Handleiding Mollie - Twinfield koppeling

Met de koppeling tussen Mollie en Twinfield worden transacties uit Mollie automatisch verwerkt in een Twinfield bankboek. Met de Twinfield basisinstellingen kunnen facturen eenvoudig en automatisch worden afgeletterd. De transactiekosten worden naar een tussenrekening gestuurd voor verdere verwerking.
In deze handleiding beschrijven we de stappen die u moet doorlopen om de Mollie - Twinfield koppeling correct in te stellen en te activeren.

De handleiding bestaat uit de volgende onderdelen:

1. Kosten

Voor meer informatie en de huidige kosten van deze koppeling ga naar: https://databrydge.nl/mollie-twinfield-plugin/

• Eénmalige set-up kosten: € 100,- voor het afnemen van de koppeling (kosten zijn per koppeling)

• De maandelijkse fees zijn afhankelijk van het aantal transacties van de betreffende maand. Deze worden door ons maandelijks berekend. Je betaalt dus nooit meer dan nodig.

• De overeenkomst geldt voor een periode van minimaal een jaar. Daarna is deze maandelijks opzegbaar.

Fees:

Bij gebruik van onze koppeling zijn onze algemene voorwaarden van toepassing.

2. Registreren bij Databrydge

2.1. Allereerst maakt u een account aan bij Databrydge. Dat kan via deze pagina.

Met het registreren bij Databrydge en het leggen van de gewenste koppeling gaat u akkoord met onze algemene voorwaarden. Wij hanteren de meest recente NLdigital voorwaarden (onze algemene voorwaarden). Deze zijn te vinden via deze link, of op te vragen via contact@databrydge.com

2.2. Log vervolgens in via dit scherm (na het aanmaken van uw account komt u automatisch bij het inlogscherm) :

Indien u niet automatisch naar het inlogscherm wordt doorgestuurd klik dan op de link https://dashboard.databrydge.com/site/login en log in met de door u aangemaakte account.

Ter info: U ontvangt op het ingevoerde emailadres ook een bevestiging van de koppeling met een link naar deze handleiding.

3. Verbinden met Mollie en Twinfield

3.1. Nadat u een account heeft aangemaakt en/of heeft ingelogd, ziet u dit scherm:

Klik op “Verbinden met Mollie” (geel gearceerd in bovenstaande afbeelding) en log in bij uw Mollie-account:

Klik op “VERBINDEN”.

3.2. U wordt automatisch teruggeleid naar uw Databrydge pagina.

Klik vervolgens op “Verbinden met Twinfield” (geel gearceerd in bovenstaande afbeelding) en log in bij uw Twinfield account. Let op! Dit account moet rechten hebben om bankafschriften te verwerken.

3.3. U komt vervolgens op uw inlogpagina voor uw Twinfield omgeving - log hier in.

Na het inloggen komt u op het volgende scherm:

klik hier op Yes, Allow (geel gearceerd in bovenstaande afbeelding)

3.4. U wordt automatisch teruggestuurd naar dit scherm. Let op! Deze pagina niet afsluiten!

Laat deze pagina open staan en open een nieuw venster of tabblad in uw webbrowser.

4. Instellingen in Twinfield

Log in bij uw Twinfield applicatie via een ander tabblad. Vervolgens dient u het volgende in te stellen in Twinfield:

4.1. Aanmaken van de grootboekrekeningen

4.1.1. Ga in het linker menu naar “Financiële professionals” > “Dimensies”. Klik op de tegel Balans:

Klik op tegel ‘Balans’:

4.1.2. Maak een nieuwe grootboekrekening aan die past binnen uw rekeningschema. Deze rekening zal dienen als tussenrekening en de transacties van Mollie zullen naar deze rekening worden geboekt. De uitbetalingen van Mollie kunt u tegenboeken met deze rekening. In onderstaand voorbeeld gebruiken we rekening 1200. (Weet u niet hoe dit moet klik hier: handleiding Twinfield)

4.1.3. Maak een tweede grootboekrekening aan die past binnen uw rekeningschema. Deze rekening zal dienen als ‘uit te zoeken postenrekening voor Mollie transacties’ die niet direct toegewezen kunnen worden aan een factuur. In onderstaand voorbeeld gebruiken we rekening 2995 “uit te zoeken posten Mollie”.
(Weet u niet hoe dit moet klik hier: handleiding Twinfield)

4.2. Aanmaken van het bankboek

4.2.1. Ga in het linker menu naar Kas & Banken.

Klik vervolgens op de tegel "Bankrekeningen":

en klik op Bankrekening toevoegen:

4.2.2. U komt in het volgende scherm:

Vul de volgende velden in:

• Rekeningnaam: MOLLIE

• Rekeningtype: IBAN

• IBAN: Voer een van de volgende nummers in: “NL29ABNA0546842291” of ”NL30ABNA0524590958 (controleer via welke rekening u uw uitbetalingen ontvangt vanuit Mollie. Dit is het nummer waarvan Mollie uitbetaald. Dit nummer gebruik je later ook in Stap 5

• Rekeninghouder: MOLLIE

En klik op ‘Aanmaken en ga naar rekeningdetails’

4.2.3. Vervolgens komt u bij het volgende veld:

• Vul de gegevens bij Bankafschriftverwerking:

  • Dagboekcode: MOLLIE

  • Dagboeknaam: MOLLIE

  • Grootboekrekening bank: Vul hier de door u in stap 4.1 aangemaakte grootboekrekening in (in ons voorbeeld 1200 - MOLLIE Uitbetalingen)

  • Regeldatum: Niet Toegestaan

  • Afschrift boeken als: Concept

  • Debet rekening voor uit te zoeken posten: Vul hier de door u in stap 4.1 aangemaakte grootboekrekening in (in ons voorbeeld 2995 - uit te zoeken posten MOLLIE)

    • Kostenplaatsen: LEEG laten

  • Credit rekening voor het uit te zoeken posten: Vul hier de door u in stap 4.1 aangemaakte grootboekrekening in (in ons voorbeeld 2995 - uit te zoeken posten MOLLIE)

    • Kostenplaatsen: LEEG laten

Controleer goed en klik op Opslaan - Je bent nu klaar in Twinfield.

4.2.4. Ga terug naar de webpagina van Databrydge uit Stap 3.6

5. Configureren van koppeling in Databrydge:

5.1. Selecteer de juiste administratie (in ons voorbeeld Handleiding Administratie)

5.2. Vul bij “De IBAN van de Twinfield Rekening” het IBAN nummer in van het zojuist aangemaakte Mollie dagboek in Twinfield (zie stap 4.2) en druk op “Instellingen opslaan”(oranje knop onderaan) en druk op de knop ‘instellingen verversen’ (geel gearceerd in onderstaande plaatje)

U krijgt wellicht de volgende melding:

Klik op OK - de koppeling gaat nu de Bancodes uit uw Twinfield ophalen zodat deze ingesteld kan worden. Standaard zal hier staan Beginbalans (BEGINBALANS) - klik met de cursor op het veld en u kunt de keuze maken. Selecteer de bank code welke u heeft aangemaakt in stap 4.2.

Klik nu op 'Instellingen opslaan' - de koppeling wordt aangepast - dit kan enkele seconden duren.De configuratie van de koppeling is nu voltooid. Ga door naar Stap 6 om de koppeling te activeren.

6. Koppeling activeren

Voordat u de koppeling gaat activeren. Dient u eerst nog een aantal instellingen te controleren.

6.1. Ga naar de overzichtspagina van de koppeling door op update te klikken:

6.2. U komt vervolgens op de instellingen pagina:

Controleer onderstaande instellingen en pas waar nodig aan:

6.3. Druk op “Update” om de instellingen op te slaan.
6.4. U gaat nu automatisch naar de overzichtspagina van de koppeling. Als alle gegevens volledig zijn ingevuld, kunt u de koppeling activeren. Dit doet u door in het licht gele kader op “koppeling activeren” te klikken.

6.5. Vervolgens klik je de oranje knop “Koppeling activeren?”

6.6. Gefeliciteerd uw koppeling is nu actief.

6.7. Via de knop TRANSACTIE overzicht kunt u de uitbetalingen zien

in ons voorbeeld nog leeg, zodra er een uitbetaalbatch is geweest en de koppeling heeft in de nacht gedraaid vindt u hier het overzicht van de verwerkte regels.

7. Tips & FAQ

7.1. Wat als er iets niet werkt?
Databrydge controleert of de Mollie transacties verwerkt kunnen worden in Twinfield. Wanneer er een fout optreedt, dan wordt daar een logboekmelding van gemaakt. U kunt daar per e-mail van op de hoogte worden gesteld. Dit e-mailadres geeft u op door in het beginscherm te klikken op “Koppelingen” > “Overzicht” > “Aanpassen” en het adres in te vullen bij “Logboek”.

7.2. Kan ik transactiekosten automatisch koppelen aan een grootboekrekening?
Ja, dat kan. Databrydge gebruikt onderstaande type transacties. U kunt met de bankafschriftenmodule in Twinfield COST-transacties koppelen aan een grootboekrekening. Zo worden deze transacties automatisch toegewezen aan een grootboekrekening.

• PMNT: Voor een uitbetaling van gelden, bijvoorbeeld creditcard, iDeal etc.

• REFD: Een refund van een voorheen gedane betaling

• CRGB: Chargeback (ook wel storno)

• COST: Transactiekosten
  

7.3. Hoe verwerk ik Mollie transacties?
Dagelijks worden de Mollie transacties op transactieniveau geïmporteerd als bankafschriftregels in de bankafschriftmodule van Twinfield. Het Mollie transactieafschrift moet in Twinfield verwerkt worden op dezelfde manier als een regulier bankafschrift.
Om het afschrift te verwerken ga je in Twinfield naar Kas & Banken > Bankafschriften > Selecteer het Mollie bankafschrift en druk op het vergrootglas. Hier zie je alle Mollie transacties van de betreffende dag. Je kunt ook meteen zien of Twinfield het aflettervoorstel heeft kunnen genereren. Loop alle transactieregels na en wijs niet toegewezen transacties handmatig toe en boek vervolgens het bankafschrift.

7.4. Hoe zorg ik ervoor dat alle transacties automatisch herkend worden?
Twinfield gebruikt verschillende gegevens om tot een aflettervoorstel te komen. Hieronder enkele tips om de aflettervoorstellen zo goed mogelijk in te stellen:

• Zorg dat de Mollie transactiereferentie* het nummer bevat (meestal factuurnummer) waarmee de verkoopboekingen aangemaakt worden in Twinfield;

• Zorg ervoor dat u het rekeningnummer van de klant meegeeft bij het aanmaken van de relatie. Bij een iDeal betaling zal de koppeling namelijk het oorspronkelijke rekeningnummer meegeven. Deze informatie kan Twinfield gebruiken in het aflettervoorstel.

* LET OP: De transactiereferentie wordt bepaald aan de ‘Mollie kant’.  Met een Mollie koppeling in uw website kunt u de ‘transactie referentie’ aanpassen. Het is aan u om te zorgen dat deze referentie goed te verwerken is in Twinfield. Veelal wordt het factuurnummer gehanteerd dat in de webshop wordt gegenereerd. Zo weet u dat dit nummer door de hele stroom van systemen gelijk blijft. LET OP: Indien het referentienummer van Mollie niet overeenkomt met Twinfield worden de regels niet juist verwerkt!

7.5. Waarom wordt er gebruik gemaakt van de Twinfield bankafschriftmodule i.p.v. een memoriaalboeking?

• De bankafschriftmodule van Twinfield kan automatisch aflettervoorstellen genereren;

• Wanneer verkoopfacturen later ingelezen worden dan Mollie transactieafschriften, is het via de Twinfield bankafschriftmodule mogelijk om opnieuw te zoeken naar een aflettervoorstel. Dit kan door de knop “Regels toepassen” in het menu bankafschriften.
  

7.6. Kan ik de koppeling Mollie - Twinfield met terugwerkende kracht laten draaien?
Tijdens de initiële instelling van de koppeling kunt u een vanaf-datum aangeven. Voor meer informatie kijk bij Stap 6. Koppeling activeren.

7.7. Werkt deze koppeling ook voor de ‘achterafbetaalmethodes’ zoals Klara en/of afterpay?
Ja, na de recente update werkt deze koppeling ook voor de achteraf betaalmogelijkheden.

7.8. Werkt deze koppeling ook voor bij ‘vooruitbetalingen'?
Om de juiste gegevens af te kunnen letteren vergelijkt de koppeling op factuurnummer. Er dient dus een identiek factuurnummer in Mollie en Twinfield te staan.

7.9. In Databrydge krijg ik een waarschuwing over een conflicterende dimensieset “Er is sprake van een conflicterende dimensieset”. Wat betekent dit?
Twinfield probeert om op basis van IBAN rekeningnummers een transactie toe te wijzen aan een relatie. Wanneer er meerdere debiteurenrelaties voldoen aan het IBAN rekeningnummer zal Twinfield deze waarschuwing retour sturen. De boeking wordt wel doorgestuurd naar Twinfield maar zal handmatig toegewezen moeten worden aan de juiste relatie.

7.10. Wordt de boeking van de Mollie uitbetaling ook door de koppeling gemaakt?
De koppeling maakt de boeking van de uitbetaling door Mollie niet automatisch in het Mollie dagboek. U dient periodiek in het Mollie dagboek een additionele bankboeking te maken waarmee u het banksaldo van de Mollie rekening boekt naar de tussenrekening.

7.11. Worden de betalingen die via PayPal zijn gedaan ook verwerkt?

Indien uw klant gekozen heeft voor betaling via PayPal dan betaald uw klant aan uw PayPal rekening en niet aan uw Mollie rekening. Daarom geeft Mollie deze transactie de status ‘betaald’ i.p.v. 'uitbetaald'.

De huidige Databrydge koppeling verwerkt de transacties die de status ‘uitbetaald’ hebben, hierdoor worden de PayPal betalingen niet meegenomen. Dit is conform de manier waarop Mollie met de transacties omgaat (meer informatie klik hier)

Hoe kunt u de PayPal betalingen wel verwerken?

Wij hebben ook een koppeling tussen Paypal en Twinfield: klik hier voor meer informatie.

of:

Voor een juiste administratieve verwerking van uw boekhouding adviseren wij om via uw PayPal account een export te doen van de transacties en deze te verwerken in Twinfield. Twinfield heeft hier een handleiding voor beschikbaar: klik hier voor meer informatie.

7.12. Wat betekent de foutmelding “Het is niet toegestaan om boekingsinstructies te definiëren bij een uit te zoeken postenrekening” ?

Dit betekent dat je in Twinfield een bank-boekingsinstructie hebt gemaakt waarbij de boekingsinstructie dezelfde grootboekrekening heeft als de rekening die is ingesteld in het Twinfield dagboek onder het veld “uit te zoeken posten”. De koppeling kan de kosten dan niet verwerken in de bankboeking, alleen de betalingen zullen doorgestuurd worden. Verwijder de bank-boekingsinstructie en boek de kosten handmatig om dit probleem op te lossen.

7.13. Waarom kan ik geen bankboek selecteren bij het instellen van de koppeling ?

Zie hoofdstuk “Configureren koppeling in Databrydge”. Het is belangrijk dat de stappen uitgevoerd worden in exact deze volgorde:

• Selecteer de juiste administratie (in ons voorbeeld Handleiding Administratie)

• Vul bij “De IBAN van de Twinfield Rekening” het IBAN nummer in van het zojuist aangemaakte Mollie dagboek in Twinfield (zie stap 4.2) en druk op “Instellingen opslaan”(oranje knop onderaan) en druk op de knop ‘instellingen verversen’.

7.14. Foutmelding: dimensie 1 moet altijd ingevuld worden ?

Dit is een foutmelding welke vanuit Twinfield wordt getoond.

• voor een oplossing klik hier

7.15. Ik heb meer dan 999 transacties per dag, werkt de koppeling dan ook?

Helaas heeft Twinfield momenteel een restrictie op 999 transacties per dag die verwerkt kunnen/mogen worden. Mocht u een dag hebben met meer dan 999 zal de koppeling door deze restrictie enkel 999 transacties verwerken en zult u het restant handmatig dienen te doen. Momenteel zijn wij nog met Twinfield in overleg om deze limiet aangepast te krijgen

7.16. Logmelding: U heeft geen toegang tot deze functie?

Indien u deze melding in uw dashboard ziet - zijn de rechten van de Twinfield gebruiker waarmee de koppeling is gelegd veranderd. Hoe kunt u dit oplossen?

• Herstel de rechten van de Twinfield gebruiker in Twinfield

of

• Ga naar instellingen

• Verbreek de verbinding met Twinfield

• Leg de verbinding met Twinfield opnieuw - met een gebruiker met de juiste rechten (zie bovenaan deze handleiding)

• De koppeling zal nu automatisch in de nacht gaan verwerken.

7.17. Kan de koppeling overweg met de Mollie beta functionaliteit “Split payments”?

De huidige koppeling kan niet overweg met split payments. Split payments is een functionaliteit die Mollie aanbied om de klant in één transactie te laten betalen, en deze automatisch te verdelen over meerdere Mollie accounts. We hebben geconstateerd dat de transactiedetails van split payments niet beschikbaar zijn via de API. We zullen opnieuw bekijken hoe we deze transacties toe kunnen voegen als deze functie uit Beta is. Zodra we vermoeden dat een settlement Split Payments bevat zullen we hiervan melding geven in de koppeling.

Dit artikel is in samenwerking met onze zusterorganisatie Rsult opgesteld.

Heeft u nog vragen over de koppeling? Neem dan contact op met ons via onze support:

• Voor technische vraagstukken kunt u contact opnemen met Databrydge via de Support Portaal (Link),

• Voor boekhoudkundige instellingen of vragen kunt u contact opnemen met Rsult via mail: support@rsult.nl (meerprijs)