De koppeling
1. Informatie
Met de koppeling tussen Yokoy en Twinfield worden de declaraties en inkoopfacturen uit Yokoy automatisch verwerkt tot inkoopboekingen in Twinfield. De Yokoy Card transacties worden verwerkt tot memoriaalboekingen in Twinfield. De declaraties en inkoopfacturen die betaald zijn via een Yokoy Card, worden automatisch afgeletterd in Twinfield. In deze handleiding beschrijven we de stappen om de Yokoy - Twinfield koppeling in te stellen en te activeren.
Enkele voordelen:
Importeer volledig automatisch PayPal transacties als Twinfield elektronische bankafschriften,
Bankafschriften worden dagelijks geïmporteerd,
Verwerk je PayPal transacties op dezelfde manier zoals je gewend bent van reguliere bankkoppelingen,
Importeer PayPal transacties met terugwerkende kracht (tot maximaal 3 jaar terug),
Ondersteuning voor PayPal accounts in meerdere valuta,
Splitst transactiebedragen en transactiekosten automatisch uit als afschriftregels, voor eenvoudige verwerking,
Optimaal afletteren. Jij stelt in welke omschrijving doorgestuurd wordt. Zodat Twinfield optimaal kan afletteren,
Deze koppeling is gecertificeerd door Twinfield, en te vinden in de Appstore - klik hier voor meer informatie!
De handleiding bestaat uit de volgende onderdelen:
2. Kosten
De kosten voor deze koppeling zijn opgebouwd uit
3. Aanmelden voor de koppeling
Om je aan te melden voor de koppeling gebruik je ons aanmeldformulier. Je kunt het formulier vinden via deze link:
Instellen van de koppeling
Vóórdat u begint met het instellen van deze koppeling, is het belangrijk dat er aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
Het Twinfield account dat gebruikt gaat worden voor de koppeling dient rechten te hebben tot de betreffende administratie(s) en rechten te hebben om boekingen, grootboekrekeningen en dagboeken te beheren. Stel de koppeling in met een account welke voor geruimere tijd beschikbaar is. Indien het Twinfield account wordt stopgezet, verwerkt de koppeling geen boekingen meer richting de administratie.
Het Yokoy account dient toegang te hebben tot de juiste administratie(s) en toegang te hebben tot de “Developer users” rechten.
4. Instellingen Yokoy
Om ervoor te zorgen dat de koppeling de Yokoy transacties mag ophalen, dient er in Yokoy een aparte gebruiker aangemaakt te worden. Vervolgens dient dit account toegang te krijgen tot de Developer User rechten. Aan het einde van deze stap hebben we een Developer User aangemaakt (die bestaat uit twee codes, de Client-ID en Client-Secret). Deze dienen goed bewaard te worden, zodat deze later ingegeven kunnen worden in het Databrydge platform.
Aanmaken user in Yokoy
Open de betreffende omgeving in Yokoy en open in het menu het tabblad HR / User management / Klik op: + Add user (Rechts bovenin, donkerblauwe knop)
De volgende velden dienen ingevuld te worden, de overige velden mogen leeg blijven:
Company: Selecteer de administratie hoofdadministratie;
First Name: “Databrydge”
Last Name: “Connection”
Email: [uniek en het liefst een algemeen mailadres binnen de organisatie]
LET OP: indien je in Yokoy ook gebruik maakt van een testomgeving (en daar ook een koppeling mee wilt leggen), dan is het verstandig om voor het testaccount een afgeleid emailadres te gebruiken, aangezien binnen het gehele Yokoy systeem, maar 1x hetzelfde mailadres gebruikt kan worden. Dit mailadres kan bijvoorbeeld uitbereid worden met +1 voor het @, bijvoorbeeld: emailadres support@databrydge.com zou dan worden support+1@databrydge.com. De activeringsmail komt gewoon aan op het originele mailadres support@databrydge.com, maar de gebruikersnaam is vervolgens support+1@databrydge.com.Employee account (ERP): Vul hier een willekeurig getal of tekst in, het is niet toegestaan om dit veld leeg te laten.
Line manager: Selecteer een willekeurige line manager, het is niet toegestaan om dit veld leeg te laten.
My approval limit: Vul hier een extreem hoog bedrag in, zodat de koppeling de boeking doorzet, zoals bijvoorbeeld “99999999”
Klik op: Save.
Toekennen van de Developer rechten in Yokoy
Het Yokoy account dient toegang te krijgen tot de “Developer users” rechten: Open in het menu het tabblad Admin / Tool Admin / Developer Users: Selecteer het Databrydge account dat zojuist aangemaakt is.
Klik op: Save.
Aanmaken van Cost Objects in Yokoy
De Cost Objects dienen aangemaakt te worden in Yokoy via de volgende stappen:
Open in het menu het tabblad Admin / Cost Objects / Klik op: + New Cost Object (Rechts bovenin, donkerblauwe knop)
Aanmaken van Expense Categories in Yokoy (indien je de module Yokoy Expense gebruikt)
Aanmaken van BTW-codes in Yokoy
Aanmaken van users in Yokoy (indien je de module Yokoy Expense gebruikt)
In de koppeling dienen de users uit Yokoy gekoppeld te worden aan de crediteuren uit Twinfield. Daarvoor dienen de users aangemaakt te worden in Yokoy via de volgende stappen:
Open in het menu het tabblad HR / User management / Klik op: + Add user (Rechts bovenin, donkerblauwe knop)
De volgende velden dienen ingevuld te worden, de overige velden mogen leeg blijven:
Company: Selecteer de administratie hoofdadministratie;
First Name: [de voornaam van
Last Name: “Connection”
Email: [uniek en het liefst een algemeen mailadres binnen de organisatie]
LET OP: indien je in Yokoy ook gebruik maakt van een testomgeving (en daar ook een koppeling mee wilt leggen), dan is het verstandig om voor het testaccount een afgeleid emailadres te gebruiken, aangezien binnen het gehele Yokoy systeem, maar 1x hetzelfde mailadres gebruikt kan worden. Dit mailadres kan bijvoorbeeld uitbereid worden met +1 voor het @, bijvoorbeeld: emailadres support@databrydge.com zou dan worden support+1@databrydge.com. De activeringsmail komt gewoon aan op het originele mailadres support@databrydge.com, maar de gebruikersnaam is vervolgens support+1@databrydge.com.
Employee account (ERP): Vul hier een willekeurig getal of tekst in, het is niet toegestaan om dit veld leeg te laten.
Line manager: Selecteer een willekeurige line manager, het is niet toegestaan om dit veld leeg te laten.
My approval limit: Vul hier een extreem hoog bedrag in, zodat de koppeling de boeking doorzet, zoals bijvoorbeeld “99999999”
Automatische synchronisatie naar Yokoy
Tags: In de koppeling kan straks ingesteld worden dat de projecten in Twinfield gesynchroniseerd dienen te worden als tags richting Yokoy.
Invoice categories: In de koppeling kan straks ingesteld worden welke grootboekrekeningen uit Twinfield (Balans, Winst- en verliesrekeningen of beide) gesynchroniseerd dienen te worden richting Yokoy. Deze hoeven niet eerst aangemaakt te worden in Yokoy.
Suppliers: In de koppeling kan straks ingesteld worden dat de crediteuren in Twinfield gesynchroniseerd dienen te worden als suppliers richting Yokoy.
5. Instellingen in Twinfield
Voor de instellingen in Twinfield is een basiskennis Twinfield en/of boekhouden gewenst. Wenst u hulp bij deze instellingen dan kunt u dit uiteraard aan uw boekhouder vragen. Mocht u hulp wensen vanuit ons dan kunt u contact opnemen met Rsult-IT B.V. (zie hoofdstuk 9)