1. Introductie

Over de koppeling

Het is niet meer mogelijk je als nieuwe klant aan te melden voor deze koppeling.

Met de Virtuagym - Twinfield koppeling kunt u verkoopfacturen uit Virtuagym importeren in de financiële administratie in Twinfield. De koppeling maakt gebruik van de CSV exportfunctionaliteit van Virtuagym. U kunt deze bestanden direct vanuit uw computer bestanden naar het Databrydge platform te slepen. Databrydge zal deze bestanden vervolgens geautomatiseerd importeren in Twinfield, rekening houdend met de gewenste configuratie.

Indien u meer informatie wenst over de koppeling kunt u contact met ons opnemen via de support portaal https://databrydge.atlassian.net/servicedesk/customer/portals

De handleiding bestaat uit de volgende onderdelen:

Kosten

De kosten voor de Virtuagym - Twinfield koppeling bestaan uit:

• Eenmalige fee: € 420,-

• Maandelijkse fee: € 29,25* (per gekoppeld bedrijf/entiteit),

• De maandelijkse fee wordt jaarlijks in januari gefactureerd. Indien de koppeling in de loop van het jaar wordt afgesloten wordt er in het lopende jaar gefactureerd tot en met december,

• De overeenkomst geldt voor een periode van minimaal een jaar. Daarna is deze maandelijks opzegbaar,

• Bij gebruik van onze koppeling zijn onze algemene voorwaarden van toepassing,

• Optioneel bieden wij een onboarding service op deze koppeling. Wenst u hulp bij het instellen van de koppeling? Dat kan, hier rekenen we € 250,- voor per koppeling.
  
  

Aanmelden bij Databrydge

Open

2. Instellingen in Virtuagym

Om de koppeling goed in te stellen, heeft u informatie nodig uit Virtuagym. Hiervoor gebruikt u een exportbestand van de verkoopfacturen. Dit is hetzelfde bestand als het bestand wat u later gebruikt voor het aanleveren van verkoopfacturen .

1. Ga naar https://[CLUBNAAM].virtuagym.com/export Let op: Vervang [CLUBNAAM] door de naam van uw onderneming. U kunt deze ook zien als u ingelogd bent bij Virtuagym en u in uw adresbalk kijkt;

2. Ga naar tabblad “Sales”. Zet de filters “Filter by” en “Payment method” op “All” en kies de gewenste periode. Voor het instellen van de koppeling adviseren we om een grote periode te selecteren, zodat u zeker weet dat zoveel mogelijke waarden in de Export voorkomen;

3. Druk op “Export as CSV”;

4. U ontvangt nu een e-mail op het mailadres dat is gekoppeld aan het Virtuagym account. Hierin staat een link om het CSV-bestand te downloaden.

5. Open het CSV-bestand vervolgens in Excel en zet filters op de kopteksten. Dit kunt u doen door de eerste rij (kopteksten) te selecteren en vervolgens bovenin te drukken op “Gegevens” > “Filter”.

6. U ziet nu een trechter staan naast de koptekst. Door hierop te drukken ziet u alle beschikbare waarden van deze kolom. Houdt dit bestand open in Excel, want deze waarden hebben we later nodig bij het instellen van de koppeling.

Voorbeeld van een exportpagina in Virtuagym met de juiste filters:

3. Instellingen in het boekhoudpakket - Twinfield

Om de koppeling juist in te kunnen stellen moet u eerst zorgen dat Twinfield juist is ingesteld. Voor het juist instellen van Twinfield is boekhoudkundige kennis gewenst. In Twinfield moeten de volgende zaken ingesteld/gecontroleerd worden:

1. Dagboekinstellingen;

2. Debiteuren dimensietype;

3. Standaard debiteur;

4. Aanpasbare dimensienaam;

5. Kostenplaatsen (optioneel);

6. Grootboekrekeningen;

7. Btw codes.

3.1 Verkoopdagboek aanmaken

In Twinfield gaan we een nieuw dagboek aanmaken voor de Virtuagym verkoopboekingen. Het verkoopfactuurdagboek moet zo worden ingesteld dat het facturen uit Virtuagym accepteert. Ga in Twinfield naar:

1. Instellingen > Administratie-instellingen > Dagboeken > “VRKVIRTUAGYM” en druk op “Volgende”

2. Kies dagboekcategorie “Verkoopfactuur” en druk op “Volgende”

3. Controleer of de dagboekinstellingen overeenkomen met onderstaande afbeelding. Zo niet, pas deze aan.

4. Druk op Opslaan. Je hebt nu een nieuw dagboek aangemaakt waarin we de Virtuagym verkoopboekingen zullen aanmaken.

3.2 Memoriaaldagboek aanmaken

In Twinfield gaan we een nieuw dagboek aanmaken voor de Virtuagym memoriaalboekingen. Memoriaalboekingen worden aangemaakt om verkoopfacturen die automatisch geincasseerd zijn af te letteren naar een tussenrekening. Ga in Twinfield naar:

1. Instellingen > Administratie-instellingen > Dagboeken > “MEMOVIRTUAGYM” en druk op “Volgende”

2. Kies dagboekcategorie “Memoriaal” en druk op “Volgende”

3. Controleer of de dagboekinstellingen overeenkomen met onderstaande afbeelding. Zo niet, pas deze aan.

4. Druk op Opslaan. Je hebt nu een nieuw dagboek aangemaakt waarin we de Virtuagym memoriaalboekingen zullen aanmaken.

3.3 Debiteuren dimensietype controleren

In Twinfield is het mogelijk om af te dwingen dat debiteurnummers een bepaalde opbouw hebben. Omdat de debiteurnummers een-op-een overgenomen gaan worden vanuit Virtuagym, is het belangrijk dat de debiteurnummers die Virtuagym aanmaakt geaccepteerd worden in Twinfield. Ga in Twinfield naar:

1. Instellingen > Administratie-instellingen > Dimensietypen > “DEB” en druk op Volgende

2. Pas het formaat aan naar *

3. Druk op Opslaan. Twinfield zal nu elke opbouw van debiteurnummers accepteren.

3.4 Standaard debiteur aanmaken

In Virtuagym is het niet verplicht om een factuur te specificeren naar een debiteur. Om deze facturen toch goed door te sturen naar Twinfield, maken we een standaard debiteur aan voor alle Virtuagym facturen zonder debiteur. Ga in Twinfield naar:

1. Verkoop > Debiteuren >Voer het gewenste debiteurnummer in (bijvoorbeeld “10000”) > Druk op Volgende

    

2. Geef een naam aan de debiteur, bijvoorbeeld “Standaard debiteur Virtuagym”

3. Noteer het debiteurnummer. Deze hebben we later nodig bij het instellen van de koppeling.

4. Druk op Opslaan om de debiteur op te slaan.

3.5 Aanpasbare dimensienaam

Vanuit Virtuagym kunnen de namen van de debiteuren gewijzigd worden. Om te zorgen dat Twinfield wijzigingen in debiteurnamen accepteert en hier geen foutmeldingen op geeft, moet de instelling voor aanpasbare dimensienaam goed ingesteld worden. Ga in Twinfield naar:

1. Instellingen > Administratie-instellingen > Administratie-instellingen > Algemene instellingen > Aanpasbare dimensienaam.

2. Vink “Aanpasbare dimensienaam” aan en druk op Opslaan.

3.6 Kostenplaatsen aanmaken

Wanneer u gebruik wilt maken van kostenplaatsen (bijvoorbeeld voor verdere analyse van omzetresultaten tussen verschillende vestigingen), kunt u kostenplaatsen aanmaken in Twinfield.

Het aanmaken van kostenplaatsen gaat als volgt:

1. Ga in Twinfield naar: Financiële professionals > Dimensies > Kostenplaatsen > geef de code van de nieuwe kostenplaats in (bijvoorbeeld “VEST1” > druk op Volgende.

2. Omschrijving: vul een duidelijke omschrijving in, bijvoorbeeld “Vestiging 1”

3. Druk vervolgens op Opslaan en herhaal het proces voor iedere kostenplaats. Hieronder zie je een voorbeeld van een ingestelde kostenplaats. De kostenplaatscodes heeft u later nodig in Databrydge.

3.7 Grootboekrekeningen aanmaken

Om Virtuagym boekingen te kunnen verwerken, moeten er drie verschillende soorten grootboekrekeningen aangemaakt worden, namelijk

• debiteuren grootboekrekening (balans);

• tussenrekening betalingen (balans); en

• een of meerdere omzetrekeningen (winst en verlies).

3.7.1 Debiteuren grootboekrekening aanmaken

Deze grootboekrekening wordt gebruikt als tegenrekening voor de verkoopfacturen die aangemaakt worden.

1. Ga naar: Financiële professionals > Dimensies > Balans.

2. Geef de gewenste code in van de grootboekrekening en druk op Volgende.
   Wij adviseren om hiervoor de standaard debiteurenrekening en de bijbehorende code te gebruiken, die al aanwezig is in de administratie.

3. Voer de gegevens in van de grootboekrekening. Zie hieronder een voorbeeld van een juist ingestelde debiteuren grootboekrekening:
   
   

    

4. Indien u gebruik maakt van kostenplaatsen zorgt u ervoor dat u verdere analyse op “af en toe” zet.

5. Druk op Opslaan.

3.7.2 Tussenrekening betalingen aanmaken

Wanneer een verkoopfactuur in Virtuagym de betaalmethode ‘automatische incasso’ heeft, zal er naast de verkoopfactuur nog een tweede boeking aangemaakt worden. Er wordt een memoriaalboeking aangemaakt waarmee de verkoopfactuur afgeletterd wordt. Het saldo wordt geboekt naar deze rekening. Hierdoor hoeft niet elke factuur afgeletterd te worden maar kan de incassobatch in één keer tegengeboekt worden op deze balansrekening.

In deze handleiding maken we grootboekrekening “2100” aan met omschrijving “Tussenrekening betalingen Virtuagym”

1. Ga naar: Financiële professionals > Dimensies > Balans

2. Geef de gewenste code in van de grootboekrekening en druk op Volgende

3. Voer de gegevens in van de grootboekrekening

4. Indien u gebruik maakt van kostenplaatsen zorgt u ervoor dat u verdere analyse op “af en toe” zet.

5. Druk op Opslaan.

3.7.3 Omzetrekening winst & verlies aanmaken

Het is mogelijk om de omzet voor verschillende Virtuagym inkomstencategorieën toe te wijzen aan verschillende grootboekrekeningen. In de praktijk zien we dat klanten meestal kiezen voor één van de volgende opties:

1. Omzet op grootboekrekeningniveau gesplitst naar btw-tarieven (bijv. Omzet Btw-hoog, Omzet Btw-laag en Omzet btw-nul)

2. Omzet op grootboekrekeningniveau gesplitst naar inkomstencategorieën (bijv. Omzet Fysio, Omzet Bar en Omzet Abonnementen)

Zorg dat u grootboekrekeningen aanmaakt voor de inrichting van Omzet naar BTW-tarieven of inrichting naar inkomstencategorieën.

1. Ga naar: Financiële professionals > Dimensies > Winst & Verlies.

2. Geef de gewenste code in van de grootboekrekening en druk op Volgende.

3. Voer de gegevens in van de grootboekrekening

4. Indien u gebruik maakt van kostenplaatsen zorgt u ervoor dat u verdere analyse op “af en toe” zet.

5. Druk op Opslaan.

3.8 BTW codes controleren

Virtuagym maakt onderscheid tussen vier soorten btw. Namelijk: BTW hoog, BTW laag, BTW laag 6% en BTW 0%. Voor elk van deze soorten (m.u.v. de code “BTW laag 6%”) dient een btw code aangemaakt te worden in Twinfield. Bij de Nederlandse Twinfield administraties zijn deze btw-codes standaard al aanwezig. Het btw-codes menu in Twinfield is te vinden onder: instellingen > Administratie-instellingen > Btw.

Zie hieronder een voorbeeld van een ingestelde pagina voor btw-codes in Twinfield:

U bent nu klaar met de instellingen in Twinfield.

4. Instellingen in Databrydge

Voordat u verder gaat met het instellen van de koppeling in Databrydge, is het verstandig om de volgende gegevens bij de hand te hebben. Het gaat om:

1. Het exportbestand verkoopfacturen vanuit Virtuagym, geopend met Microsoft Excel. Zie hoofdstuk 3.

2. Een lijst met de beschikbare inkomstencategorieën uit Virtuagym.

4.1 Verbinden met Twinfield

Wanneer u inlogt op de website van Databrydge, komt u terecht op de overzichtspagina van de koppeling. Om te verbinden met Twinfield volgt u de volgende stappen:

1. Druk op “Verbinden met Twinfield”

2. U wordt doorgestuurd naar de inlogpagina van Twinfield. Zet de taal goed en log hier in met uw Twinfield gegevens. Geef vervolgens Databrydge toegang tot uw account. U ziet onderstaand scherm. Hiermee accepteert u dat Databrydge toegang krijgt tot uw Twinfield account.

3. Databrydge is nu verbonden met Twinfield. U kunt nu verder gaan met het configureren van de koppeling.

4.2 Koppelen met de basis-administratie in Twinfield

Met onze Virtuagym koppeling is het mogelijk om journaalposten aan te maken in verschillende Twinfield administraties. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn wanneer u verschillende vestigingen heeft die aan entiteiten (en dus Twinfield administraties) toebehoren. Deze Twinfield administraties moeten wel in dezelfde Twinfield omgeving hangen om ze vanuit één koppeling te kunnen beheren. Bij het instellen van de koppeling vraagt Databrydge om de basisadministratie. Kies hier een van de administraties die u wilt koppelen. Om de administratie te koppelen volgt u onderstaande stappen:

1. Log in op Databrydge

2. Klik vervolgens op

3. U ziet nu de instellingen pagina voor u:

    

4. Kies de gewenste administratie onder “Basis-administratie”

5. Kies voor bestandstype “Bestand V2020.4”

6. Klik vervolgens onderin uw scherm op

   Indien u een rood venster te zien krijgt bij het opslaan van de instellingen, zorg dan dat u een fictieve waarde invult bij de rood gearceerde velden en druk vervolgens opnieuw op opslaan. De administratie is nu opgeslagen.

7. Klik bovenin uw scherm op

   om de beschikbare grootboekrekeningen op te halen uit de administratie. Ververs vervolgens de internetpagina (bijvoorbeeld middels sneltoets F5). U heeft de koppeling nu gekoppeld aan de juiste administratie van het boekhoudpakket.

4.3 Algemene instellingen

Voorbeeld bij configuratie naar btw-code naar grootboekrekening

Opmerkingen bij deze configuratie:

• Ook bij een configuratie van grootboekrekeningen op basis van btw-code moeten alle inkomstencategorieën/omzetgroepen toegewezen worden. Anders zal de koppeling een foutmelding geven over ontbrekende inkomstencategorieën.

• Zorg ervoor dat u bij “Virtuagym Omzetgroepen” overal dezelfde grootboekrekening ingevoerd hebt (in dit voorbeeld “8010”) en dat u de kolom “vastzetten” heeft staan op de bijbehorende btw-code (in dit voorbeeld “BTW laag (VL)”).

Voorbeeld bij configuratie Virtuagym inkomstencategorie naar grootboekrekening

• Zorg ervoor dat u alle inkomstencategorieën/omzetgroepen toegewezen hebt. Anders zal de koppeling een foutmelding geven over ontbrekende inkomstencategorieën.

• In dit voorbeeld hebben we voor inkomstencategorie “Fysio” de btw-code “BTW laag (VL)” vastgezet. Wanneer er een verkoopfactuurregel is van inkomstencategorie “Fysio” met btw-code “BTW laag (VL)”, dan wordt de omzet geboekt naar grootboekrekening “8004”. Wanneer er een verkoopfactuurregel is van inkomstencategorie “Fysio” met btw-code “BTW Hoog (VH)”, dan wordt de omzet geboekt naar de grootboekrekening die is ingesteld bij foutieve omzetgroep “8020” voor de betreffende btw-code. Voor inkomstencategorie “Borg” wordt er niet gekeken naar de inhoud van de btw-code om de grootboekrekening bepalen. Op grootboekrekening “8003” kan dus zowel omzet met btw-code hoog als met btw-code laag terecht komen.

4.4 Koppeling activeren

Voordat u de koppeling gaat activeren, zijn er nog een aantal instellingen die gecontroleerd moeten worden. Hiervoor kunt u onderstaande stappen volgen:

1. Ga naar de overzichtspagina van de koppeling.

2. Druk op

3. Logboek: Met deze functie kunt u meldingen ontvangen via e-mail als er iets met de koppeling gebeurd dat uw aandacht vereist. Vul hier het e-mailadres in.

4. Interval: Hiermee stelt u in hoe vaak Databrydge controleert of u nieuwe bestanden heeft aangeleverd. Kies hier standaard voor “Elke nacht”. Mocht u vaker willen controleren op nieuwe bestanden, neem dan even contact met ons op.

5. Vanaf: vul hier de datum in vanaf wanneer u wilt dat de Verkoopfacturen verwerkt worden door Databrydge. Bestanden die aangeleverd worden met een factuurdatum voor deze datum zullen niet verwerkt worden. U dient de datum in te voeren in de volgende getal notatie: YYYY-MM-DD.

6. Druk op Update en de instellingen worden opgeslagen.

7. Ga vervolgens opnieuw naar de overzichtspagina van de koppeling. Als alle gegevens volledig zijn ingevuld, kunt u de koppeling activeren. Dit doet u door in het gele kader op “Koppeling activeren” te klikken.

8. Vervolgens klikt u in onderstaand scherm op de blauwe knop

9. De koppeling is nu actief. Vanaf dit moment zullen de aangeleverde bestanden elke nacht doorgezet worden naar uw boekhoudpakket.

5 Het administratieve proces - aanmaken exportbestanden in Virtuagym en deze klaarzetten voor import

5.1 Exporteren vanuit Virtuagym

Om exportbestanden aan te maken vanuit Virtuagym volgt u de volgende stappen:

1. Ga naar https://[CLUBNAAM].virtuagym.com/export Let op: Vervang [CLUBNAAM] door de naam van uw club. U kunt deze ook zien als u ingelogd bent bij Virtuagym en u in uw adresbalk kijkt;

2. Ga naar tabblad “Sales”. Zet de filters “Filter by” en “Payment method” op “All” en kies de gewenste periode. Voor het kiezen van de juiste periode zie hoofdstuk 7.3.

3. Druk op “Export as CSV”.

4. U ontvangt nu een e-mail op het mailadres gekoppeld aan het Virtuagym account met daarin een link om het CSV bestand te downloaden.

5. LET OP: Het is belangrijk dat u dit bestand rechtstreeks opslaat op uw PC. Wanneer u het namelijk eerst opent via bijvoorbeeld Microsoft Excel kan de opbouw van het bestand veranderen en hiermee dus het bestand beschadigd worden. Pas het bestand ook niet aan, want dan zal de koppeling niet correct werken.

Voorbeeld van een exportpagina in Virtuagym met de juiste filters.

5.2 Het importen in Databrydge

Om het exportbestand te importeren, volgt u de volgende stappen:

1. U kunt inloggen via de website https://dashboard.databrydge.com/. U komt dan terecht op de overzichtspagina van de koppeling.

2. Op de overzichtspagina ziet u een knop “Gegevens aanleveren”. Druk op deze knop.

3. Upload het exportbestand vanuit Virtuagym door het bestand in het kader te slepen “Drag-en-drop”.

4. Druk op “Proces uploaded files”.

5. Het bestand staat nu klaar ter verwerking. Het bestand zal in de nacht worden verwerkt. De omzet zal de volgende dag zichtbaar zijn in Twinfield.

6. Best-practices voor het optimaliseren de koppelingsinstellingen

6.1 Test de koppelingsinstellingen met kleine batches

De koppeling bevat logica om te controleren of een factuur al verwerkt is in Twinfield. Als een factuur al verwerkt is in Twinfield zal de factuur niet nogmaals verwerkt worden. Je kunt dus geen dubbele verkoopfacturen krijgen in Twinfield.

Wanneer je bijvoorbeeld door een onjuiste configuratie facturen verwerkt hebt op de verkeerde grootboekrekening, zal het dus niet werken om de facturen te verwijderen uit Twinfield en dezelfde batch nogmaals aan te bieden. Mocht deze wens er toch zijn neem contact op met support@databrydge.com. Databrydge kan helpen met het opnieuw aanbieden van facturen die al verwerkt zijn.

6.2 Zorg dat je alle facturen die onderdeel zijn van een incassobatch in één keer importeert

Databrydge maakt maximaal één keer één memoriaalboeking aan per incassobatchdatum. Het is daarom verstandig om de export met verkoopfacturen vanuit Virtuagym direct te draaien nadat de incassobatch is afgerond. Zorg ervoor dat alle verkoopfacturen in het exportbestand zitten.

Mocht je later facturen importeren die wel meegegaan zijn in een incassobatch, maar niet gelijktijdig geïmporteerd zijn, dan zul je deze handmatig moeten afletteren. Kortweg houdt dit in dat de koppeling altijd alle verkoopfacturen aan zal maken in het systeem, ongeacht de aanlevervolgorde. Wanneer er geen rekening gehouden wordt met het aanleveren van de bestanden en het moment van de incassobatch, moeten sommige facturen mogelijk handmatig afgeletterd worden.

Veelgestelde vragen (FAQ)

• Hoe bepaalt de koppeling of er een memoriaalboeking aangemaakt moet worden voor incassobatches? Bij het importeren van facturen wordt gekeken naar het betaalmethoden “directdebit_NL” en “direct_debit” in combinatie met de datum in kolom “Betaald op”. Wanneer de kolom “Betaald op” gevuld is met een datum, wordt gekeken of er al een betaalbatch bestaat voor deze datum. Wanneer dit het geval is wordt er geen memoriaalboeking gemaakt. Wanneer er nog geen betaalbatch bestaat voor deze datum wordt gekeken naar alle boekingen in het aangeleverde bestand en wordt van al deze facturen samen één memoriaalboeking gemaakt die het saldo boekt naar een tussenrekening incasso. Het is verstandig om alle facturen die onderdeel zijn van één betaalbatch in één bestand aan te leveren.
  
  

• Bij het importeren van verkoopfacturen krijg ik de foutmelding “omzetgroep ontbreekt”: Voeg de omzetgroep toe in Databrydge en wijs deze toe aan een grootboekrekeningnummer.
  
  

• Er is geen memoriaalboeking gemaakt om de geïncasseerde factuur af te letteren: Controleer in het bestand of "Betaald op" kolom gevuld is. Databrydge maakt alleen memoriaalboekingen als deze datum gevuld is, daarnaast wordt er maximaal een memoriaalboeking aangemaakt per incassodatum. Zie hoofdstuk 8.2.
  
  

• De btw-bedragen van van de facturen kloppen niet: Controleer of in Virtuagym de juiste BTW percentages aan de omzetgroepen zijn gekoppeld. Databrydge neemt de kolom BTW-bedrag zonder wijzigingen over.
  
  

• Ik heb een openstaande factuur (geen incasso), hoe letter ik deze af? Virtuagym genereert facturen. In essentie is dit dus gewoon een normale openstaande factuur. Deze factuur kan via de bank of kas worden afgeletterd. Databrydge kan hier niet bij ondersteunen. Wij bieden alleen het hulpmiddel voor het automatisch afletteren van de incassomutaties. De incassomutaties worden naar de tussenrekening incasso gestuurd. Deze tussenrekening dient leeg te lopen tegen de ontvangen incassokosten (min eventuele storno's).
  
  

• Wat gebeurd er bij een stornering op een automatische incasso? Bij een stornering worden de posten weer opengezet. Dat betekent dat er niet langer hoeft te worden uitgezocht welke facturen in welke incassobatch zitten, dit gebeurt automatisch. Als de factuur reeds is doorgeschoten als zijnde betaald en er een creditfactuur komt te ontstaan in Virtuagym, zal de oorspronkelijke factuur gematcht worden tegen deze creditnota.
  
  

• Is de koppeling geschikt om te incasseren vanuit Twinfield i.p.v. vanuit Virtuagym? De koppeling houdt bij het doorsturen van de verkoopfacturen in de verkoopfactuurboeking geen rekening met de gekozen betaalwijze. Het is daarom momenteel niet mogelijk om goed onderscheid te maken tussen welke facturen wel en welke facturen niet geïncasseerd moeten worden.

Dit artikel is in samenwerking met onze zusterorganisatie Rsult opgesteld.

Heeft u nog vragen over de koppeling? Neem dan contact op met ons via onze support:

• Voor technische vraagstukken kunt u contact opnemen met Databrydge via de Support Portaal (Link),

• Voor boekhoudkundige instellingen of vragen kunt u contact opnemen met Rsult via mail: support@rsult.nl (meerprijs)