordt als in de kassa verantwoord is.

Verschilrekening per betaalmethode

Balans

De kassakoppeling stuurt voor elke betaalmethode twee waarden mee:

  1. De waarde die geteld is tijdens de kasafsluiting

  2. De waarde die aangeslagen is bij het afrekenen van het product

Met de verschilrekening is het mogelijk om een eventueel verschil tussen deze waarden te boeken naar een specifieke grootboekrekening.

Standaard staat hier de optie “Gebruik kasverschillen” geselecteerd. Dit houdt in dat de telverschillen verantwoord worden op de rekening die is ingesteld bij Kasverschillen.

Kas

Balans > Kas

Maak voor elke vestiging of voor elke kassa een grootboekrekening aan.

1b. Grootboekrekeningen ACA

Ook deze grootboekrekeningen maak je aan in Exact.

Omschrijving

Type

Uitleg

Kassadebiteuren

Balans > Algemeen

In de ACA kassa’s is het mogelijk verkopen op rekening aan te slaan. Zo kun je verkopen doen en kunnen je klanten ze op een later tijdstip betalen. De koppeling boekt deze regels individueel door naar de administratie met de debiteurgegevens in de omschrijving. Hiermee kun je in Exact het uitstaande saldo Kassadebiteuren zien. Voor een specificatie is het verstandig de ACA kassa te raadplegen.

Omzet BTW hoog

W&V

De ACA kassa’s maken onderscheid in drie soorten omzet. Hoog, laag en 0%/vrijgesteld. Voor deze drie soorten dient een grootboekrekening aangemaakt te worden in de administratie.
Wanneer verdere analyse per vestiging vereist is, moet er gebruikt gemaakt worden van kostenplaatsen.

Omzet BTW laag

W&V

Zie uitleg Omzet BTW hoog.

Omzet BTW 0%/vrijgesteld

W&V

Zie uitleg Omzet BTW hoog.

Cadeaubonnen

Balans

In de ACA kassa’s zit een mogelijkheid om cadeaubonnen aan te maken en uit te geven. Deze grootboekrekening wordt gebruikt om de uitgegeven en ingeleverde cadeaubonnen via de cadeaubonmodule te registreren.

Kassa uitgaven (onkosten)

W&V

In de ACA kassa’s is het mogelijk om geld uit de kassa op te nemen voor kleine uitgaven. Er wordt dan geld uit de kassa geboekt en geregistreerd voor welk doeleinde/rubriek dit geld gebruikt is. De rubrieken zijn vrij in te richten.

ACA weet welke rubrieken er beschikbaar zijn in de kassa’s. Het is dus mogelijk om per rubriek een grootboekrekening aan te maken in Exact Online.

In reactie op de gegevens die u in een eerder stadium gemaild hebt naar ACA, zal een medewerker u vragen om diverse grootboekrekeningen door te geven. De medewerker van ACA zal duidelijk aangeven welke grootboekrekeningen hij/zij nodig heeft om de kassabestanden te kunnen genereren. Hoogstwaarschijnlijk zal het gaan om de codes van bovenstaande grootboekrekeningen.

Hieronder zie je een voorbeeld van een grootboekrekeningschema voor de ACA kassa in Exact Online (waarbij geen gebruik gemaakt wordt van aparte rekeningen voor telverschillen).

2. BTW codes

De ACA kassa’s maken onderscheid in drie soorten btw, namelijk: btw hoog, btw laag en btw 0% (vrijgesteld). Voor elk van deze soorten dient een btw-code aangemaakt te worden in Exact Online. In de meeste gevallen zijn deze btw-codes al aanwezig. Wij adviseren om in Exact Online een btw-code met het type “exclusief” aan te maken. Dit houdt in dat Exact Online het btw-bedrag berekent over het bedrag exclusief btw.

3. Dagboeken

U kunt de koppeling instellen op meerdere niveaus. Zo is het mogelijk om één dagboek te gebruiken per vestiging (waarin alle kassa’s van deze vestiging opgeteld worden). Of één dagboek per kassa. Wij adviseren in de meeste gevallen om één dagboek te hanteren per kassa. Zo is het makkelijk om in te zien welke kassa bijvoorbeeld niet goed afgesloten wordt of welke kassa voor kasverschillen zorgt.

Het aanmaken van kasdagboeken in Exact Online gaat als volgt:

  1. Ga in Exact Online naar: Links bovenin uw scherm > klik op de administratienaam > Stamgegevens > Dagboeken > Nieuw.

  2. Code: vul de gewenste dagboekcode in, bijvoorbeeld “11”.

  3. Omschrijving: vul een duidelijke omschrijving in, bijvoorbeeld “Kas ACA Vestiging 1, Kassa 1”

  4. Type: kies altijd “Kas” (ook bij een webshop).

  5. Grootboekrekening: kies tegenrekening van kas. De tegenrekening heeft u eerder in deze handleiding aangemaakt. Mocht u de rekening wel aangemaakt hebben, maar kun je deze niet vinden bij het aanmaken van het kasdagboek? Dit betekent dat de grootboekrekening niet juist ingesteld is. Ga dan naar de grootboekrekenings-instellingen en wijzig deze naar het type: Kas.

  6. Hoofd: vink dit uit. Dit betekent dat Exact Online standaard met dit kasboek naar voren komt wanneer je een kasboeking via de gebruikersinterface van Exact Online aan wilt maken.

  7. Druk vervolgens op Opslaan.

  8. Herhaal dit proces voor elke kassa/vestiging. Hieronder zie je een voorbeeld van een juist ingesteld kassadagboek.

4. Kostenplaatsen

Wanneer u gebruikt wilt maken van kostenplaatsen (bijvoorbeeld voor verdere analyse van omzetresultaten tussen verschillende vestigingen), kunt u kostenplaatsen aanmaken in Exact Online.

Het aanmaken van kostenplaatsen gaat als volgt:

  1. Ga in Exact Online naar: links bovenin uw scherm > klik op de administratienaam > Stamgegevens > Kostenplaatsen > Nieuw.

  2. Code: vul de gewenste kostenplaatscode in, bijvoorbeeld “VEST01”.

  3. Omschrijving: vul een duidelijke omschrijving in, bijvoorbeeld “Vestiging 1”

  4. Einddatum: laat dit veld leeg.

  5. Druk vervolgens op Opslaan.

  6. Herhaal het proces voor elke kostenplaats. Hieronder zie je een voorbeeld van een juist ingestelde kostenplaats. De kostenplaatscodes heb je later nodig in Databrydge.

U kunt nu verder met Hoofdstuk 5.

 


4. Instellingen in het boekhoudpakket – Twinfield

Om de koppeling goed te laten functioneren, moeten er diverse instellingen gedaan worden in het boekhoudpakket. Dit hoofdstuk is bedoeld voor gebruikers van Twinfield.

In de koppeling zijn diverse configuraties mogelijk. Om de koppeling goed in te kunnen stellen, is boekhoudkundige kennis en kennis over de werking van het boekhoudpakket vereist. Voorbeelden van de diverse configuraties zijn de keuze om wel of geen kostenplaatsen te gebruiken en om per kassa of per vestiging te werken met aparte kasdagboeken.
De volgende zaken moeten ingesteld te worden in de administratie:

  1. Grootboekrekeningen

    1. Grootboekrekeningen Databrydge

    2. Grootboekrekeningen ACA

  2. BTW-codes;

  3. Dagboeken;

  4. Kostenplaatsen (optioneel).

1. Grootboekrekeningen

We hebben het instellen van grootboekrekeningen opgesplitst in twee delen. Alle grootboekrekeningen moeten aangemaakt worden in Twinfield. Toch maken we onderscheid tussen deze grootboekrekeningen, omdat:

  • Het eerste gedeelte “Grootboekrekeningen Databrydge” bestaat uit grootboekrekeningen die toegewezen kunnen worden in de instellingenpagina van Databrydge.

  • Het tweede gedeelte “Grootboekrekeningen ACA” bestaat uit grootboekrekeningen die ACA moet instellen in de kassa’s. Deze grootboekrekeningen moeten dus ook aan ACA doorgegeven worden, zodat ACA de kassa’s juist in kan stellen.

Grootboekrekeningen kunnen in Twinfield aangemaakt worden via twee menu’s:

  1. Ga naar het juiste menu:

    1. Voor Balansrekeningen ga naar: Financiële professionals > Dimensies > Balans.

    2. Voor Winst- en verliesrekeningen ga naar: Financiële professionals > Dimensies > Winst & Verlies.

  2. Geef de gewenste code in van de grootboekrekening en druk op Volgende.

  3. Voer de gegevens in van de grootboekrekening.

  4. Indien je gebruik maakt van kostenplaatsen: zorg ervoor dat je verdere analyse op “af en toe” zet.

  5. Druk op Opslaan.

1a. Grootboekrekeningen Databrydge

Maak alle onderstaande grootboekrekeningen aan in Twinfield:

Omschrijving

Type

Uitleg

Kasverschillen

W&V

Maak een grootboekrekening aan voor kasverschillen. Meestal wordt gekozen voor een grootboekrekening van het type Winst- en verlies. Kasverschillen kunnen meerdere oorzaken hebben, namelijk:

  • Er is sprake van een afrondingsverschil. Van ACA wordt een boeking ontvangen die niet in balans is. De koppeling corrigeert dit en boekt het verschil naar de kasverschillenrekening. Dit verschil mag maximaal enkele centen bedragen.

  • Er is een betaalmethode gebruikt (zie verderop instellingen betaalmethodes) die in de koppeling niet toegewezen is aan een grootboekrekening.

  • Er is sprake van een geconstateerd kasverschil. De uitgevoerde telling in de ACA kassa wijkt af van de aangeslagen hoeveelheid bij het afrekenen van het product (zie verderop bij instellingen verschilrekening).

Bijstorting

Balans

Op de ACA kassa zit een functie om een bijstorting van kasgeld vast te leggen. De grootboekrekening die je hier instelt, wordt dus een kruispost op de Balans. Wanneer er bijvoorbeeld sprake is van een bijstorting via de zakelijke bankrekening, kan tijdens het boeken van de bank op dezelfde kruispost geboekt worden.

Afstorting

Balans

Wat geldt voor een bijstorting, is ook voor een afstorting van toepassing. Het is mogelijk om hiervoor een aparte grootboekrekening te selecteren.

Betaalmethodes

Balans

Betaalmethodes worden ingesteld in de ACA kassa. Denk hierbij aan pin, contant, creditcards en cadeaukaarten. Verschillende betaalmethodes worden op verschillende momenten en op verschillende wijzen ontvangen. Om voor elke betaalmethode apart te kunnen controleren of de tussenrekening leegloopt, is het mogelijk om per betaalmethode een tussenrekening te configureren. Zo kan per betaalmethode gecontroleerd worden of er evenveel ontvangen wordt als in de kassa is verantwoord.

Verschilrekening per betaalmethode

Balans

De kassakoppeling stuurt voor elke betaalmethode twee waarden mee:

  1. De waarde die geteld is tijdens de kasafsluiting

  2. De waarde die aangeslagen is bij het afrekenen van het product

Met de verschilrekening is het mogelijk een eventueel verschil tussen deze waarden naar een specifieke grootboekrekening te boeken. Standaard staat hier de optie “Gebruik kasverschillen” geselecteerd. Dit houdt in dat de telverschillen verantwoord worden op de rekening die ingesteld is bij Kasverschillen.

Kas

Balans > Kas

Maak voor elke vestiging of voor elke kassa een grootboekrekening aan.

 

1b. Grootboekrekeningen ACA

Maak onderstaande rekeningen aan in Twinfield.

Omschrijving

Type

Uitleg

Kassadebiteuren

Balans > Algemeen

In de ACA kassa’s is het mogelijk verkopen op rekening aan te slaan. Zo kun je verkopen doen en kunnen je klanten ze op een later tijdstip betalen. De koppeling boekt deze regels individueel door naar de administratie met de debiteurgegevens in de omschrijving. Hiermee kun je in Twinfield het uitstaande saldo Kassadebiteuren zien. Voor een specificatie is het verstandig de ACA kassa te raadplegen.

Omzet BTW hoog

W&V

De ACA kassa’s maken onderscheid in drie soorten omzet. Hoog, laag en 0%/vrijgesteld. Voor al deze soorten dient een grootboekrekening aangemaakt te worden in de administratie.
Wanneer verdere analyse per vestiging vereist is, moet je gebruik maken van kostenplaatsen.

Omzet BTW laag

W&V

Zie uitleg Omzet BTW hoog.

Omzet BTW 0%/vrijgesteld

W&V

Zie uitleg Omzet BTW hoog.

Cadeaubonnen

Balans

In de ACA kassa’s zit een mogelijkheid om cadeaubonnen aan te maken en uit te geven. Deze grootboekrekening wordt gebruikt om de uitgegeven en ingeleverde cadeaubonnen via de cadeaubonmodule te registreren.

Kassa uitgaven (onkosten)

W&V

In de ACA kassa’s is het mogelijk om geld uit de kassa op te nemen voor kleine uitgaven. Er wordt dan geld uit de kassa geboekt en geregistreerd voor welk doeleinde/rubriek dit geld gebruikt is. De rubrieken zijn vrij in te richten.

ACA weet welke rubrieken er beschikbaar zijn in de kassa’s. Het is dus mogelijk om per rubriek een grootboekrekening aan te maken in Twinfield.

In reactie op de gegevens die u in een eerder stadium gemaild hebt naar ACA, zal een medewerker u vragen om diverse grootboekrekeningen door te geven. De medewerker van ACA zal duidelijk aangeven welke grootboekrekeningen hij/zij nodig heeft om de kassabestanden te kunnen genereren. Hoogstwaarschijnlijk zal het gaan om de codes van bovenstaande grootboekrekeningen.

2. BTW codes

De ACA kassa’s maken onderscheid tussen drie soorten btw, namelijk: BTW hoog, BTW laag en BTW 0% (vrijgesteld). Voor elk van deze soorten moet een btw-code aangemaakt worden in Twinfield. In de meeste gevallen zijn deze btw-codes al aanwezig. Het btw-codes menu in Twinfield is te vinden onder: instellingen > Administratie-instellingen > Btw.

Zie hieronder een voorbeeld van een ingestelde pagina voor btw-codes in Twinfield:

3. Dagboeken

U kunt de koppeling instellen op meerdere niveaus. Zo is het mogelijk om één dagboek te gebruiken per vestiging (waarin alle kassa’s van deze vestiging opgeteld worden). Of één dagboek per kassa. Wij adviseren in de meeste gevallen om één dagboek te hanteren per kassa. Zo is het makkelijk om in te zien welke kassa bijvoorbeeld niet goed afgesloten wordt of welke kassa voor kasverschillen zorgt.

Het aanmaken van kasdagboeken in Twinfield gaat als volgt:

  1. Ga in Twinfield naar: Kas & Banken > Kas & Banken > geef de code van het nieuw dagboek in bijv. “KASACAV1K1” > druk op volgende.

  2. Naam: vul een duidelijke omschrijving in, bijvoorbeeld “Kas ACA Vestiging 1, Kassa 1”

  3. Verkorte naam: herhaal de code

  4. Type: kies altijd “Kas” (ook bij een webshop).

  5. Regeldatum: toegestaan.

  6. Grootboekrekening: kies tegenrekening van kas. De tegenrekening heeft u eerder in deze handleiding aangemaakt. Mocht u de rekening wel aangemaakt hebben maar niet kunnen vinden bij het aanmaken van het kasdagboek betekent dit dat de grootboekrekening niet juist ingesteld is. Ga dan naar de grootboekrekeningsinstellingen en wijzig deze naar het type: Kas.

  7. Druk vervolgens op Opslaan. Herhaal het proces voor elke kassa/vestiging.

Hieronder zie je een voorbeeld van een ingesteld kassadagboek.

4. Kostenplaatsen

Wanneer u gebruikt wilt maken van kostenplaatsen (bijvoorbeeld voor verdere analyse van omzetresultaten tussen verschillende vestigingen), kunt u kostenplaatsen aanmaken in Twinfield.

Het aanmaken van kostenplaatsen gaat als volgt:

  1. Ga in Twinfield naar: Financiële professionals > Dimensies > Kostenplaatsen > geef de code van de nieuwe kostenplaats in bijv. “VEST1” > druk op volgende.

  2. Omschrijving: vul een duidelijke omschrijving in, bijvoorbeeld “Vestiging 1”

  3. Druk vervolgens op Opslaan. Herhaal het proces voor elke kostenplaats.
    Hieronder zie je een voorbeeld van een ingestelde kostenplaats. De kostenplaatscodes heb je later nodig in Databrydge.

U kunt hieronder verder met Hoofdstuk 5.

 


5. Configuren van de koppeling in Databrydge

Zodra u de instellingen van het boekhoudpakket volledig heeft afgerond, kunt u de instellingen van Databrydge koppeling configureren. U doorloopt hiervoor de volgende stappen:

  1. Koppeling linken aan de juiste administratie in het boekhoudpakket;

  2. Algemene instellingen;

  3. Betaalmethode(n) instellen;

  4. Dagboeken en kostenplaatsen instellen;

  5. Btw-codes instellen.

1. Koppeling linken aan de juiste administratie binnen het boekhoudpakket

  1. Log in op Databrydge met uw inloggegevens. Link: https://dashboard.databrydge.com

  2. Klik op “Instellingen”.

  3. Kies de juiste administratie onder “Administratie in Exact Online/Twinfield”.

  4. Klik vervolgens helemaal onderin op “Instellingen opslaan”.

De administratie is nu opgeslagen.

5. Klik bovenin uw scherm op “Instellingen verversen” om de beschikbare grootboekrekeningen op te halen uit de administratie.
6. Ververs vervolgens de internetpagina. U heeft de koppeling nu gekoppeld aan de juiste administratie van het boekhoudpakket en ziet de juiste grootboekrekeningen staan.

2. Algemene instellingen

U kunt nu diverse algemene dingen instellen voor uw koppeling. Hieronder ziet u welke algemene instellingen er zijn en wat ze inhouden.

Omschrijving veld Databrydge

Uitleg

Periode in Exact

Wanneer u deze functie aanzet, zal Databrydge een periode meesturen naar Exact Online. Rekening houdend dat januari periode 1 is, februari periode 2 enz. Wanneer u deze functie uitzet, zal de koppeling de periode bepalen a.d.h.v. de periodedatumtabel in Exact Online.

Wij adviseren deze functie uit te zetten en Exact Online de periode van de boeking te laten bepalen a.d.h.v. de datum.

Kasverschillen

Selecteer een grootboekrekening voor de kasverschillen. Meestal wordt gekozen voor een grootboekrekening van het type Winst- en verlies. Kasverschillen kunnen meerdere oorzaken hebben, namelijk:

  • Er is sprake van een afrondingsverschil. Van ACA wordt een boeking ontvangen die niet in balans is. De koppeling corrigeert dit en boekt het verschil naar de kasverschillenrekening. Dit verschil mag maximaal enkele centen bedragen.

  • Er is een betaalmethode gebruikt (zie verderop instellingen betaalmethodes) die in de koppeling niet toegewezen is aan een grootboekrekening;

  • Er is sprake van een geconstateerd kasverschil. De uitgevoerde telling in de ACA kassa wijkt af van de aangeslagen hoeveelheid bij het afrekeningen van het product (zie verder op instellingen verschilrekening).

Waarschuwing

Vul hier een bedrag in. Wanneer het kasverschil groter is dan het ingevoerde bedrag, wordt er een notificatie gemaakt. U ontvangt hiervan een melding in uw account en er zal een mailbericht worden verzonden naar de gebruiker.

Bijstorting

Selecteer een grootboekrekening voor de bijstortingen. Deze grootboekrekening wordt gebruikt wanneer de functie “Bijstorting” gebruikt wordt op de ACA kassa.

Afstorting

Selecteer een grootboekrekening voor de afstortingen. Meestal wordt gekozen voor een grootboekrekening van het type Balans. Deze grootboekrekening wordt gebruikt wanneer de functie “Afstorting” gebruikt wordt op de ACA kassa.

Apart kasboek per kassa

Selecteer “Ja” als u de dagboeken wilt koppelen op kassaniveau. Kies “Nee” als u de kassa’s wilt koppelen op vestigingsniveau. Wij adviseren kassa’s altijd te koppelen op kassaniveau.

Bestandsnaam ACA

Voer hier het bestandsnaamnummer in dat ACA heeft doorgegeven. Dit nummer begint met een “K” gevolgd door zes cijfers, bijvoorbeeld “K000000”.

3. Betaalmethode(n) instellen

Betaalmethoden zijn de methoden die in de ACA kassa te gebruiken zijn om een verkoop te verantwoorden, denk hierbij aan: pin, creditcard en diverse cadeaukaarten, cadeaubonnen (van derden, niet via de ACA kassa aangemaakt).

Elke betaalmethode kent in de ACA kassa een afkorting/code. Deze codes moeten toegewezen worden aan de betreffende grootboekrekeningen. Meestal worden hiervoor grootboekrekeningen gebruikt van het type Balans. Het zijn immers vaak tussenrekeningen voor bedragen die vervolgens werkelijk via de bank ontvangen worden. De werkelijke ontvangsten worden tegengeboekt op deze rekening.

Omschrijving veld Databrydge

Uitleg

Betaalmethode

Voer hier de code in van de betaalmethode in de ACA kassa. Bijvoorbeeld “PIN/EFT”.

Grootboekrekening Exact Online/Twinfield

Kies de grootboekrekening uit de lijst met beschikbare grootboekrekeningen. Mist er een grootboekrekening die wel bestaat in de administratie? Controleer dan de instellingen onder het kopje “Koppeling linken aan de juiste administratie binnen het boekhoudpakket”.

Verschilrekening Exact Online/Twinfield

De kassakoppeling stuurt voor elke betaalmethode twee waarden mee:

  1. De waarde die geteld is bij de kasafsluiting;

  2. de waarde die aangeslagen is bij het afrekenen van het product.

Met de verschilrekening kun je het verschil tussen de waarde die geteld is en de waarde die aangeslagen is, boeken naar een specifieke grootboekrekening. Standaard staat hier de optie “Gebruik kasverschillen” geselecteerd. Dit houdt in dat de telverschillen verantwoordt worden op de rekening die ingesteld is bij kasverschillen.

Tegenboeken BTW hoog

Het advies is deze rekening altijd op “Nee” te laten staan. Bij een correcte instelling van de ACA kassa is deze functie immers overbodig.

Mocht het zo zijn dat er problemen zijn met de verantwoording van kortingen, is het mogelijk deze functie op “Ja” te zetten. Bij sommige configuraties heeft ACA een betaalmethode ‘Korting’ toegevoegd. Dit is echter geen omzet, maar korting. Het is dus onterecht dat een ondernemer hier btw over af zou dragen. Via deze functie wordt de btw voor deze betreffende betaalmethode tegengeboekt, ook al geeft het product aan dat er wel btw van toepassing is. 

Zie hieronder een voorbeeld van een ingestelde pagina voor betaalmethoden:

4. Dagboeken en Kostenplaatsen instellen

Zie hieronder een voorbeeld van een ingestelde pagina voor dagboeken en kostenplaatsen:

Volg hieronder de stap die hoort bij uw instelling van “Apart dagboek per kassa”.

- Het veld “Apart dagboek per kassa” staat op Nee

Voer bij ‘Vestigingsnummer ACA’ enkel de door ACA verstrekte vestigingscodes in.
Voorbeeld vestigingsnummers zonder uitsplitsing naar kassa’s:

- Het veld “Apart dagboek per kassa”  staat op Ja

Voer bij ‘Vestigingsnummer ACA’ eerst het vestigingsnummer in, gevolgd door een _ (underscore) en dan het kassanummer.
Voorbeeld vestigingsnummers met uitsplitsing naar kassa’s:

 

Daarna stelt u de volgende velden in:

Omschrijving veld Databrydge

Uitleg

Kostenplaats Exact Online/Twinfield (optioneel)

Wanneer u de kostenplaatsen heeft ingesteld in Exact Online/Twinfield, kunt u hier de code van de kostenplaats invoeren. Databrydge zal de boeken van het betreffende vestigingsnummer dan koppelen aan de opgegeven kostenplaats in Exact Online/Twinfield.

Kasdagboek

Selecteer het kasboek dat u in het boekhoudpakket heeft aangemaakt.

Kasgrootboek

Selecteer de grootboekrekening die u in het boekhoudpakket heeft aangemaakt.

5. Btw-codes instellen

Selecteer de juiste btw-codes bij de juiste percentages. Zie hieronder een voorbeeld van een ingestelde pagina voor btw-codes:

Nadat alle instellingen zijn gedaan, kunt u klikken op “Instellingen opslaan”.
De koppeling is nu klaar om geactiveerd te worden.

 


6. Koppeling activeren

  1. Ga naar de overzichtspagina van de koppeling.

  2. Druk op “Aanpassen”.

  3. Vul de volgende velden in:

Omschrijving veld

Uitleg

Omschrijving veld

Uitleg

Logboek

Vul hier een e-mailadres in. Zo ontvangt u een e-mail als er iets met de koppeling gebeurt dat uw aandacht vereist.

Interval

Hiermee stelt u in hoe vaak Databrydge controleert op nieuwe bestanden. Kies hier voor “Elke nacht”. Er wordt namelijk maar één keer per dag een bestand klaargezet doro ACA. Hierdoor is het niet noodzakelijk om meerdere keren op een dag te controleren op nieuwe bestanden.

Vanaf

Vul hier in vanaf wanneer u wilt dat de kassatransacties verwerkt worden door Databrydge. Vul de datum in volgens het volgende format: YYYY-MM-DD. Bestanden die door ACA aangeleverd worden met een datum voor deze datum, zullen niet verwerkt worden.

4. Druk op “Update” om de instellingen op te slaan.
5. Ga vervolgens opnieuw naar de overzichtspagina van de koppeling.
6. Als alle gegevens volledig zijn ingevuld, kunt u de koppeling activeren.
Dit doet u door in het gele kader op “Koppeling activeren” te klikken.

7. Vervolgens klikt u op “Koppeling activeren?”
8. De koppeling is nu actief. Vanaf dit moment zullen de kassaboekingen doorgezet worden naar uw boekhoudpakket.

 


7. Veelgestelde vragen

Ik wil een grootboekrekening wijzigen. Waar moet ik dit doen?

Controleer in hoofdstuk 3 of het gaat om een grootboekrekening Databrydge of grootboekrekening ACA. Voer de wijziging door respectievelijk in de Databrydge instellingenpagina of neem contact op met je contactpersoon bij ACA.