De koppeling

1. Informatie

Met de koppeling tussen Yokoy en Exact Online worden de declaraties en inkoopfacturen uit Yokoy automatisch verwerkt tot inkoopboekingen in Exact Online . De Yokoy Card transacties worden verwerkt tot memoriaalboekingen in Exact Online.

In deze handleiding beschrijven we de stappen om de Yokoy - Exact Online koppeling in te stellen, te activeren en te wijzigen. Het laatste hoofdstuk besteden we aan de tips & FAQ en tref je tevens de oplossing voor de meest voorkomende foutmeldingen aan.

De handleiding voor het instellen van de koppeling is geschreven voor de Yokoy Implementatie Consultants. In sommige onderdelen in de handleiding wordt verwezen naar de Confluence pagina van Yokoy en deze is enkel beschikbaar voor Yokoy Implementatie Consultants.

De eindgebruiker kan deze handleiding wel als naslagwerk gebruiken om te achterhalen hoe de koppeling data verwerkt, gewijzigd kan worden en de uitleg van foutmeldingen en FAQ. Dit wordt uitgelegd vanaf hoofdstuk Basisinstellingen in de koppeling.

Enkele voordelen van de koppeling:

Het Databrydge platform is online beschikbaar;
Exporteert volledig automatisch Yokoy transacties richting Exact Online ;
Synchroniseert volledig automatisch leveranciers, tags en grootboekrekening van Exact Online richting Yokoy;
Mutaties worden dagelijks (in de nacht) geïmporteerd;
Eventuele foutmeldingen worden in de koppeling weergegeven en kunnen, indien gewenst, dagelijks per email ontvangen worden;
Ondersteuning in meerdere valuta en kan tevens ingericht worden op basis van de bedrijfsvaluta;

De volgende zaken zijn belangrijk om te weten, alvorens de koppeling ingesteld wordt:

Het ERP-systeem (Exact Online) is het basissysteem voor alle data. De koppeling van Databrydge volgt de logica van Yokoy om de data te synchroniseren tussen de verschillende software pakketten.
We zullen dit nader toelichting aan de hand van een voorbeeld: Het is in Yokoy niet mogelijk om een leveranciers aan te maken of een bankrekeningnummer te wijzigen. De koppeling zal daardoor dit soort informatie ook niet updaten in Exact Online . Ook al signaleert Yokoy dat er een nieuw bankrekeningnummer vermeld staat op de factuur, dienen deze handmatig in Exact Online te worden aangepast.
Op het moment dat er in Yokoy handmatig een instelling wijzigt en dit niet in het Databrydge platform aangepast wordt, dan zal de koppeling de aangepaste data weer terugzetten naar de informatie die in de koppeling beschikbaar is.
We zullen dit nader toelichten aan de hand van een voorbeeld: In de koppeling dient ingesteld te worden welke kostenplaats uit Exact Online gemapd wordt aan de cost object in Yokoy. In Yokoy kan handmatig de ERP-code van de cost object gewijzigd worden. Zodra de wijziging niet in het Databrydge platform wordt doorgevoerd, zal de koppeling de handmatige wijziging weer aanpassen naar de informatie die in de koppeling beschikbaar is.

De handleiding bestaat uit de volgende onderdelen:

2. Kosten

Onder constructie.

3. Aanmelden voor de koppeling

Onder constructie.

Instellen van de koppeling

Vóórdat u begint met het instellen van deze koppeling, is het belangrijk dat er aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

Het Exact Online account dat gebruikt gaat worden voor de koppeling dient rechten te hebben tot de betreffende administratie(s) en rechten te hebben om boekingen, grootboekrekeningen en dagboeken te beheren. Stel de koppeling in met een account welke voor geruimere tijd beschikbaar is. Indien het Exact Online account wordt stopgezet, verwerkt de koppeling geen boekingen meer richting de administratie.
Het Yokoy account dient toegang te hebben tot de juiste administratie(s) en toegang te hebben tot de “Developer users” rechten.

4. Instellingen Yokoy

Om ervoor te zorgen dat de koppeling de Yokoy transacties mag ophalen, dient er in Yokoy een aparte gebruiker aangemaakt te worden. Vervolgens dient dit account toegang te krijgen tot de Developer User rechten.

Aan het einde van deze stap hebben we een Developer User aangemaakt (die bestaat uit twee codes, de Client ID en Client Secret). Deze dienen goed bewaard te worden, zodat deze later ingegeven kunnen worden in het Databrydge platform. De codes worden namelijk maar eenmalig getoond.

Aanmaken van de koppelings-user in Yokoy

Wij adviseren om een aparte user aan te maken in Yokoy waarmee de koppeling richting Databrydge gelegd wordt.

Indien de koppeling gelegd wordt met een gebruikersaccount van een medewerker en dit account wordt stopgezet in Yokoy (omdat de medewerker bijvoorbeeld uit dienst gaat), zal de koppeling ook stoppen met data uit te wisselen met het Databrydge platform.

Open de betreffende omgeving in Yokoy en open in het menu het tabblad HR / User management / Klik op: + Add user (Rechts bovenin, donkerblauwe knop).

De volgende velden dienen ingevuld te worden, de overige velden mogen leeg blijven:
- Company: Selecteer de hoofdadministratie;
- First Name: “Databrydge”;
- Last Name: “Connection”;
- Email: [een uniek en het liefst een algemeen mailadres binnen de organisatie]

Indien er ook gebruik gemaakt wordt van een testomgeving in Yokoy en daar ook een koppeling gelegd dient te worden, dan is het verstandig om voor het testaccount een afgeleid emailadres te gebruiken. Binnen het gehele Yokoy systeem kan namelijk maar 1x hetzelfde mailadres gebruikt worden. Dit mailadres kan voor de testomgeving het beste uitbereid worden met +1 voor het @, bijvoorbeeld: emailadres test@testaccount.com zou dan worden test+1@testaccount.com. De activeringsmail komt gewoon aan op het originele mailadres test@testaccount.com, maar de gebruikersnaam is vervolgens test+1@testaccount.com.

Employee account (ERP): Vul hier een willekeurig getal of tekst in, het is niet toegestaan om dit veld leeg te laten.
Line manager: Selecteer een willekeurige line manager, het is niet toegestaan om dit veld leeg te laten.
My approval limit: Vul hier een extreem hoog bedrag in, zodat de koppeling de boeking doorzet, zoals bijvoorbeeld “99999999”

Klik op: Active and invite.

Het Databrydge account in Yokoy dient vervolgens toegang te krijgen tot de “Developer users” rechten in Yokoy:

Open in het menu het tabblad Admin / Organization (voorheen Tool Admin) / Developer Users: Selecteer het Databrydge account dat zojuist aangemaakt is.

Klik op: Save.

Het Databrydge account in Yokoy dient ook toegang te krijgen tot verschillende onderdelen in het menu Admin om data van Exact Online aan te kunnen leveren in Yokoy:

Open in het menu het tabblad Admin / Finance/HR roles / Klik op: + Add new role;

Vul de volgende gegevens in:

Employee: Selecteer het Databrydge account dat zojuist aangemaakt is;
Roles: Vink de volgende rollen aan:
1. Human resources (HR), zodat de koppeling bevoegd is om gebruikers op te halen uit Yokoy;
2. Finance, zodat de koppeling bevoegd is om de financiële instellingen aan te passen in Yokoy;
Set up: Open het drop-down menu en vink de volgende gegevens aan indien beschikbaar:
1. Transaction settings, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Pay module;
2. Category setup, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Expense module;
3. Company cards, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Pay module;
4. Cost object setup;
5. Integrations;
6. Company settings;
7. Tax rate setup;
8. Suppliers, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Invoice module;
9. Categories (Supplier invoices), indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Invoice module;
10. Invoice settings, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Invoice module;

Indien er in Yokoy geen gebruik wordt gemaakt van bepaalde modules, zijn de velden ook niet te selecteren in het drop-down menu.

Klik op: Activate

De koppelings-user is nu volledige aanmaakt in Yokoy. Dit account kan nu geactiveerd worden.

Activeren van de koppelings-user in Yokoy

In de tussentijd is de activeringsmail voor het nieuwe account binnen gekomen op het ingevulde emailadres.

Open de mail en klik op: Activate account;
Doorloop de stappen in Yokoy om het account te activeren;

Zodra het account is geactiveerd, dienen de credentials gegenereerd te worden. Deze dienen tijdens het instellen van de koppeling op het platform van Databrydge ingevuld te worden.

De credentials worden maar EENMALIG getoond. Sla deze goed op.

Open in het menu het tabblad Admin / Developers

Rechts bovenin staat de Yokoy organization ID die dient straks ingevuld te worden bij het instellen van de koppeling.

Kopieer de Yokoy organization ID en sla deze ergens veilig op;
Klik vervolgens in hetzelfde scherm op: + Generate credentials
Klik op: Generate OAuth credentials en vervolgens op: Generate credentials;

Vul de API Credentials name in: “Databrydge” en klik op: Next;

Het volgende scherm toont de Client ID en de Client secret (samen vormen die de credentials van het account) en die dienen straks beide ingevuld te worden bij het instellen van de koppeling.

Kopieer de Client ID en sla deze ergens veilig op;
Kopieer de Client secret en sla deze ergens veilig op;

De Client ID en Client secret worden maar EENMALIG getoond. Sla deze goed op, voordat er verder gegaan wordt met de stappen in de handleiding.

Vink de checkbox aan bij “I’ve copied and saved this information somewhere safe” en klik op: Close

De koppelings-user is nu volledig geactiveerd in Yokoy.

Indien er geen gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Invoice module, dan is het beste om nu uit te loggen uit Yokoy als de koppelings-user en in te loggen met het Yokoy support account, voordat de vervolgstappen van de handleiding worden doorlopen.

Indien er wel gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Invoice module, doorloop dan de stappen uit de volgende alinea.

Yokoy invoice export instellen

Yokoy wijzigt de status van de Yokoy Expenses en Yokoy Pay transacties automatisch naar “Exported”, wanneer de data is geëxporteerd richting het ERP systeem. Bij Yokoy Invoices werkt dat niet zo en daardoor is het nodig de exportfaciliteit van Yokoy te activeren.

Deze export instellingen hoeven enkel ingericht te worden, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Invoice module.

De Yokoy Invoice Export kan via de volgende stappen geactiveerd worden:

Open in het menu het tabblad Admin / Integrations / Tabblad: Invoice export / Start wizard

Vul de volgende gegevens in:

Export name: “Databrydge”;
Choose document type: Open het drop-down menu en selecteer “All Suppliers Invoices”

Klik op: Next;
Vul de volgende gegevens in:

ERP: Open het drop-down menu en selecteer “Yokoy Standard Export (API)”

Klik op: Next;
Vul de volgende gegevens in:

Reporting Currency: Open het drop-down menu en selecteer de gewenste export valuta;
1. Original currency: Selecteer deze optie indien de invoices geëxporteerd dienen te worden in de bronvaluta van de factuur;
2. Convert to company currency: Selecteer deze optie indien de invoices geëxporteerd dienen te worden in de valuta die ingestelde is voor deze administratie.
Data: Vink alle gegevens aan

Klik op: Next;

In de volgende twee schermen wordt de volgende melding getoond: “Export setup: To enable SFTP connection, first finish configuring the facility”. Deze meldingen mogen voor waar aangenomen worden.

Klik op: Next;

In de volgende twee schermen wordt de volgende melding getoond: “Export setup: To enable auto-export, first finish configuring the facility”. Deze meldingen mogen voor waar aangenomen worden.

Klik op: Next;

In het volgende scherm wordt de volgende melding getoond: “There is no applicable authentication for the selected system”. Deze melding mag voor waar aangenomen worden.

Klik op: Activate;
Klik op de zojuist aangemaakte wizard;

Het volgende scherm toont de Yokoy Invoice export ID. Tijdens het instellen van de koppeling op het platform van Databrydge, dient het Yokoy Invoice export ID ingevuld worden.

Kopieer de Yokoy Invoice export ID en sla deze ergens veilig op;

Klik op: Back;

Wanneer in een eerder stadium van de implementatie van Yokoy de Yokoy Invoice Export als eens is geactiveerd, kan het ID-nummer teruggevonden worden via:

Open in het menu het tabblad Admin / Integrations / Tabblad: Invoice export / Klik op de actieve Dynamic Export Wizard

De koppelings-user is nu volledig geactiveerd in Yokoy inclusief de rechten tot het exporteren van Yokoy Invoices. Het is het beste om nu uit te loggen uit Yokoy als de koppelings-user en in te loggen met het Yokoy support account, voordat de vervolgstappen van de handleiding worden doorlopen.

Aanmaken van cost objects in Yokoy

De benodigde cost objects dienen aangemaakt te zijn in Yokoy. Voor het aanmaken van de cost objects in Yokoy, verwijzen we je graag door naar de website van Yokoy: https://yokoy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/300318837/Set+up+cost+objects

Aanmaken van expense categories in Yokoy

De benodigde expense categories dienen aangemaakt te zijn in Yokoy. Voor het aanmaken van de expense categories in Yokoy, verwijzen we je graag door naar de website van Yokoy: https://yokoy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/296485080/Expense+categories

De expense categories dienen voor de koppeling enkel ingericht te worden, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Expense module.

Aanmaken van BTW-codes in Yokoy

De benodigde BTW-codes dienen aangemaakts te zijn in Yokoy. Voor het aanmaken van de BTW-codes in Yokoy, verwijzen we je graag door naar de website van Yokoy: https://yokoy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/289964033/Configure+tax+rates

Aanmaken van users in Yokoy

In de koppeling dienen de users uit Yokoy gekoppeld te worden aan de crediteuren uit Exact Online . De benodigde users dienen aangemaakt te zijn in Yokoy. Voor het aanmaken van de users in Yokoy, verwijzen we je graag door naar de website van Yokoy: https://yokoy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/1008074779/User+management

De users dienen voor de koppeling enkel ingericht te worden, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Expense module.

Automatische synchronisatie naar Yokoy

De volgende data kan automatisch gesynchroniseerd worden van Exact Online richting Yokoy, zodra dit aangegeven wordt in de koppeling. Deze hoeven niet eerst aangemaakt te worden in Yokoy.

Tags: In de koppeling kan worden ingesteld dat de projecten in Exact Online gesynchroniseerd dienen te worden als tags richting Yokoy.

De tags dienen voor de koppeling enkel ingericht te worden, indien er binnen Yokoy ook gebruik gemaakt gaat worden van tags. De optie “Enable Tags” dient voor de koppeling wel geactiveerd te zijn binnen Yokoy, voordat de data doorgezet kan worden. Voor meer informatie over het aanzetten van de tags in Yokoy, verwijzen we je graag door naar de website van Yokoy: https://yokoy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/296484964/Tags

Invoice categories: In de koppeling kan worden ingesteld welke grootboekrekeningen uit Exact Online (1. Balansrekeningen, 2. Winst- en verliesrekeningen of 3. Beide, zowel Balansrekeningen als Winst- en verliesrekeningen) gesynchroniseerd dienen te worden als invoice categories richting Yokoy. Deze hoeven niet eerst aangemaakt te worden in Yokoy.

De invoice categories dienen voor de koppeling enkel ingericht te worden, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Invoice module.

Suppliers: In de koppeling kan worden ingesteld dat de crediteuren in Exact Online gesynchroniseerd dienen te worden als suppliers richting Yokoy.

De suppliers dienen voor de koppeling enkel ingericht te worden, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Invoice module.

Hiermee zijn de instellingen in Yokoy klaar. Vervolgens dienen er ook een aantal instellingen in Exact Online verricht te worden.

5. Instellingen in Exact Online

Voor de instellingen in Exact Online is een basiskennis van Exact Online en/of boekhouden gewenst. We gaan er ook van uit dat de basisinrichting, zoals bijvoorbeeld het rekeningschema, in Exact Online gereed.

Aanmaken van de koppelings-user in Exact Online

Wij adviseren om een aparte user aan te maken in Exact Online waarmee de koppeling richting Databrydge gelegd wordt.

Indien de koppeling gelegd wordt met een gebruikersaccount van een medewerker en dit account wordt stopgezet in Exact Online (omdat de medewerker bijvoorbeeld uit dienst gaat), zal de koppeling ook stoppen met data uit te wisselen met het Databrydge platform.

Voor het aanmaken van de een gebruiker in Exact Online, verwijzen we je graag door naar de website van Exact Online: Beheer gebruikers - Een nieuwe gebruiker aanmaken

Het is aan te raden om een account aan te maken met zoveel mogelijk rechten op het tabblad “Algemeen” en “Financieel”. Dit in verband met de rechten en rollen voor o.a. het beheren van de administratie in Exact Online , zoals bijvoorbeeld het aanmaken van projecten en valuta koersen.

Aanmaken van grootboekrekening(en) in Exact Online

De volgende Grootboekrekeningen dienen aangemaakt te worden in Exact Online :

Een Winst- en verliesrekening voor de afrondingsverschillen van de koppeling. Wanneer bedragen in Yokoy worden opgesplitst, kunnen afrondingsverschillen van enkele centen optreden. De koppeling gebruikt deze grootboekrekening om deze kleine restbedragen op te verantwoorden, zodat de administratie correct blijft. Wij adviseren deze de volgende naam te geven: “Yokoy Expense - Remaining amounts”;

Deze grootboekrekening hoeft enkel ingericht te worden, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Expense Module.

Een Winst- en verliesrekening voor de fooien. Wij adviseren deze de volgende naam te geven: “Yokoy Expense - Tips”;

Deze grootboekrekening hoeft enkel ingericht te worden, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Expense Module.

Een Balansrekening voor de Yokoy Pay transacties. Wij adviseren deze de volgende naam te geven: “Yokoy Card Transactions”;

Deze grootboekrekening hoeft enkel ingericht te worden, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Pay Module.

Een Winst- en verliesrekening voor de afrondingsverschillen. Wij adviseren deze de volgende naam te geven: “Yokoy Invoice - Rounding difference”;

Deze grootboekrekening hoeft enkel ingericht te worden, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Invoice Module.

Voor het aanmaken van de Grootboekrekeningen in Exact Online, verwijzen we je graag door naar de website van Exact Online: Grootboek - Grootboekrekening toevoegen of wijzigen

Aanmaken van dagboek(en) in Exact Online

De volgende Dagboeken dienen aangemaakt te worden in Exact Online :

Inkoopdagboek: “Yokoy Expense”

Dit dagboek hoeft enkel ingericht te worden, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Expense Module.

Memoriaal dagboek: “Yokoy Card Transactions”

Denk eraan het vinkje voor BTW aan te zetten, zodat de boekingen vanuit Yokoy geimporteerd kunnen worden in Exact Online incl. de betreffende BTW-code.

Dit dagboek hoeft enkel ingericht te worden, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Pay Module.

Inkoopdagboek: “Yokoy Invoices” → Indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Invoice Module;

Dit dagboek hoeft enkel ingericht te worden, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Invoice Module.

Voor het aanmaken van de dagboeken in Exact Online, verwijzen we je graag door naar de website van Exact Online: Dagboeken - Instellen dagboeken

Aanmaken van kostenplaatsen in Exact Online

De benodigde kostenplaatsen dienen aangemaakt te worden in Exact Online. Voor het aanmaken van de Kostenplaatsen in Exact Online, verwijzen we je graag door naar de website van Exact Online: Dimensies - Kostenplaats aanmaken

Aanmaken van crediteuren in Exact Online

De medewerkers dienen aangemaakt te worden als crediteuren in Exact Online. Voor het aanmaken van de crediteuren in Exact Online, verwijzen we je graag door naar de website van Exact Online: Relaties - Crediteuren aanmaken

Het aanmaken van de medewerkers als crediteuren hoeft enkel ingericht te worden, indien er gebruik gemaakt wordt van de Yokoy Invoice Module.

Aanmaken van vreemde valuta in Exact Online

In Yokoy bestaan er twee manier om data te exporteren in combinatie met valuta’s

Het exporteren van de bedragen in de bedrijfsvaluta;
Het exporteren van de bedragen in de bronvaluta (hiermee bedoelen we de valuta die op de bon of de factuur staat vermeld).

De instellingen in Exact Online met betrekking tot de vreemde valuta is ook afhankelijk van deze opties.

Indien gekozen wordt voor het exporteren van de bedragen in de bedrijfsvaluta, hoeft er in Exact Online niets extra ingesteld te worden;
Indien gekozen wordt voor het exporteren van de bedragen in de bronvaluta, dienen de benodigde vreemde valuta’s ook aanwezig te zijn in Exact Online .

Voor het aanmaken van de vreemde valuta’s in Exact Online , verwijzen we je graag door naar de website van Exact Online: Vreemde valuta

Hiermee zijn de instellingen in Exact Online compleet en kan de koppeling op het Databrydge platform ingesteld worden.

6. Instellingen in Databrydge

De meeste instellingen in het Databrydge platform kunnen op een later moment nog worden gewijzigd. Echter het veranderen van de organisatie, de software pakketten en de authenticatie van de software pakketten / credentials, is helaas niet mogelijk. Indien die toch gewijzigd dienen te worden, dient de huidige koppeling stopgezet te worden en dient er een volledig nieuwe koppeling ingericht worden.

Inloggen op het platform

Ga naar de website: https://app.databrydge.com/sign-in
Log in met het emailadres en wachtwoord (de activatielink is per mail toegestuurd)

De startpagina van het Databrydge platform wordt getoond:

Instellen van de organisatie en de software pakketten

Klik op: ONBOARDING

Het volgende scherm wordt geopend:

Vul de volgende gegevens in:

Reseller: Selecteer de naam van de betreffende Reseller (de organisatie die de koppeling instelt);
Organisation: Selecteer de naam van de betreffende eindklant. Indien deze nog niet aangemaakt is, adviseren we die eerst aan te maken via Organizations (in het menu aan de linkerkant);
Synchronisation start date: Vul de datum in vanaf welke boekdatum de koppeling de data van Yokoy naar Exact Online dient over te zetten. [JJJJ-MM-DD]

Dat de juiste datum ingevuld wordt. Aanpassingen achteraf zijn enkel mogelijk in de backend door een developer. De kosten die hiervoor in rekening gebracht worden bedraagt € 75,- excl. BTW.

Package to connect: Selecteer eerst Yokoy en vervolgens Exact Online;
Connection tag: Vul hier de omschrijving die achteraan in de connection name wordt geplaatst. Ons advies is om hierin (ook) aan te geven of het om een test of productie koppeling gaat en dat het een unieke omschrijving wordt.
Connection name: Wordt automatisch aangemaakt volgende de volgende standaard [Organization] - [Packages to connect] - [Connection tag];
Vink aan: “I am aware that costs will be charged when creating a new connection” en “I confirm that I agree with Databrydge's Terms and Conditions and Privacy Policy” om door te kunnen met het instellen van de koppeling.

Klik op: NEXT

Authenticatie van Yokoy

De koppeling van Databrydge dient toegang te krijgen tot Yokoy, middels het instellen van de credentials.