De koppeling

1. Informatie

Met de koppeling tussen PayPal en Twinfield worden transacties uit PayPal automatisch verwerkt als elektronisch bankafschrift in Twinfield. Facturen uit bijvoorbeeld een webshop kunnen eenvoudig afgeletterd worden met deze elektronische bankafschriften. De transactiekosten worden automatisch gesplitst en aangeleverd als aparte transactieregels. In deze handleiding beschrijven we de stappen om de PayPal - Twinfield koppeling in te stellen en te activeren.

Enkele voordelen:

• Importeer volledig automatisch PayPal transacties als Twinfield elektronische bankafschriften,

• Bankafschriften worden dagelijks geïmporteerd,

• Verwerk je PayPal transacties op dezelfde manier zoals je gewend bent van reguliere bankkoppelingen,

• Importeer PayPal transacties met terugwerkende kracht (tot maximaal 3 jaar terug),

• Ondersteuning voor PayPal accounts in meerdere valuta,

• Splitst transactiebedragen en transactiekosten automatisch uit als afschriftregels, voor eenvoudige verwerking,

• Optimaal afletteren. Jij stelt in welke omschrijving doorgestuurd wordt. Zodat Twinfield optimaal kan afletteren,

• Deze koppeling is gecertificeerd door Twinfield, en te vinden in de Appstore - klik hier voor meer informatie!

De handleiding bestaat uit de volgende onderdelen:

2. Kosten

De kosten voor deze koppeling zijn opgebouwd uit eenmalige kosten en maandelijkse kosten, alle kosten worden berekend per koppeling.

Eenmalige kosten:

Maandelijkse kosten:

De maandelijkse kosten worden berekend aan de hand van het aantal succesvol verwerkte transacties. Deze worden door ons maandelijks achteraf berekend. Je betaalt dus nooit meer dan nodig.

Je hoeft geen keuze te maken welke staffel je wenst - het aantal verwerkte transacties per maand bepaald de maandfee en zal worden gefactureerd.

• De overeenkomst geldt voor een periode van minimaal een jaar. Daarna is deze maandelijks opzegbaar.

3. Aanmelden voor de koppeling

Om je aan te melden voor de koppeling gebruik je ons aanmeldformulier. Je kunt het formulier vinden via deze link: Aanmeldformulier PayPal koppeling

Instellen van de koppeling

Open

4. Instellingen in PayPal

Om de koppeling rechten te geven tot uw PayPal transacties gaan we in PayPal een API-Client registreren. We gaan de API-Client rechten geven tot de PayPal transacties. Aan het einde van deze stap hebben we een API-Client (die bestaat uit twee codes, de Client-ID en Client-Secret). Deze moeten we bewaren en later ingeven in het Databrydge platform.

Registreer de PayPal API-Client

• Ga naar de website: https://developer.paypal.com/developer/applications. U komt nu in het volgende scherm:
  
  

  Open

  

• klik rechts bovenin op: Log in to Dashboard

   

• U komt nu in het inlogscherm van Paypal. Log hier in met uw PayPal account.

• Nadat u succesvol ingelogd bent. Ziet u het volgende scherm:

   

• Klik op: Live

   

• Klik op: Create App

   

• Voer bij App Name in: Databrydge

• klik nogmaals op Create App

• De Client-ID is nu geregistreerd.

Ophalen van de PayPal API-Client codes

• We gaan de twee codes voor de API-Client nu ophalen. Ga hiervoor nogmaals naar de website: https://developer.paypal.com/developer/applications

• Klik op: Live

   

• U ziet nu het volgende scherm. Klik hier op App Name: Databrydge

• U komt nu in het volgende scherm. Klik hier op: Show

• De codes voor de Client-ID en Client-Secret zijn nu beide zichtbaar geworden.

  • beide gegevens zijn nodig, kopieer en plak deze gegevens in op een kladblok of word document

Rechten toekennen voor het lezen van transacties

• Scroll nu naar beneden totdat u het volgende in beeld heeft:

   

• Vink: Transaction Search aan.

• klik op SAVE:

5. Instellingen in Twinfield

Voor de instellingen in Twinfield is een basiskennis Twinfield en/of boekhouden gewenst. Wenst u hulp bij deze instellingen dan kunt u dit uiteraard aan uw boekhouder vragen. Mocht u hulp wensen vanuit ons dan kunt u contact opnemen met Rsult-IT B.V. (zie hoofdstuk 9)

Aanmaken van grootboekrekening(en)

Grootboekrekening 1: voor de bankrekening

• Log in bij Twinfield: https://login.twinfield.com

• Kies menu “Financiële Professionals” → “Dimensies” → “Balans”

• Je ziet nu een overzicht van alle aanwezige balans grootboekrekeningnummers

  • We gaan nu een grootboekrekening aanmaken voor de “PayPal EURO rekening”

  • We adviseren om deze grootboekrekening aan te maken met een nummer in de range die in de administratie al gebruikt wordt voor bestaande grootboekrekeningen bank (in dit voorbeeld hanteren we grootboekrekeningnummer “1040”).

• Voer het grootboekrekeningnummer in en controleer of de tekst “Geen regels” weergegeven wordt. Dit betekent dat het grootboekrekeningnummer nog niet in gebruik is.

• Druk op “Volgende >”

• Geef de naam van de grootboekrekening in

• Druk op “Opslaan”

• Je hebt de grootboekrekening bank nu succesvol aangemaakt.

Grootboekrekening 2: voor de niet toegewezen bedragen

• Kies menu “Financiële Professionals” → “Dimensies” → “Balans”

• Je ziet nu een overzicht van alle aanwezige balans grootboekrekeningnummers

  • We gaan nu een grootboekrekening aanmaken voor de “PayPal EURO rekening - niet toegewezen” bedragen

  • We adviseren om deze grootboekrekening aan te maken in de range die gebruikt wordt voor grootboekrekeningen van de bestaande bankrekeningen (in dit voorbeeld hanteren we rekeningnummer “1041”).

• Voer het grootboekrekeningnummer in en controleer of de tekst “Geen regels” weergegeven wordt. Dit betekent dat het grootboekrekeningnummer nog niet in gebruik is.

• Druk op “Volgende >”

• Geef de naam van de grootboekrekening in

• Druk op “Opslaan”

• Je hebt de grootboekrekening niet toegewezen bedragen nu succesvol aangemaakt.

Grootboekrekening 3: voor de PayPal transactiekosten

• Kies menu “Financiële Professionals” → “Dimensies” → “Winst & Verlies”

• Controleer dat je inderdaad in het menu “Winst & Verlies” zit

• Je ziet nu een overzicht van alle aanwezige winst & verlies grootboekrekeningnummers

  • We gaan nu een grootboekrekening aanmaken voor de “PayPal transactiekosten”

  • We adviseren om deze grootboekrekening aan te maken in de range die gebruikt wordt voor verkoopkosten (in dit voorbeeld hanteren we rekeningnummer “4740”).

• Voer het grootboekrekeningnummer in en controleer of de tekst “Geen regels” weergegeven wordt. Dit betekent dat het grootboekrekeningnummer nog niet in gebruik is.

• Druk op “Volgende >”

• Geef de naam van de grootboekrekening in

• Druk op “Opslaan”

• Je hebt de grootboekrekening “PayPal transactiekosten” nu succesvol aangemaakt.

Aanmaken van Bankdagboek(en)

• Log in bij Twinfield: https://login.twinfield.com

• Kies menu “Kas & Banken” → “Bankrekeningen” → “Bankrekening toevoegen”

• Vul onderstaande gegevens in. Het veld IBAN is verplicht, je dient hier een fictief IBAN rekeningnummer te gebruiken. Voorbeelden van IBAN rekeningnummers die je kunt gebruiken: NL13TEST0123456789, NL36TEST0236169114, NL26TEST0336169116, NL16TEST0436169118, NL81TEST0536169128

• Ga naar “Aanmaken en ga naar rekeningdetails”

• Je komt nu in tabblad “Bankafschriftverwerking”. Vul hier de volgende gegevens in:

• Druk op “Opslaan. Je het het bankdagboek nu succesvol aangemaakt.

6. Instellingen in Databrydge

Ga naar de website: https://app.databrydge.com/sign-in

• Log in met uw emailadres en wachtwoord (deze heeft u per email ontvangen)

U komt vervolgens in het volgende scherm:

Klik op:

U ziet vervolgens een pop-up, net zoals op de foto hieronder:

Vul hier de volgende gegevens in, gelieve deze volgorde te hanteren:

1. Connection name: Vul hier de naam van de koppeling in bijv.: UW ORGANISATIE - PayPal - Twinfield,

2. Synchronisation Start Date: Vul hier de datum in vanaf wanneer u wenst dat de koppeling Data van PayPal naar Twinfield overzet (tot maximaal 3 jaar terug). Let goed op dat u de juiste datum activeert - aanpassingen achteraf zijn enkel mogelijk in de backend door een developer. (Kosten hiervoor € 75,-)

3. Reseller: selecteer hier Databrydge, (LET OP: Bent u zelf ‘Reseller’? Selecteer dan hier uw bedrijfsnaam in plaats van Databrydge),

4. Organisation: selecteer hier UW ORGANISATIE, (LET OP: Bent u zelf ‘Reseller’? Selecteer dan hier de naam van uw eindklant),

5. Package to connect: selecteer eerst PayPal en vervolgens Twinfield

Klik nu op:

U komt vervolgens in het volgende scherm:

Klik nu op:

PayPal/Credentials en selecteer: Create New credentials

u ziet:

Vul in bij:

PayPal:

1. Name: gebruik uw organisatienaam, indien deze te lang is (max 30 tekens), kan u gerust een verkorting gebruiken. Wij gebruiken deze informatie enkel zodat u uw credential later kan herkennen.

2. Client Id: vul hier uw PayPal cliënt id (welke is gegenereerd in stap 3 van deze handleiding),

3. Client Secret: vul hier uw PayPal client secret in (welke is gegenereerd in stap 3 van deze handleiding),

ga nu naar:
Twinfield - Credentials en selecteer: Create New credentials

1. Name: gebruik uw Twinfield gebruikersnaam (emailadres meestal)
   
   Voorbeeld:
   
   

    

klik nu op

U wordt nu doorgestuurd naar uw Twinfield omgeving:

• Log in met uw emailadres en wachtwoord

  • Geef in de volgende pagina de koppeling toestemming (vink aan):

    • Users

    • Organization profile

    • Organization User

    • Office access

    • Remember my decision
      
      

en klik op Yes, ALLOW (ACCEPTEREN)

NOTE: Indien u meerdere keren met hetzelfde account met Twinfield probeert te koppelen, zal dit enkel de eerste keer gevraagd worden.

LET OP: In uw internetbrowser zal nu een nieuw tabblad worden geopend met het volgende scherm:

U kunt dit scherm afsluiten.

Ga nu (terug) naar het tabblad met de koppeling - hier ziet u nu bij Twinfield staan
CONNECTED i.p.v. CONNECT (er is nu verbinding met Twinfield)

voorbeeld:

Klik nu op

De koppeling gaat nu de beschikbare administraties ophalen uit uw Twinfield account. U ziet nu:

Twinfield:

Division: Kies hier de office code welke u wenst te koppelen

klik op:

LET OP: het duurt nu ongeveer 30-60 seconden voordat u verder kunt. Op de achtergrond halen we nu de gegevens uit uw Twinfield administratie op om de koppeling te kunnen leggen. Namelijk:

• Bankdagboeken

U ziet nu het volgende scherm:

Voorbeeld:

• EUR & USD

  • Voor iedere valuta dient u de BANK JOURNAL in te vullen,

    • BANK JOURNAL: hier komen de PayPal transacties op binnen in Twinfield

• Klik nu op:

  • FINISH: indien u de koppeling wenst op te slaan - de eerste synchronisatie zal dan de volgende ochtend plaats vinden!

  • FINISH AND ACTIVATE: indien u de koppeling wenst op te slaan en direct de synchronisatie wenst uit te voeren!

Het administratieve proces en handige informatie

8. De administratieve verwerking

In dit hoofdstuk volgt een uitleg van het administratieve proces voor verwerking van PayPal transacties in de administratie. Het administratieve proces vindt volledig plaats in Twinfield. Het is dus niet nodig om in te loggen in PayPal of Databrydge.

1. Elke ochtend staan de PayPal transacties automatisch klaar in Twinfield als elektronische bankafschriften

2. Je kunt de transacties vinden in Twinfield via het menu: Kas & Banken → Bankafschriften. Twinfield heeft tijdens import van het bankafschrift al geprobeerd om de bankafschriftregels automatisch aan een grootboekrekening/factuur toe te wijzen.

3. Open het bankafschrift middels het loepje.

4. Controleer eventueel niet toegewezen regels en wijs deze alsnog toe aan de juiste grootboekrekening. Tip: maak Twinfield bankafschrift-boekingsinstructies aan om deze transacties automatisch toe te wijzen. Hoe je bank-boekingsinstructies aan kunt maken kun je vinden in de handleiding van Twinfield.
   
   Let op: Om juist af te kunnen letteren dient er een match gemaakt te kunnen worden tussen de referentie van PayPal en de betreffende order in Twinfield. Is dit niet het geval - dan dient u dit in uw koppeling tussen de webshop en boekhouding aan te passen.

1. Boek het afschrift met de boeken knop. Het afschrift is nu geboekt in de administratie

9. Meer informatie over het Databrydge Platform

Dashboard van de koppeling:

• Ga naar uw dashboard - klik op de naam van uw koppeling

U ziet nu:

Hier ziet u:

RECENT TASKS:

• De opdrachten die draaien zoals:

  • Getting Data from PayPal

  • Getting Data from Twinfield

RECENT LOGS:

• De (fout)meldingen die er opgetreden zijn

Automatische synchronisatie

Voor het administratieve proces van verwerking van PayPal transacties zijn geen werkzaamheden nodig op het Databrydge Platform. De koppeling zal automatisch dagelijks in de ochtend om 08:00 synchroniseren. Alle transacties van de afgelopen dag zullen worden verwerkt.

Manuele synchronisatie

Het is mogelijk om handmatig een synchronisatie te starten van de PayPal transacties - dit is bijvoorbeeld handig bij de initiële instelling.

Ga naar uw koppeling (en log in): https://app.databrydge.com/connection

U ziet nu uw dashboard met uw koppeling(en):

• klik op RUN achter de betreffende koppeling.

  • De koppeling zal nu de transacties verwerken die beschikbaar zijn voor Databrydge om op te halen.
    
    

10. SUPPORT

Dit artikel is in samenwerking met onze zusterorganisatie Rsult opgesteld.

Heeft u nog vragen over de koppeling? Neem dan contact op met ons via onze support:

• Voor technische vraagstukken kunt u contact opnemen met Databrydge via de Support Portaal (Link),

• Voor boekhoudkundige instellingen of vragen kunt u contact opnemen met Rsult via mail: support@rsult.nl (meerprijs)

11. Tips & FAQ

11.1 Wat betekenen de transactiecodes uit PayPal?

PayPal gebruikt een 5-cijferige transactiecode (Txxxx) om aan te duiden wat voor soort transactie het betreft. In de transactieregels in Twinfield kun je deze transactiecodes terugvinden, samen met een korte omschrijving. Een volledige lijst met beschikbare transactiecodes kun je vinden op de PayPal website: PayPal - Transaction Event Codes

11.2 Is het mogelijk om overige transacties automatisch toe te wijzen aan een grootboekrekening?

Voor overige transacties op je PayPal account (zoals overschrijvingen van en naar je bankrekening) kent PayPal andere transactiecodes. Met behulp van de Twinfield functionaliteit “bankafschrift-boekingsinstructies” en deze transactiecodes is het vaak mogelijk om een boekingsinstructies aan te maken in Twinfield. Hiermee is het mogelijk om de transacties automatisch toe te wijzen een een bepaalde grootboekrekening.

11.3 Hoe werkt de automatische aflettering van verkoopfacturen?

De transactie omschrijving uit PayPal wordt door Twinfield vergeleken met de openstaande verkoopboekingen/facturen uit Twinfield. De automatische aflettering werkt bij een match tussen enerzijds de verkoopboeking veld “Factuurnummer” en anderzijds de PayPal transactieregel omschrijving. Zie hoofdstuk 7 voor meer informatie.

11.4 Komen alle PayPal mutaties (betalingen & ontvangsten) door via de koppeling?

Ja, zowel betalingen en ontvangsten worden door de koppeling verwerkt.