De koppeling

Wat doet de koppeling

Met de koppeling tussen Recras en Exact Online worden verkoopfacturen en klantrelaties uit Recras gesynchroniseerd naar Exact Online. Het handmatig overnemen van verkoopfacturen uit Recras is hiermee verleden tijd.

Enkele voordelen:

• Importeer volledig automatisch Recras facturen in een Exact Online verkoopdagboek

• Omzet kan in Exact Online uitgesplitst worden naar grootboekrekeningen op basis van btw tarief of productgroep

• Mogelijkheid om facturen uit de kassa en/of het online-boekingssysteem uit te sluiten van synchronisatie

• Mogelijkheid om te filteren op Recras bedrijven. Handig wanneer meerdere bedrijven binnen één Recras omgeving beheert worden

• Facturen met terugwerkende kracht synchroniseren is mogelijk, bepaal zelf de synchronisatie startdatum

Open

Synchronisatie overzicht

De handleiding bestaat uit de volgende onderdelen

Kosten

Voor deze koppeling betaald u éémalige- en maandelijkse kosten:

• Activeringskosten koppeling € 0 ,-

• Maandelijkse fee € 30,50 per maand (facturatie geschied op jaarbasis)

Aanmelden voor de koppeling

Om je aan te melden voor de koppeling gebruik je ons aanmeldformulier. Je kunt het formulier vinden via deze link: Aanmeldformulier Recras - Exact Online

Instellen van de koppeling

Instellingen in Recras

Open

API-sleutel aanmaken

Om de koppeling toegang te geven tot de Recras gaan we in Recras een API-sleutel registreren.

• Log in bij Recras

• Ga naar Profiel → Support

• Ga naar de Recras documentatie over API-sleutels.

• Volg het Recras stappenplan. Kies bij het aanmaken van een personeelslid voor de volgende instellingen:

  • Gebruik voornaam “ExactOnlineKoppeling”

  • Kies een wachtwoord en bewaar deze voor uw eigen administratie

  • Geef de gebruiker de rol “Beheerder”

• Als u het stappenplan in de Recras documentatie volledig volgt heeft uit aan het einde van de stappen een API-sleutel.

Betaalmethode aanmaken voor synchronisatie van betaalstatussen

Om de betaalstatus van de facturen vanuit Exact Online naar Recras te sturen dient er in Recras een betaalmethode aangemaakt te worden.

• Log in bij Recras

• Ga naar Beheer → Financieel → Betaalmethoden

• Druk op “Nieuwe betaalmethode” en gebruik de volgende gegevens

• Druk op opslaan.

Je hebt nu de betaalmethode aangemaakt die je later kunt gebruiken bij de instellingen in Databrydge.

Instellingen in Exact Online

Exact online rechten

Zorg ervoor dat u met uw Exact Online Account de juiste rechten heeft om de koppeling te kunnen gebruiken. Onderstaand vind u een overzicht van de rechten welke u minimaal nodig hebt voor deze koppeling. U kunt dit controleren via uw Gebruikersnaam (rechts bovenin) → Mijn Exact Online → Tabblad Rechten.

Aanmaken van grootboekrekeningen

Grootboekrekeningen Omzet

De koppeling biedt ondersteuning om omzet op grootboekrekeningniveau op twee manieren uit te splitsen. Kies eerst de methode die het beste bij uw administratie past, controleer vervolgens of de grootboekrekeningen bij voor de gekozen methode in uw administratie beschikbaar zijn. Indien deze niet aanwezig zijn dient u deze aan te maken.

1. Kies uw gewenste methode. Uit de opties “1. Btw-tarief” en “2. Recras productgroep”

• Ga in Exact Online naar: Administratienaam (links bovenin) → Stamgegevens → Financieel → Grootboekrekeningen

• Druk op “nieuw” om de grootboekrekeningen aan te maken.

Voorbeeld grootboekrekening volgens methode 1: Btw-tarief

Voorbeeld grootboekrekeningen volgens methode 2: Recras productgroep

Grootboekrekening afrondingsverschillen

Recras berekend factuurbedragen bepaald op factuurniveau. Exact Online bepaald factuurbedragen door regelbedragen op te tellen. Hierdoor kunnen er kleine afrondingsverschillen ontstaan. Voor de afrondingsverschillen maak je een aparte grootboekrekening aan.

Aanmaken van het verkoopdagboek

Om de facturen van Recras gegroepeerd te houden gaan we in Exact Online een apart verkoopdagboek aanmaken.

• Ga in Exact Online naar: Administratienaam (links bovenin) → Stamgegevens → Financieel → Dagboeken

• Druk op Nieuw

• Vul volgende gegevensvelden in:

  • Code: bijv. 70RR

  • Omschrijving: bijv. Verkoopboek Recras

  • Type: Verkoop

  • Grootboekrekening: Debiteuren (in onderstaand voorbeeld nummer 1300)

  • Valuta: EUR - Euro
    
    

• Voorbeeld van de ingevulde velden:

• Druk op “opslaan”

Aanmaken van btw-codes

Recras levert factuurbedragen aan inclusief btw. Om de btw goed te kunnen verwerken in Exact Online moeten er btw-codes aangemaakt worden van het type “inclusief”.

Maak voor alle in Recras beschikbare btw tarieven btw codes aan in Exact Online.

• Ga in Exact Online naar: Administratienaam (links bovenin) → Stamgegevens → Belasting → Btw-codes

Aanmaken van betalingscondities

Recras onderscheid 3 typen facturen, namelijk facturen uit:

1. Reguliere facturen (invoice)

2. Kassa facturen (pos)

3. Online boeking facturen (online_booking)

Voor deze factuurtypen gaan we betalingscondities aanmaken in Exact Online.

Maak de volgende 3 betalingscondities aan:

1. Code: RI ; Omschrijving: Recras factuur (invoice)

2. Code: RP ; Omschrijving: Recras kassa (pos)

3. Code: RO ; Omschrijving: Recras online boeking (online_booking)

• Ga in Exact Online naar: Administratienaam (links bovenin) → Stamgegevens → Relaties → Betalingscondities.

• Druk op Nieuw

• Vul volgende gegevensvelden in:

  • Code: RI

  • Omschrijving: Recras factuur (invoice)

  • Betalingswijze: Op krediet

  • Aantal dagen: Leeg laten (deze worden door de koppeling vanuit Recras meegenomen)

• Voorbeeld van de ingevulde velden:

• Druk op “Opslaan”

Instellingen in Databrydge

Nu we alle benodigde informatie hebben aangemaakt in Recras en Exact Online kunnen we de koppeling instellen in Databrydge.

• Ga naar de Databrydge website https://app.databrydge.com

• Log in met uw emailadres en wachtwoord (deze heeft u per email ontvangen)

U komt vervolgens in het volgende scherm:

• Klik op “onboarding”

   

U ziet vervolgens een pop-up, net zoals op de foto hieronder:

• Vul de volgende gegevens in:

  • Connection name: Vul hier de naam van de koppeling in bijvoorbeeld: UW ORGANISATIE - Recras- Exact Online

  • Synchronization Start Date: Vul hier de datum in vanaf wanneer u wenst dat de koppeling data van Recras naar Exact Online overzet (wij adviseren om de startdatum niet verder dan 3 maanden terug te zetten)

  • Reseller: selecteer hier Databrydge

  • Organisation: selecteer hier UW ORGANISATIE

  • Package to connect: selecteer eerst Recras en vervolgens Exact Online

Klik op “next”

U komt vervolgens in het volgende scherm:

Klik nu op:

Recras/Credential en selecteer: Create New credential

Vul in bij:

Recras:

1. Name: gebruik uw organisatienaam, indien deze te lang is (max 30 tekens), kan u gerust een verkorting gebruiken. Wij gebruiken deze informatie enkel zodat u uw credentials later kan herkennen.

2. Sub Domain: vul hier uw Recras sub domein. U kunt het vinden in uw Recras URL. Uw Recras URL ziet er als volgt uit www.organizationName.recras.nl . Vul alleen het groen gemarkeerde gedeelte in.

3. Token: vul hier uw Recras API-sleutel in.

Ga nu naar:
Exact Online - Credential en selecteer: Create new credential

Vul in:

1. Name: gebruik uw Exact Online emailadres

2. Country: kies het land waarin u uw Exact Online licentie hebt en klik nu op “CONNECT”

U wordt nu doorgestuurd naar uw EXACT ONLINE omgeving:

• Log in met uw emailadres en wachtwoord

  • Geef in de volgende pagina de koppeling toestemming (vink aan):

    • All current and future companies

    • Yes, I accept the Exact Online App Center Terms & Conditions of Use,

    • Yes, I understand…(etc)

en klik op ALLOW (ACCEPTEREN)

NOTE: Indien u meerdere keren met hetzelfde account met Exact Online probeert te koppelen, zal dit enkel de eerste keer gevraagd worden.

LET OP: In uw internetbrowser zal nu een nieuw tabblad worden geopend met het volgende scherm:

U kunt dit scherm afsluiten.

Ga nu (terug) naar het tabblad met de koppeling - hier ziet u nu bij Exact Online staan
CONNECTED i.p.v. CONNECT (er is nu verbinding met Exact Online)

Klik nu op “NEXT”

De koppeling gaat nu de beschikbare administraties ophalen uit uw Exact Online account. U ziet nu:

Exact Online:

Division: Kies hier de divisie (administratie) welke u wenst te koppelen

klik op:

LET OP: het duurt nu ongeveer 60 seconden voordat u verder kunt. Op de achtergrond halen we nu de gegevens uit uw Exact Online administratie op om de koppeling te kunnen leggen. Namelijk:

• Grootboekrekeningen

• Dagboeken

• Boekjaren

U ziet nu het volgende scherm:

Vul deze pagina in:

• Sales Journal: Selecteer het verkoopdagboek dat is aangemaakt in de stap “Instellingen in Exact Online - Aanmaken van het verkoopdagboek”.

• Companies: Selecteer alle Recras bedrijven die u wilt gebruiken in deze koppeling.

• Structured Communication:

  • Selecteer "NL" als u de Nederlandse Exact Online omgeving gebruikt.

  • Selecteer "BE" als u de Belgische Exact Online omgeving gebruikt.

• Alternate reference for online booking:

  • Selecteer “invoice_default” als je wilt dat het veld betalingsreferentie in Exact Online gevuld wordt met het factuurnummer.

  • Selecteer “overwrite_use_online_booking_ref” als je wilt dat het betalingsreferentie veld in Exact Online voor online boekingen gevuld wordt met de boekingsreferentie.

• Update Recras payment status based on Exact Online open items:

  • Selecteer “sync_no_recras_invoice_payments” als je geen betaalstatussen vanuit Exact Online naar Recras wilt synchroniseren.

  • Selecteer “sync_recras_invoice_payments” als je wel wilt dat betaalstatussen vanuit Exact Online naar Recras gesynchroniseerd wordt. Dan worden er in Recras automatisch dagelijks betalingen aangemaakt voor facturen op basis van de openstaande bedragen volgens de administratie in Exact Online. Er worden alleen betalingen aangemaakt voor facturen die door de koppeling gesynchroniseerd zijn.

• Recras payment method for payment status synchronisation: In deze instelling worden alle betaalmethoden uit Recras weergegeven van het type “Boekhoudpakket”.

  • Selecteer de betaalmethode die je hebt aangemaakt in het hoofdstuk “Instellingen in Recras”.

• General ledger mapping type: Afhankelijk van de methode die u heeft gekozen in de stap "Instellingen in Exact Online - Grootboekrekeningen aanmaken", selecteert u het volgende:

  • Als u methode 1 "Btw-tarief" hebt gekozen, selecteer dan de optie "vatCode".

  • Als u methode 2 "Recras productgroep" hebt gekozen, selecteer dan de optie "productGroup".

• Rounding difference general ledger account: Selecteer de grootboekrekening die u voor afrondingsverschillen hebt aangemaakt.

• Invoice context filter: Selecteer alle Recras factuurtypes die u wilt synchroniseren naar Exact Online.

Voorbeeld:

Scroll naar beneden en vul het volgende in:

• Vat percentage mapping: In de linkerkolom ziet u een lijst met Recras btw-percentages. U dient elk Recras btw-percentage toe te wijzen aan de Exact Online btw-codes. Ook wanneer er nog oude (niet meer gebruikte) btw-percentages aanwezig zijn in Recras dient u deze toe te wijzen aan een Exact Online btw-code.

Scroll naar beneden en vul het volgende in:

1. Alleen als u eerder heeft gekozen voor methode “1. Btw-tarief”

• Vat percentage general ledger mapping: Als u "vatCode" heeft ingevuld in het "General ledger mapping type" veld, dan dient u elk Recras btw-percentage toe te wijzen aan een Exact Online grootboekrekening. Ook wanneer er nog oude (niet meer gebruikte) btw-percentages aanwezig zijn in Recras dient u deze toe te wijzen aan een Exact Online grootboekrekening.

Scroll naar beneden en vul het volgende in:

1. Alleen als u eerder heeft gekozen voor methode “2. Recras productgroep”

• Product group general ledger mapping: Als u "productGroup" hebt ingevuld in het veld "General ledger mapping type", dient u elke productgroep in Recras toe te wijzen naar een Exact Online grootboekrekening. Ook wanneer er nog oude (niet meer gebruikte) productgroepen aanwezig zijn in Recras dient u deze toe te wijzen aan een Exact Online grootboekrekening.

Klik nu op “FINISH AND ACTIVATE”

U komt vervolgens in het volgende scherm:

Nu wordt de koppeling gemaakt, en hij zal automatisch dagelijks in de ochtend rond 08:00 uur synchroniseren. Alle facturen van de afgelopen dag zullen worden verwerkt.

Meer informatie

Hieronder vindt u meer informatie die u helpt uw weg te vinden in het Databrydge platform en met veelgestelde vragen over de koppeling

Het Databrydge Platform

Dashboard van de koppeling

• Ga naar uw dashboard - klik op de naam van uw koppeling

U ziet nu:

Hier ziet u:

RECENT TASKS:

• De opdrachten die draaien zoals:

  • Getting Data from Recras

  • Getting Data from Exact Online

RECENT LOGS:

• De (fout)meldingen die er opgetreden zijn

Automatische synchronisatie

De koppeling zal automatisch dagelijks in de ochtend rond 06:00 uur synchroniseren. Alle transacties van de afgelopen dag zullen worden verwerkt.

Handmatige synchronisatie

Het is mogelijk om handmatig een synchronisatie te starten van de Recras facturen. Ga naar uw koppeling (en log in): https://app.databrydge.com/connection

U ziet nu uw dashboard met uw koppeling(en):

• klik op RUN achter de betreffende koppeling.

  • De koppeling zal nu de transacties verwerken die beschikbaar zijn voor Databrydge om op te halen.

Support

Dit artikel is in samenwerking met onze zusterorganisatie Rsult opgesteld.

Heeft u nog vragen over de koppeling? Neem dan contact op met ons via onze support:

• Voor technische vraagstukken kunt u contact opnemen met Databrydge via de Support Portaal (Link),

• Voor boekhoudkundige instellingen of vragen kunt u contact opnemen met Rsult via mail: support@rsult.nl (meerprijs)

FAQ

1.) Worden alle facturen en relaties in Recras gesynchroniseerd naar Exact Online?

Bij de initiële aansluiting van de koppeling kunt u een synchronisatie startdatum aangeven. Alleen facturen met een factuurdatum gelijk aan of later dan deze datum zullen gesynchroniseerd worden. Wij zoeken vanuit de factuur naar de bijbehorende relatie. Relaties die geen facturen hebben na de startdatum zullen niet aangemaakt worden in Exact Online.

2.) Kan ik na de initiële aansluiting de Synchronisatie ‘start’ datum nog aanpassen?

Het is niet mogelijk om de synchronisatie startdatum later te wijzigen.

3.) Kan ik de koppeling op een gewenst tijdstip laten synchroniseren?

Ja dat kan. Zoek in deze handleiding naar paragraaf “Handmatige synchronisatie”.

4.) Mijn facturen worden niet gesynchroniseerd. Wat moet ik doen?

Log in in het Databrydge platform. Open de koppeling en bekijk de logberichten. In de logberichten wordt vaak aangegeven wat de oorzaak is dat facturen niet gesynchroniseerd kunnen worden. Los dit op. Mochten er geen logberichten zijn neem dan contact op met Databrydge support.

5.) Kan ik de factuur terugzien in Exact Online?

Het PDF-bestand wordt niet doorgezet naar Exact Online. De URL richting Recras wordt wel meegestuurd richting Exact Online. Indien de URL niet zichtbaar is in jouw scherm, kun je deze zichtbaar maken via: Het gereedschapsicoon (rechtsboven) / Aanpassen / Zet een vinkje bij: Externe koppeling / Opslaan. Dan zie je de “externe koppeling gegevens” als extra toevoeging in jouw scherm, zie onderstaande printscreen.

Als je vervolgens klikt op de knop met de wereldbol incl. vergrootglas (rood-omcirkelde in bovenstaande printscreen), dan opent de link met de factuur in een nieuw tabblad. LET OP: je dient wel toegang te hebben tot Recras, wil de link juist geopend kunnen worden.

6.) Hoe worden de relatiecodes bepaald in Exact Online?

De relatiecodes in Exact Online worden bepaald op basis van de code die Exact Online voorsteld. Dit is het hoogste nummer wat in gebruik is +1. We gebruiken niet direct de nummers vanuit Recras omdat dit mogelijk tot conflicten kan leiden (De nummers kunnen namelijk al gebruikt zijn voor bestaande relaties en omdat Exact Online 1 relatiebestand gebruikt voor debiteuren en crediteuren kan er ook hier een overlap ontstaan).

De Recras relatienummers zijn terug te zien in de naam van de klant en in de zoekcode.

7.) Ik heb meerdere Recras bedrijven of meerdere Exact Online administraties. Hoeveel koppelingen heb ik nodig?

Een koppeling kan verbinding maken met:

Maximaal 1 Recras subdomein - Je kunt bepalen hoeveel Recras subdomeinen je hebt aan de hand van hoeveel verschillende websites je gebruikt om bij Recras in te loggen. Log je altijd in via dezelfde website,bijvoorbeeld https://[MIJNSUBDOMEIN].recras.nl dan kun je ervanuit gaan dat je gebruik maakt van 1 subdomein. Binnen 1 Recras subdomein kun je meerdere Recras bedrijven hebben. In 1 koppeling kun je instellen van welke Recras bedrijven je de informatie wilt doorsturen naar Exact Online.

Maximaal 1 Exact Online administratie - Wanneer je inlogt in Exact Online heb je als gebruiker mogelijk toegang tot meerdere administraties. Het wisselen van administratie doe je door linksbovenin op de administratienaam te drukken. Per Exact Online administratie waarvoor je gegevens registeert in Recras heb je 1 koppeling nodig. Een Exact Online administratie staat normaliter gelijk aan een entiteit. Per entiteit heb je 1 koppeling nodig.

8.) Ik wil gebruik maken van de synchronisatie van betaalstatussen vanuit Exact Online naar Recras maar er worden ook handmatige betalingen en betalingen aangemaakt door Mollie in Recras. Zorgt dit voor dubbele betalingen?

De synchronisatie van betaalstatussen maakt Databryge op basis van de informatie in Exact Online betalingen aan in Recras. Deze functionaliteit is in samenwerking tussen Recras en Databrydge ontwikkeld.

Na het instellen van deze functie worden er betalingen aangemaakt door:

1. Recras (geautomatiseerd)

2. Handmatig (door de gebruiker)

3. Databrydge (op basis van Exact Online)

Recras maakt geautomatiseerde betalingen aan voor bijvoorbeeld online boekingen (die direct betaald zijn bij reservering), creditfacturen die aangemaakt worden op basis van een factuur en betalingen die aangemaakt worden op de Recras kassa.

Handmatig kan de gebruiker betalingen aanmaken wanneer de gebruiker in Recras via het menu betalingen handmatig een betaling aanmaakt.

Databrydge maakt voor elke factuur die de koppeling van Recras naar Exact Online gestuurd heeft de betaalstatus terugsturen naar Recras en updaten zodra deze wijzigt.

In de automatische betaling die Databrydge naar Recras stuurt wordt de volgende logica toegepast:

Met deze logica kun je dus zelf de openstaande posten beheren in Recras (dit is de situatie zodra er een betaling bestaat die niet vanuit Databrydge komt). Of kun je de koppeling de openstaande posten laten beheren. Dit is de situatie zodra er geen andere betaling is dan de betaling die van Databrydge afkomt.